刍议文书档案信息电子化管理

刘春玲

摘 要：文书档案管理应用电子化有利于提升工作效率以及档案管理安全水平，能够有效避免因纸质档案丢失发生信息泄露问题，也能弥补档案管理人员在工作中的漏洞。本文就文书档案信息电子化管理的价值进行阐述，进一步探究文书档案信息电子化管理方法，旨在促进文书档案信息电子化管理目标的顺利实现。

关键词：文书档案;信息电子化管理;价值;管理方法

中图分类号：G4 文献标识码：A

通过电子化的方式来对文书档案信息资源进行管理，能够保证管理水准，便于发挥文书档案信息的应用价值，保证档案资源的准确性、完整性与可靠性，信息资源的需求得以满足，为各项工作的开展提供支持。知识经济时代下，信息内容更加丰富，应用电子化的方式来管理文书档案，具有一定可行性。

1 文书档案信息电子化管理的价值

1.1 文件传递更为安全快速

传统文书档案信息管理方式下，一旦操作的规范性不足，极易出现文件丢失或者泄露等情况，传统依靠邮政系统传送文件，这一方式下往往会受到距离的制约，导致文件传递的速度及安全无法得到保证。而通过电子化管理方式的应用，能够充分网络技术的应用价值，快速且安全的传递文件，为文书档案归档、检索及利用都带来极大的便利。

1.2 促进文书档案信息交流共享

以手工方式来管理文书档案的过程中，往往是通过文件柜来对文书档案进行保存，资源限制的情况较为普遍，这就会造成不必要的资源浪费，并且后期需要查阅及利用文书档案的过程中也存在一定难度。而通过现代化的方式来对文书档案信息进行管理，自案卷级和单途径管理逐步转变为文件级和体系管理转变，不再局限于档案外部特征管理，而是重视内外部特征的协调化管理，从而达到良好的文书档案信息管理成效。以计算机信息技术为支持，协调应用网络技术，将档案信息与载体分离，提高文书档案信息的利用价值，与其他信息系统之间相互协调工件，促进彼此之间共联，将文书档案信息的各项记录提供出来，确保文书档案得以高效利用，文书档案信息电子化管理工作质量也得到保证。以电子化管理方式为支持，能够保证信息资源调阅的时效性，及时进行响应和脱机处理，免受时空限制，确保查全率和查准率得到有效保证。

1.3 稳定保存电子文件

通过对比纸质至档案载体与电子文件载体来看，后者的使用寿命要优于前者。在纸质档案存储过程中，纤维素的性质往往会对纸张的耐久性产生一定影响，受到外在因素比如高温、酸、氧化剂等条件的影响，纤维素极易遭到破坏，出现水解反应或者氧化反应，这就极易影响文书档案管理工作质量，甚至造成信息丢失、泄露等问题，严重影响文书档案信息资源价值的发挥。而在电子化管理方式下，可通过先进化、成熟化的设备来读取电子文件，进行妥善保存，对于电子载體的选择必须要与实际文书档案信息管理需求相符合，以确保VCD、DVD、U盘、移动硬盘等使用功能得到有效发挥。

1.4 提升工作效率

采用信息电子化的方式来对文书档案实施管理，能够高效的处理信息，一定程度上弥补传统手工操作的不足，保证收集完整，降低疏漏概率。传统手工整理方式下，极易出现字迹模糊、书写不规范、漏抄漏写等情况，而在信息电子化管理方式下，文书档案得以规范整理，分类合理，统计准确，疏漏和失误得到有效防范，有效的节省了时间和精力，促进了文书档案管理工作效率的显著提升。以计算机软件为支持，能够高效开展收集、储存、分类、查阅等工作，为文书档案各项工作的有序开展提供了良好的支持。

2 文书档案信息电子化管理方法

2.1 收集归档

在电子化管理模式下，文书档案信息管理更具便捷性和高效性，在文书档案信息的收集与归档方面有着充分的体现。一般情况下，以计算机网络系统为支持来收集并整理文书档案信息，实际操作较为复杂，电子文件形成到归档的整个期间内，存在被修改、删除的风险，这些操作都不会留下痕迹。针对此种情况，在应用电子化管理方法来对文书档案信息进行管理的过程中，相关部门应当及时收集电子文件并立即归档，向综合档案室移交，以保证管理的集中化。与此同时，在对文书档案信息进行归档的过程中，需附属动静态数据信息，以原件属性信息、生成环境记录等为静态数据信息，以创建、审定、归档、接收等处理过程记录为动态数据信息，这就能够提升文书档案信息收集归档的规范化和有效性，促进文书档案实际价值的最大化发挥。

2.2 存储备份

以计算机软硬件为支持，电子档案得以实现，一般通过主流存储格式来对不同类型文件进行归档，通过格式转换的方式来处理非通用格式的电子文件。为确保文书档案信息管理的规范性和可靠性，自应用电子化管理方式的过程中，必须要选择成熟化且具有可发展性的存储设备，在脱机保管的方式来保管机密电子档案。档案管理系统运行过程中，必须要建立备份及恢复系统，保证其运行的有效性，做好系统、数据库、网络及电子原件的备份工作。于磁光介质上通过脱机方式来对电子档案进行保存的过程中，一般为一式两套，必要情况下对第三套进行复制，以满足封存、查阅利用及异地保存的现实需求。

2.3 双套制保管

档案具有原始记录的特性，电子化管理方式下档案便于修改，难以防伪，尤其是在复杂的网络环境下，档案存在丢失、泄密等隐患，导致人们认为纸质档案更具原始性和说服力。因此在文书档案信息电子化管理的过程中，可采取双套制保管的方式，以纸介质和磁光介质为载体加以协调应用，一起归档，此种方式下两套档案的内容相同，这就能够保证纸质档案内容的原始性，电子文件也具有良好的利用价值。

3 结语

在信息时代下，为确保文书档案信息安全，必须要正确应用电子化管理方式，提高单位文书档案管理成效，确保文书档案信息的应用价值得到充分发挥。文书档案信息电子化管理具有一定系统性和长期性，未来工作中要逐步提升档案管理人员的素质技能，保证档案信息安全可靠，从而确保信息服务的高层次化和价值性。

参考文献

[1]沈南.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].才智，2019（34）：25.

[2]陈心威.文书档案管理信息的电子化应用研究[J].科技创新导报，2019，16（16）：157+159.