探析如何提升事业单位档案管理工作效率

刘颖

摘要：事业单位在发展中档案不断增多，如何提高档案管理有效性成为事业单位需解决档案管理工作难题之一，档案不产生物质财富，档案管理具有政治性与服务性，档案管理并不孤立，属于社会管理一部分，旨在满足社会发展对档案的需要，在经济建设、文化发展等领域做出贡献，档案管理意义可见一斑。本文通过探析提升事业单位档案管理工作水平的方略，以期为档案管理工作与时俱进提供参考。

关键词：事业单位;档案管理;工作效率

事业单位提高档案管理工作效率的价值如下：其一，降低档案破损、丢失、篡改、外泄等消极现象发生几率，充分保护档案资源，为当今社会从档案资料中洞悉过去、预测未来、把握当下给予支持;其二，在提高档案管理工作效率的进程中引入新技术、新思想、新系统，同时引导工作者自省反思，积极弥补工作短板，助推档案管理工作科学发展，使事业单位综合管理能力有所提升。事业单位追求更高的档案管理工作效率对社会建设及自身发展均有意义。基于此，为助推事业单位管理体系良性发展探析提升档案管理工作水平的良策显得尤为重要。

一、理念变革，从思想上提高事业单位档案管理工作效率

工作人员的思想态度关乎档案管理工作效率能否有效提高，在以往的工作中档案管理存在割裂性，不仅无法与服务受众高效对接，还存在管理笼统、工作粗略等问题，并不利于提高档案管理工作效率。基于此，事业单位档案管理工作人员需加强理念变革，例如用精细化理念替代粗略笼统的工作理念，将档案保管、鉴定、整理、搜集等视为管理支点，在基础上设定工作任务，以档案保管为例，需将保护实体档案及维护档案管理秩序视为基本任务，使档案管理工作更为细致、严谨、精准，打造网格状的档案管理工作体系。值得一提的是精细化理念加持下的檔案管理工作虽事无巨细，但有关工作体系并无冗余问题，关注工作重点，将可能影响工作效率的环节视为管理的关键，根据事业单位档案管理实况集中精力解决管理难题并提高工作效率。

二、创新争优，从方法上提高事业单位档案管理工作效率

事业单位档案管理工作方法创新是提高工作效率的主要举措，新时代事业单位档案种类多元、数量增多、存储信息膨胀，仅凭人力很难在工作效率上有所突破，这就需要事业单位积极运用先进技术手段丰富工作方法，在此基础上提高档案管理工作效率。例如，事业单位可利用RFID技术针对档案进行非接触识别及自动管理，利用射频信号接收目标对象信息，通过静止识别、批量读取档案内容提高管理效率。事业单位档案管理工作包括分发、接收、贴标等流程，工作人员可为每个档案箱配置电子标签同时绑定信息，依托档案管理工作流程利用读写设备采集标签信息并识别档案，达到提高档案管理工作效率的目的。再如，事业单位可利用数据压缩技术、数据库、高速扫描等技术将档案资料转移到网上并进行信息化管理，改变档案只能在同一地点、同一时刻为同一个人提供服务的现状，通过创建档案共享平台受众可依据登录权限浏览档案，实现跨时空服务目标，免收特定地点与时间的限制。在事业单位信息化的工作模式下档案资料得以聚合，这利于有关资料的深挖，借助物联网、大数据、云计算等技术将档案资料挖掘内容传输给特定受众，打破档案资源利用的壁垒，使档案更有价值，同时利用信息技术能缩短档案管理服务时间，优化服务体验，事业单位档案管理工作水平得以提升[1]。

三、制度优化，从宏观上提高事业单位档案管理工作效率

为使事业单位档案管理工作更加有效需推行责任制，贯彻档案法，对事业单位档案管理工作流程、原则、标准、内容等方面提出要求，例如及时搜集、整理、分类、归档机关实物档案、文书档案、照片、音响等类型的档案，通过监督指导赋予档案管理标准化、现代化及规范化，针对保管期限内的档案进行鉴定分析，若档案失去价值需提出销毁意见。针对不同工作场景还需颁布配套制度，旨在从宏观上提高事业单位档案管理工作效率，以档案室管理为例，需配备消防栓、灭火器，严禁吸烟、严禁明火，做好室内防磁、防尘、防盗、防虫、防高温、防水等工作，每日检查档案室并认真登记。在事业单位档案管理工作创新背景下制度需积极优化，例如推行《电子文件归档管存规范》、《事业单位档案管理网络安全测试须知》等制度，旨在指引工作者合理运用信息技术，重构业务流程，精简管理过程，为档案管理工作体系“瘦身”，助力工作组织扁平化，利用信息技术协调档案集中管理与分散管理的关系，继而提高档案管理工作效率[2]。

结束语

综上所述，事业单位档案管理工作效率的有效提高是增强其服务性的关键，这就需要事业单位能从思想上改变工作理念，赋予档案管理工作精细化及信息化，在新时代利用先进技术手段创新工作方法，还需优化档案管理工作制度，不仅引导工作者肩负责任，还助力工作者应用推广信息化、智慧化的管理举措，继而提升事业单位档案管理工作水平。

参考文献：

[1] 张卫英. 探讨如何提升事业单位档案管理工作水平及创新工作[J]. 才智，2018（19）：275-275.

[2] 胡洁东. 浅析新时期如何做好事业单位档案管理工作[J]. 卷宗，2020（2）：88.

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