轨道交通有轨电车信息化管理方案研究

马月利

摘 要：随着城市化进程的加快，各地城市轨道交通建设规模正迅猛扩大，轨道交通运营线网将越来越庞大，轨道交通运营管理部门覆盖面越来越广泛，而这种线网分散扩大情况下，也滋生较多如生产现场情况不能及时掌握，文件签发、流转效率低，资源共享困难问题，库存管理时效性不强等问题，迫切要求做好综合信息化平台的构建。以武夷山有轨电车为例，探讨“一个平台、六大核心、多种应用”的六合一信息化协同办公管理平台，以实现公司全面的办公自动化（Office Automation简称OA），与基础的管理平台。

关键词：有轨电车;信息化;平台建立

武夷新区旅游观光轨道交通项目为南平市高铁站至武夷山东站（1号线）连接合福高铁南平市站和武夷山景区， 线路全长约 26.43公里（含北延 2.23公里）， 定位为“旅游观光线路”，是國内第一条专有路权并以高架形式敷设的有轨电车线路。全线共10座车站，需要建成一套性能可靠、技术先进、操作简便、易于维护的综合办公自动化系统。

1 平台整体构建思路

结合武夷新区旅游观光轨道交通项目的基本情况，研究构建“一个平台、六大核心、多种应用”的信息化协同办公管理平台，以实现公司全面的办公自动化（Office Automation简称OA），与基础的管理平台。具体为：

“一个平台”：以“统一管理，分权维护”的方式建设覆盖公司各业务板块的统一协同管理平台，提高公司的执行力、沟通的便捷性、政策下达的高效性、团队工作的协作性、知识的可管理性、资源调度的有序性。

“六大核心”：建设【门户应用板块】，可以展示企业文化、发布企业信息;建设【流程管理板块】，可以规范工作流程、明晰工作职责、支撑企业管控、复制管理制度;建设【知识管理板块】，可以积累知识资源、复制知识经验、管理信息知识。建设【人事管理】，将人员纳入系统，统一管理;建设【综合办公】，将公文、会议、车辆、资产、用章等综合事务统一管理，提高效率;建设【资源集成】，集成公司其他业务系统，抓取数据，领导随时了解公司各种运营数据，提供决策依据。

“多种应用”：基于“一个平台”和“六大核心”，通过流程、门户、知识、人事、综合办公、集成等措施，构建多种管理应用，包括：协同办公、文化宣传，知识共享、费控控制、项目管控、信息整合等，可随着业务发展和管理的需要，调整和扩充。

2 协同管理平台整体建设内容

针对企业信息化进程中遇到和存在的种种问题，提出整体解决方案，提供的是一个长远的平台应用规划，进行分步实施。能满足项目公司业务需求和并支撑公司发展要求的协同管理应用平台，主要内容为：门户管理平台、流程管理平台、知识管理平台、人事管理平台、移动办公管理平台、综合办公管理平台、公文办公管理平台。

2.1 门户管理平台功能

（1）基于不同部门、不同用户所负责工作领域及关注度不同而建立的分类信息推送;

（2）个人门户可罗列个人工作相关的所有信息，便于员工快速知晓与处理。集中聚合员工个人办公所需信息与提醒。涵盖员工待办工作、待审阅文件、未读邮件信息、日程安排、重点关注事项等所有未处理的工作信息，便于员工在开启个人门户之初即可得知当前工作进展。提供当日工作计划、当日会议、预定日程等集中的个人工作提醒机制，避免员工遗漏部分工作和计划行程;

（3）多门户联合应用，不仅能将企业的公共信息准确同意传递，也有助于员工的学习与交流，塑造企业内部良好的文化氛围;

（4）公司通知公告、重要新闻、人事变动、政策制度等公共信息的窗口。

2.2 流程管理平台功能

（1）统一和规范化企业的各种工作流程线上流转签批;

（2）流程赋权、转发、批注、代理、会签等功能;

（3）与工作桌面、PC短信、手机短信、即时通讯等集成的流程提醒;

（4）流程的智能化自动触发;

（5）流程跟踪、监控和回溯。

2.3 知识管理平台功能

（1）建立文档的管理规范;

（2）集成office组件、公文管理、电子签章、痕迹保留等特性;

（3）动态知识库的维护;

（4）组织内外用户在权限内的信息高度共享;

（5）各种知识工具提升知识的分享和利用效率;

（6）实现文档相关所有信息立体化集成;

（7）严密的文档查看和操作权限。

2.4 人事管理平台功能

人事管理平台，可以定义企业的组织机构、角色和权限;提供薪酬福利、考勤、培训、奖惩考核、人事流程，全面提升人力资源管理的效率;各种统计报告使公司以多种角度对人力资源进行分析，帮助公司制订合理的人力资源管理政策;与其它模块的结合，使所有与员工相关的信息，都在人力资源卡片上综合体现。通过该平台可实现人事管理功能：

（1）基于组织、角色和级别的人力资源管理;

（2）全套的人力资源数据结构;

（3）完善和动态的人力资源数据库;

（4）全套的人事管理流程;

（5）管理员工的考勤情况并可设置外部的数据接口;

（6）根据员工的职务、技能和绩效管理薪酬福利;

（7）规划、安排、执行、监控和考核培训活动;

（8）个人的工作安排和对下属工作情况的跟踪;

（9）多种人力资源分析报告;

（10）搜索、通讯录等其他功能。

2.5 移动办公管理平台功能

2.5.1 移动平台的网络架构

移动平台的网络架构可以根据公司目前的网络拓扑结构来设计，并且可以通过集群的方式响应大并发用户;同时移动平台可以让公司的内部网络架构更加适合移动化趋势，让用户更加快速、方便和安全的接入内部相关应用的服务器。

2.5.2 移动应用功能简介

（1）移动审批。移动审批组件：可查询个人所有相关的待办、已办、办结、抄送等事宜，可随时做审批流程、发起流程、转发流程，以及查看流程流转日志和流程流转图等功能。可快速处理紧急事件，利用碎片时间完成重要流程审批，而且流程的数据完全与 PC 同步;

（2）移动日程。移动日程组件：与PC端日程互动，可以与手机上的日程互动;通过权限控制可以支持给自己給同事做日程标注。工作计划、会议安排等可随时查询，并且会提前短信提醒，确保计划安排不忘记、不遗漏;

（3）移动考勤。移动考勤组件：也即手机打卡。采用电子地图签到功能，为外勤人员的管理提供了便捷又不失人性化的方式。内部办公人员可以限定区域手机考勤;

（4）移动事项协助。移动事项协助是公司跨部门事务协作的一个组件，包括事项、事务的分类;可任意组成协作的部门和人员，形成虚拟团队;可与 OA中的工作流程、文档、项目等各项信息协同关联，充分发挥信息协同的价值;可记录协作的过程和结果;

（5）移动新闻公告。移动新闻公告组件可以让整个组织的所有成员都可以随时收看公司的新闻与公告，查阅公司的新闻动态、通知、公告，查阅所需信息，利用碎片时间了解公司内部动态，并随时可以发布评论互动。

2.6 综合办公管理平台功能

综合办公管理平台建设内容包括：资产、用印、会议、车辆、协助等。

2.6.1 资产管理平台

通过对资产划分目录、类别、种类等使资产信息有序化;规范资产管理流程，包括申购、调用、盘点、出入库等，跟踪资产整个生命周期;并提供多种报告对资产使用情况、流转情况、折旧情况等作出多角度的分析。

2.6.2 会议平台

会议管理可以对会议相关的各种资源进行管理，如会议室、会议类别、会议名称、负责人和参会人、会议议程、会议决议、会议通知等进行管理。会议管理是一个整合其他模块应用，如知识文档、人力资源、工作流程等的对会议进行管理的模块，可以有效安排各种会议资源，支持会议的召开并管理会议的相关信息。

2.6.3 车辆管理平台

对公司车辆的信息、申请、维护进行统一管理，用户可随时查看当前车辆的使用情况，同时车辆申请信息与流程关联，实现车辆申请线上审批，最终通过报表展现出来。

2.6.4 邮件管理平台

邮件管理可以与外部的internet邮箱服务器连接，进行邮件的收发等操作和邮件信息的管理。同时，邮件管理还可以和系统其他模块，如人力资源、客户管理等结合，进行对内或对外的邮件发送。

2.7 公文办公管理平台功能

公文管理主要实现收文、发文、签报、请示、通知、任免等公文的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便公司领导及时掌握单位工作人员的工作情况。公文信息流转的处理范围完全涵盖国家现有13种日常公文类型，包括如命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要、议案、请示、报告、公告、通告、公报、函等。

2.7.1 主要功能

（1）利用流程规范公文处理过程;

（2）公文自动编号，允许用户自定义编号规则;

（3）多种套红格式，自动引入红头;

（4）条件路由、顺序流、分支流、并发流;支持会签、加签、回退、撤销、分发等;

（5）追踪公文处理当前所处的环节;

（6）保留正文修改痕迹;

（7）单一审批、多人并行审批、多人顺序审批等组合审批模式;

（8）公文要素完全自定义，包括发文稿纸、红头模板、文号、流程、机关待字、主题词等;

（9）采用在线office编辑正文，完全适应用户操作习惯;

（10）提供电子签章/电子签名功能的解决方案;

（11）收发文的互相转换，收文过程可以转发文，发文可以转收文;

（12）提供接口，支持与文档管理系统进行对接和直接归档。

3 方案总结

本方案充分考虑到项目公司组建初期的实际情况，分期建立起一套完善的办公自动化系统。其内容涵盖各方面的功能，基本满足公司各部门业务范围内的线上办公需求。以运营公司初期架构为基础，项目后期建设完成基本框架内容并作出功能全面提升，并根据公司实际运营情况作功能性补充及调整。

项目公司还可根据自身需求，选择性的实施方案中部分平台或模块的功能，同时补充专业性较强的其它功能软件或系统。在平台构建初期预留与外部然间或系统的接口。