档案管理中电子档案管理建议

胡娟

摘要：随着国家进步的脚步逐渐加快，我国的大数据电子化的时代也在悄然来到。大数据时代的到来给社会的的各个方面技术的应用都等到了进一步的发展和创新，缩减了人工投入加强了工作数据的准确性，降低了成本的投入。在局域网的出现后又实现了局域数据连接，使电子化办公不再是难事。电子化办公技术在档案管理中的应用效果是十分明显的。

关键词：档案管理，电子档案 管理建议

引言：电子档案的管理和网络技术于数字技术的进步发展分不开的，在电子档案信息管理的问题上有赖于信息技术的进步。电子档案信息的信息安全问题是电子信息保密部门解决的重点和难点，并且电子档案信息的信息安全问题需要电子档案的管理员工进行正确的电子化操作，避免出现操作失误导致电子档案信息的泄露和丢失。

一、档案信息管理的要点

1.电子信息档案完整性

档案信息的搜集和录入是档案信息的完整性的具体体现，档案信息的完整性和保密性以及实用性能是档案信息的主要特点。在档案信息采集完成后对电子信息档案，在没有特别许可的情况下不能对档案信息的内容进行随意更改和填写删除相关档案信息，保证档案信息的正确性和完整性。

2.电子信息档案保密性

电子信息档案具有个人的准确详细信息，因此对电子信息档案的保密工作是非常重要的。严格防范个人信息泄露，对人民群众的生命安全产生不利影响。对个人人身的安全受到威胁和影响。电子信息档案的提出是依托于信息技术的发展与进步的背景下实现的技术创新，因此要加强对档案信息的保密性，需要信息技术的支持。信息技术的创新进步对电子档案保密性能的进步有直接的促进作用。

3.电子信息档案实用性能

电子信息档案的建立使信息查询不再繁琐和困难，同时也增强了查询的档案信息的准确性。电子信息档案的建立节省了档案储存空间，减少了档案管理的经济投入节省了人力物力。在进行档案查询时节省了查询时间，方便了档案信息的储存和管理，避免了档案因为时间年限长造成档案的丢失和储存文字看不清析的情况发生。电子信息档案的使用性能的提高促进电子档案信息的进步。

二、电子信息档案的应用

1.节省了信息查詢时间

在信息技术，大数据时代还没有应用到档案信息建设前，档案的采集和查询包括对档案的分类管理储存都依赖于人工来完成，人工查询档案信息程序多时间长，很少能直接把需要查询的档案信息一次就准确查找出来。档案信息查询准确率低，同时在大量的档案信息中按类别科目中查找到需要的准确档案信息是较麻烦的。需要查询人员对档案储存摆放类别的熟悉度的要求比较高，档案信息的查询主要靠人工来完成，查询档案的时间较长，档案信息查询的准确率较低。

有了电子信息档案，查询需要的档案信息就相对简单和方便很多，对所要查询的档案信息准确率高。同时提高了信息档案的查询效率，减轻了信息档案管理员工的工作强度。通过计算机操作和办公局域网来进行对电子信息档案的查询和管理，在档案信息查询时只需要在计算机中设定要查询的内容，就可以快速并且准确的查找到所需要信息档案。并且可以在计算机中就可以看到需要查询的档案信息，方便了信息档案的管理。

2.电子信息档案的存放

电子信息档案节省了档案的储存空间和改善了档案的储存环境，对档案信息的管理和存档的信息档案的质量有了明显的提高。在以前纸质档案时，所有的信息档案都以纸质的形式存在和流通，对纸的许求量大，翻阅和流通储存纸制信息档案对档案的完整性和内容会因为储存时间长，和翻阅时没有注意纸质变化，易发生信息档案的丢失和档案内部信息的丢失，不利于信息档案的管理。

在现代档案管理中电子档案管理优化了信息档案的储存所需要的储存空间问题，节省了档案储存费用。并且信息档案的文件信息有了电子版，减少了纸张的使用节约了能源，除了特别需要外进行打印基本上都可以实现信息档案电子化的流通，方便对档案的深入管理。电子档案的管理可以准确定位一个信息档案的动向和状态，对信息档案进行管理，保证信息档案的准确性和流通性。

三、电子档案管理需要信息技术的提升

1.严防计算机病毒的入侵

在计算机的操作中解决病毒入侵对电脑正常使用产生影响，并且容易造成电脑内信息和文件的丢失带来不好的社会影响，甚至对个人的生命财产造成威胁。计算机病毒的形成是人为操控的，通过编写特定的代码程序，入侵到特定的电脑系统或者网络系统，达到自己操作的目的。如果电脑一旦被病毒入侵后会造成电脑系统瘫痪，无法正常使用，并且电脑内的所有文件都会面临丢失和破坏的可能。

在档案管理中电子档案的管理防止病毒的入侵是首要解决的难点重点之一，一旦病毒入侵到档案管理中对档案的管理影响是巨大的，会造成档案的内容被修改，甚至造成档案的丢失和造成档案信息的外泄。对档案的管理产生一定的不良影响，所以要对电子档案的管理防止病毒的入侵是档案管理的首要任务。

2.提高档案管理人员的计算机技术

在电子化档案管理中计算机的操控员工要能准确的掌握计算机应用技术，对计算机操作熟练有利于档案管理人员在录入档案信息时效率高不易出错。减少档案信息的管理难度，同时要定期对员工的计算机技术进行培训，让员工对电子档案的管理更加得心应手，减少因操作失误造成的档案问题。

在员工进行电子化档案管理时要增强员工操作的风险意识，电子档案的信息安全的维护需要档案管理人员加强自身对电脑安全保护意识。比如在电脑的操作过程中打开档案不进行保存，在共享的硬盘下不设置权限，导致任何人操作电脑都可以访问档案信息。所以提高档案管理人员的计算机操作能力和培养档案管理人员的安全操作意识是十分必要的。

结束语：

档案管理中电子档案的建立方便了对档案的整体管理，同时也节省了档案储存和查找复杂的问题，简化了档案管理的程序。在电子档案的管理中需要计算机技术的不断提高，给电子档案管理中安全问题的解决找到更好的解决方式。同时电子档案的管理也是对档案管理人员的要求，培养电子管理人员操作计算机的安全风险意识和提高计算机档案操作能力是必不可少的。

参考文献：

[1]李昊城.浅析事业单位档案管理中的电子档案管理[J].人才资源开发，2017，23（16）：10-11.

[2]刘欣欣.浅谈事业单位档案管理中的电子档案管理[J].科技视界，2015（05）：199.