工程档案管理的重要性分析及科学化管理对策

秦偲

摘 要：自进入21世纪以来，我国经济飞速发展，各个行业都有了更大的发展机遇，对于当前的工程档案管理提出了新的要求。在工程项目中，最为关键的是实现工程档案的科学管理，为工程中技术应用提供依据。本文主要分析工程档案管理的重要性，然后提出科学化管理对策，仅供参考。

关键词：工程管理;档案管理;重要性;管理对策

0 引言

工程档案管理是工程建设的重要基础，相关单位需要加大对档案管理的重视，将档案管理纳入到工程管理中，结合实际要求做好档案管理的科学安排，促进档案管理的规范化与标准化。但是，在实际的档案管理中，很多企业往往只关注工程的质量安全与进度，忽视了对工程档案的监管，造成了很多档案收集不及时，而且还存在着档案不齐全的现象。因此，如何做好档案管理，促进档案管理价值发挥，成为了当前企业档案管理部门的重要任务。

1 工程档案管理的意义分析

工程档案管理是指在工程项目全过程中形成的文字，图像，图纸等文件，档案管理是对这些文件的归档，为企业绩效考评和科学决策提供有力支持。工程档案管理工作存在着较强的专业性和服务性，企业需要落实工程档案管理的科学性，做到精准化的收集与整理。通过完善的档案管理，不仅能够为工程提供精准的数据支持，做好工程科学决策，降低成本浪费，还能够为工程建设项目顺利开展提供依据，促进城市化建设进程的加快。

2 工程档案管理过程中暴露的缺陷

2.1 档案管理缺乏统一标准

在当前的工程档案管理中，存在着非常多的违规操作，比如说，一些档案资料收集与编制不同步，无法满足工程施工进度需求。而这一现象会严重影响到工程项目施工效率，甚至会对工程竣工验收造成不良影响，无法以数据真实性和全面性来满足工程的施工需要。在进行工程档案的编制时，工作人员缺乏主观能动性，对于档案的分类整理等工作都不规范，档案管理收集不够全面，造成了工程档案资料的漏洞。在档案资料管理中，企业并未结合工程具体要求落实统一的档案管理规范和档案管理流程，造成了档案管理的不及时，无法发挥档案资料的价值。

2.2 工程档案资料管理的信息化程度不高

目前很多企业引入了计算机技术和网络化技术，但是这些技术并未真正在档案资料管理中发挥作用，造成了档案管理的信息化程度较低。在工程项目管理中，一些非常重要的档案资料，仍然以纸质形式进行保存，纸质档案会受到人为环境等因素的影响，在潮湿环境中会出现腐烂遭到人为破坏之后无法进行修复，在一定程度上造成了重要档案的丢失。另外，如果采用纸质档案进行重要资料保存，无法落实对数据和信息的精准性查询，极易造成决策失误或者管理效率下降的现象。

2.3 档案管理人员业务水平不高

企业对于工程档案管理并不重视，很多管理人员采用临时选派的方式，临时选派的工作人员并不真正了解档案管理的价值，也无法做到对档案的规范化和标准化管理，而且临时抽调的工作人员不熟悉档案管理工作流程，也缺乏必要的档案管理知识，一旦出现此类问题，将会让工程档案管理失去价值，无法发挥档案的作用，甚至极易引起档案的缺失和档案管理的混乱。除此之外，当前很多档案管理工作人员并不具备专业的档案管理知识，甚至并未经过系统培训并进入到工作岗位中，对于工程建设项目的具体流程也不熟悉，不能很好的实现工程施工中档案资料的收集，也无法做到对重要资料的科学保管，造成了资料管理的漏洞。

3 工程档案的科学化管理对策

3.1 加强对工程档案管理信息化的重视

在当前的工程项目施工中，很多项目都呈现出复杂化的趋势，为了落实档案管理的科学性，需要加大对工程档案的信息化管理，利用信息化技术促进管理的高效性。目前很多工程项目施工中出现了较多的电子文件，而这些电子文件需要采用新型管理方式进行存储与归档，给档案管理造成了难度增加，如果电子文件未被科学处理极易造成资料的丢失，无法确保档案资料发挥其价值与作用。档案管理工作非常复杂，而且对于系统性要求相对较高，所以说国家相关部门需要加大对档案管理的重视，积极引入信息技术，制定有效的档案管理制度和政策，促进企业档案管理与信息化的高效融合。工程项目参建单位以及企业领导，需要强化对工程档案管理的重视，落实规范化的档案管理流程，在企业内部引进先进的管理技术和管理理念，真正发挥信息化技术的应用效果。电子档案关乎整个工程的顺利施工，也与国家城市化建设有紧密联系，利用信息化管理方式能够确保工程档案管理的高效性，保证所有档案收集的真实与准确。

3.2 做好工程档案管理的各项基础工作

首先，在工程档案管理中，建立完善的库房管理体系，做好恰当的安全防护设施，结合工程档案管理需求，做好相对应的库房管理模式，定期对库房内的档案资料进行检查与整理实施对档案的检测，一旦发现存在损坏的现象，立即进行档案资料的整理与保护，利用有效的安全管理措施，杜绝资料的损坏造成的信息不全。档案管理工作人员认识到自身的工作职责，仔细落实对整个档案资料库的盘查与分析，落实有效的安全管理措施，降低安全事故的发生几率。其次，针对电子文件以及影像类文件需要及时进行清理，确保资料管理的高效性，结合企业发展要求针对性进行资料的整理，做好备份。

3.3 完善档案管理保障机制

在工程档案管理中，企业需要认识到档案管理的重要性，建立专门的档案管理部门，设置对应岗位，健全档案管理机制。企业需要结合档案管理需求设置对应的岗位，而岗位工作人员需要常驻施工现场，结合施工进度做好施工项目中资料的整理与收集，并且将收集到的资料进行合理归档，认真做好检查，确保所有资料的齐全与完整利用资料，真实反馈施工的具体信息。另外，在工程档案管理中，档案管理部门需要设在安全场所，提供对应的硬件设施和软件设施，避免档案管理工作中出现的安全问题。在施工现场，如果采用纸质档案进行工程项目资料和数据的存储，则需要确保档案管理的科学性，杜绝出现温度和湿度产生档案的不良影响。在利用电子档案进行管理时，企业需要结合工程项目具体要求投入更多的人力和资金，定期对电子信息保存设备进行维护，落实防火墙，减少数据和信息出现的丢失与篡改。

3.4 提高工程档案资料管理人员能力

结合企业具体要求，从单位层面和个人层面开展科学的能力培养，企业在进行档案管理人员招聘时，需强化对档案管理人员的技能和素质要求，新人进入到档案管理工作中，需进行合理的技能培训，让其真正了解档案管理的价值，并通过有效的技能培训，确保档案管理的科学性。现有管理人员在不断的工作过程中强化对工作经验的积累，学习更多的业务知识，通过学习与不断的考核，提升档案管理人员能力，促进档案管理的高效性。在档案管理人员培训中，要求企业管理人员能够及时发现档案管理工作人员自身存在的负面思想，及时落实合理的纠正措施，结合企业发展需求，引进更多的现代化技术，考取执业资格证，让档案管理工作人员有更好的认识，强化对档案管理的重视程度，促进档案管理的科学开展。

4 结束语

总而言之，为了确保企业的进步，需要强化对档案管理的重视，紧跟时代发展步伐，结合现代化的管理方式，落实档案管理的真实性，为交通企业发展奠定坚实基础。通过合理的档案管理，保障企業决策的科学性，提升企业竞争力。

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