电子档案管理和传统档案管理的对比

胡娟

摘要：本文旨在通过三方面的叙述来对电子档案管理和传统档案管理进行对比，首先指出了电子档案管理和传统档案管理之间的相同部分，随后分析了电子档案管理的与传统档案管理的区别，之后总结了电子档案管理的优点，最后结束语部分对文章进行了总结与概括。

关键词：电子档案管理;传统档案管理

引言

伴随着现代科技的不断发展，电子计算机技术也迎来了一次次的发展，各种信息技术应用也有了更多的应用领域。而在档案管理领域，得益于这些电子信息技术技术的发展，也有了很多的电子档案管理的对应应用，这种应用方式可以令整体的办公效率和办公效果有着较大的提升，同时在减少人工劳动力，解放成本方面也有着独到的作用，但传统的档案管理也有着其独特的地点，而两种方式又有着相同的特点，那是否可以将两种方式进行并驾齐驱的应用呢？本文便对电子档案管理和传统档案管理这两种不同的管理方式进行了对比。

一、电子档案管理和传统档案管理之间的相同部分

（一）电子档案管理和传统档案管理的管理原则基本类似

在现在的社會之中，电子档案管理和传统档案管理都有着其自身的特殊应用，而无论是其中的哪一种，都需要依靠统一的档案管理原则。这一管理原则也就代表了电子档案管理和传统档案管理都需要在整体的档案管理之中通过利用类似或相同的工作技术来进行对应的档案信息处理，同时在此基础上对各自所拥有的技术与方式进行符合时代的创新，不能一直满足现状、墨守成规。由此不难看出在目前阶段之内，电子档案管理和传统档案管理对于档案数据的整体管理措施和方法都是类似的，也都是从方便生活和工作的角度进行工作展开的。

（二）电子档案管理和传统档案管理的管理基础相同

虽然我们将电子档案管理和传统档案管理进行了专业术语层面的区别，但仍旧要认识到在实际的发展中，电子档案管理和传统档案管理的整体管理基础是相同的。传统档案管理的职责主要是整理、分类、保存，进而保证所负责的档案材料的完整性。电子档案管理的职责可以理解为与传统档案管理一样的三个步骤，只是电子档案管理更加注重将所有的档案信息进行电子化处理和档案录入，通过这样的方式来确保最终档案信息的持久性和安全性。所以从某些角度上来进行分析，电子档案管理系统甚至可以算作是传统档案管理系统的一种进步或是扩展，这也就注定了两者会有相同的基础。

（三）电子档案管理和传统档案管理的管理目的相同

无论是电子档案管理还是传统档案管理，它们的工作对象都是对应的档案信息，而它们的最终工作目的也是相同的，那就是对这些档案信息进行必要的整理和保存，确保在进行后续的使用时可以轻松、快捷的找到需要的档案信息，而不论是电子档案管理还是传统档案管理，都具备这样的工作目的，虽然这两种方式在工作形式上有着很大的不同，但在实际的档案管理目的之上，还是有着比较大的相同点的。

以上三点就是电子档案管理和传统档案管理所具有的相同点，这些相同点从多个角度证明了这两种档案管理方式有着千丝万缕的联系，而这其中最重要的就是这两种模式的目的和具体的基础都是相同的，既然如此，又为何要大力的推进电子档案管理呢？

二、电子档案管理的与传统档案管理的区别

（一）电子档案管理和传统档案管理的工作模式不同

电子档案管理的工作模式是将需要进行处理的信息进行电子化的处理，也就是将其录入到计算机等电子设备之中，通过一系列的智能化、电子化的录入、保存，来将对应的档案信息进行长时间的、高效率的保存。而传统档案管理模式则是在通过人工记录的方式来进行档案收集、整理、保存的，整个过程之中消耗最多的就是人力。

（二）电子档案管理和传统档案管理的操作形式不尽相同

电子档案管理的操作形式主要是通过计算机等信息设备进行的操作，大部分时候人力并不起到主导的作用，所需要的人力操作也比较少，比较依赖电子系统的操作。传统的档案管理则需要有专业的、一定数量的档案管理人员进行主要操作，无论是最开始的信息收集，还是最后的编号整理，都需要一定数量的人员进行参加，由此不难看出两者操作形式的不同。

三、电子档案管理的优点

虽然电子档案管理和传统档案管理之间存在着相同与不同，且在当前阶段内我国的电子档案管理和传统档案管理都有着适用于各自发挥的领域，但电子档案管理还是凭借着其图特的优点和长处成为了相关行业的发展风向。

（一）电子档案管理的档案信息保存时间长

传统档案管理的媒介大多都是通过打印和书写等方式进行记录，但无论哪一种都有着一个重要的特点，就是其最后都需要落到纸上，而纸本身又是一种比较脆弱的物品，在档案的管理过程中十分容易出现风化、破损、丢失等问题。但是电子档案管理就几乎不会受到这种问题的干扰和影响，通过电子储存、云端储存的方式，可以将档案信息进行长久的、安全的储存。

（二）电子档案系统可以解放人工

传统的档案管理工作之中，需要较多的工作人员进行工作的开展。首先要进行信息的整理和收集，随后开始对信息进行分类，之后按照对应的规则将其进行安放和保存，这些过程中都需要人力的参与，无形之中增加了成本。而电子档案系统，大多数情况下对于人工的数量并没有较多的要求，很多时候都是由一到两个人进行整体的档案信息处理的，从最开始的整理到最后的保存都只需选择对应的设备和软件就可以，以此来达到解放人工的目的。

四、结束语

综上所述，在现阶段的档案管理工作之中，存在着电子档案管理和传统档案管理两种形式，这两种形式有着其独特的特性使其存在了不同的特点，而这些特点之外，两种方式又有着类似的相同点，但在信息化的时代背景之下，电子档案管理还是具有更多的使用空间，也将成为这一行业的发展方向。

参考文献：

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