数字化背景下档案信息化建设研究

摘要：随着现代科技的迅猛发展，各种管理环节中，网络技术、信息技术、通信技术等被广泛应用。信息档案的建设可以说是一个适宜的时期。完成档案资料的数字化管理，能够准确、完整、快速地进行采集、分类、存储、分发等操作，极大地节省了人力成本，提高了工作效率，提高了基层档案管理水平。本文介绍了档案信息化建设的内涵和重要性，分析了档案信息化建设的现状和存在的问题，并提出了相应的改进措施。

关键词：数字化;档案;信息化建设

引言

在大数据时代，信息正成为社会发展的重要资源，因此档案信息化是社会发展的必然趋势。在复杂社会发展环境下，机构主体所拥有的信息资源显得尤为重要，而作为国家经济和社会发展的战略资源之一，其价值意义重大。信息档案不仅可以有效地减轻工作人员的工作量，提高工作效率，还可以在一定程度上保证档案信息的安全，提高档案信息的有效性，有可能出现大规模的灾害和部门突发事件，为决策者提供科学快速决策信息，有助于企业管理水平全面提升。

1档案信息化建设的现状及存在的问题

1.1内部档案管理系统零散、孤立，不能满足需求

有些内部档案管理系统对城市建设档案进行分割、孤立、不能满足要求，组织自身的技术力量，根据前期需要，完成系统开发。图书馆存在着每个系统都使用各自独立的数据资源，没有考虑整个信息化规划，各个系统之间无法共享数据。比如，从存档管理的角度来看，结构化数据库+档案系统的存储方式以及大量的手工操作难以满足日益增长的档案业务的需求。

1.2检索方式单一，性能下降

现有档案管理系统缺乏系统构建的顶层设计，缺乏整体的动力和一致性，没有形成一个完整的业务系统。存档管理中，接收、保存、检索、借阅、统计等过程都需要跳到多个系统来完成业务。缺乏统一的查询和检索渠道，没有在可靠性、一致性和可用性等方面进行设计，难以支持电子存档安全、跨部门和系统存档信息资源的管理和使用需求，而不能满足长期发展的需要。信息化建设初期存在的困难。每个地方的初级档案条件都很差。档案存放场所、设备、设施、环境等相对薄弱，储存档案质量较差。纸质档案转换的电子档案数量巨大，采集设备有限，信息化建设很难做好准备。很多基层档案馆缺少专业、专职的档案管理人员热情不高。建设档案信息化有些员工档案信息化还存在阻力，需要提高工作质量和效率有些管理者没有认识到信息化的作用和重要性，很难推进信息化。

2大数据时代推进档案信息管理的措施

2.1开展数字化服务绩效评价

建立智能化的档案管理模式，切实保存档案信息，必须顺应时代。有序分发，全面提高档案资料管理的效率和质量。树立良好的公共服务观，才能更好地发挥档案信息化的价值，促进档案工作的健康发展。教育系统和社会必须尽快在全国范围内实现存档和信息整合平台的建设，彻底打破和建立信息壁垒，充分发挥档案信息的价值，全面提高档案数据挖掘能力，提高档案管理服务水平。

2.2彰显特色，强化服务效能

数字化建设项目档案数字化目标和工作计划，逐步实现工程档案内容数字化。为进一步提高档案使用效率，需要将照片档案、音频、视频档案等数字化，并创建图片档案数据库或多媒体数据库等。数字结构的关键是数据质量。数据要严格管理，建立数据审核制度，在输入数据之前进行审核，并在输入数据后认真校准，确保输入数据完整、准确。将电子目录中的部分目录与物理档案相比较，以检查缺失，优化数据结构，确保数据真实、完整和一致。

2.3健全档案大数据信息管理机制

首先，大数据背景下的档案管理体系必须完整、完整，形成强有力的问责制度。若有责任、有义务、有责任有义务，有责任有义务，有责任有义务提高档案管理的质量和效率。为避免因定期责任而造成的档案混乱，应建立终身责任制度，提高管理水平。二是档案管理工作的重要性，有效地保障了档案的保存与利用。实施数字化管理，要加强监督，随时开展自查自纠、随机抽查等工作，建立问题调查制度，充分利用和提高解释率。最终，外部监督机制将鼓励社会团体在改善环境、提高档案质量和方便档案等方面进行外部监督，以避免其损失，提高其价值。

2.4保障档案信息安全

保证档案信息的安全是档案信息建设过程中必须充分考虑的問题，首先，为了存档信息安全意识，注意日常工作，采取有效的对策，避免出现信息安全问题，必须提高档案人员的重要性。其次，在当今信息化的大背景下，档案信息的整合与共享都是在网络环境下进行的。我们都知道，因特网具有明显的开放性，基于这一点，需要加强技术研发，在购买档案系统时，一定要选择正版系统。加强自主研究与开发，消除第三方企业对核心软硬件的依赖，利用技术建立有效、标准化的安全体系，应用于信息泄露、私钥加密、识别、安全评估等方面，并构建档案进行备份，选择最安全的信息载体，科学地划分其机密性和保存期。

结语

档案管理中采用信息技术的科学、整体、系统地应用于档案管理已成为趋势。为此，在档案管理过程中，要建立大档案和大服务视角，适当转变管理职责与内容，建立智能化档案服务模式，建立安全管理体系。强化档案管理队伍建设。从而为完善我国的档案管理奠定了基础。

参考文献：

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[2]田雯.数字背景下科技档案信息化建设与管理[J].科技创新导报.2020（18）.

[3]田凌嫣.论大数据时代背景下加强档案管理信息化建设的策略[J].兰台内外.2020（02）.

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作者简介：刘杰（1980.04-），男，湖南人，大专，研究方向：档案管理（人事档案）