浅谈县级社会保险档案管理

许红艳

摘 要：伴随着社会经济的不断发展，各项领域运行进程逐渐加快，我国新时代背景下的档案管理工作朝着良好趋势买进，通过将信息化技术应用于档案资源管理阶段中，使档案管理效率全面提高，在确保档案完善性和准确性的基础上实现相关的管理目标。本篇文章主要阐述了新时期背景下做好县级社会保险档案管理工作的相关策略。

关键词：县级社会保险档案管理;完善策略

和龙市社会保险档案管理中心成立于2009年10月，是和龙市社会化管理服务工作推广的重点工程。几年来，在省州局和市委、市政府的关心和支持下，在市档案局的帮助和指导下，档案中心建设已成规模。目前库存退休人员档案 43946卷，业务档案6971卷，和龙市社会保险档案管理中心被评为“全省机关档案工作规范化管理示范单位”，“全省社会保险业务档案达标优秀单位”。

一、領导重视，列入日程

和龙市社会保险事业管理局领导班子高度重视档案工作，紧紧围绕为退休人员服务这一中心任务，不断推进档案管理工作。成立了局长担任组长，副局长担任副组长，档管理中心成员具体负责的档案工作领导小组，实行“一把手”负责制，建立档案工作网格化管理，把档案管理工作纳入领导工作议事日程，制定了档案工作年度计划。经常召开档案工作专题会议，对档案工作进行阶段性总结、安排和部署。制定了档案目标责任制，将档案工作同年终考核相结合，同部署、同推进、同落实。

为使档案工作真正步入标准化、制度化、法制化轨道，我们采取走出去，请进来，学习借鉴他人经验。在局领导全力扶持和分管领导亲自过问下，先后参观了长春市社会保险档案管理中心等档案管理先进单位，同时积极与市档案局沟通协调，请市档案局进行业务指导，精益求精，不断加强档案管理中心薄弱环节的建设，纠正工作中的不足。领导的高度重视，使全体档案管理工作人员树立了管好用好档案和更好为群众服务的信心，为做好档案管理工作提供了强大的精神动力，激发了工作热情。

二、加大投入，努力建设先进档案库

硬件建设完善与否，是能否开展好各项工作的前提和保障。因此，在档案管理中心建立初期，我们坚持“高起点、高标准、严要求”，把“建立先进档案库，装备先进硬件设备，打造先进管理团队”作为我们的工作目标。2009年10月，4235平方米的档案管理中心投入使用，新建的档案管理中心突破了过去由于硬件场地设施不足所制约的条件，为和龙市社会保险新时期档案工作的规范化建设奠定了坚实的基础。新建档案库房289平方米，阅览室95平方米，办公室46平方米，实现了档案办公室、阅览室、档案室三分离。档案库房配置了密集架28列168节，可容纳2厘米档案8万多卷的保管需要。同时配有吸尘器、扫描仪、灭火器、防磁柜、打印机、刻录机、装订机、切纸机、条码机、扫描枪等设备。库房等重要地方均安装了防盗窗、防盗门，达到了防护措施先进严密。

三、夯实基础，全面提升档案整体质量

通过论述和龙市社会保险档案管理工作实际开展现状来看，该项工作是目前推广的重点工程，我国市政府对其的重视程度极高。其中，实施该项档案管理工作遵循的要求是科学合理的进行监督以及管理，将档案自身的功能和价值全面呈现出来。为此，工作中我们强化基础管理，着重抓好以下几个方面的工作：其一是建立了档案基础信息库。在整理档案的过程中，需要进一步明确退休人员的档案信息，避免产生遗漏现象，整合完整以后全部落实与计算机内，为后期查询档案提供诸多的便利。其二是务必保证档案获取、整理和储存以及查询等处于同步状态中实施，做到获取档案之后及时录入档案，当天便可以查询。其三，创建完善且规范的电子类型档案。要想确保电子档案的完善程度，就必须转变以往传统放置和整理方式，要求按扫描要件整理排序，并由原来企业负责装订，改为建立电子档案后统一由档案中心装订，既避免了再次拆卷挑选要件的麻烦，又减轻了企业负担。四是做好数据备份。严格遵循标准要求，有效实施各项电子信息数据的备份处理工作，以计算机硬盘和光盘为主，进而确保档案丢失以后还可以快速找回，保障了数据的完善性。其五，仔细检查档案数量。在库房管理过程中，要求专业性的人员专门检查档案数量，定期清点，以免后期发生误差，造成损失。

四、健全制度，科学管理

一是加强制度建设。没有规矩不成方圆。根据《档案法》文件要求，对各项档案资料进行有效整理，制定了《档案收集制度》、《档案整理制度》等。对档案工作实行目标考核，指标量化，责任到人，分工明确，对工作日内不能完成的利用业余时间补上。中心主任带头工作并且认真填写工作记实卡。中心人员每天都能提前半小时到岗，清扫卫生，保持库房卫生整洁。中心工作人员比学赶帮超的工作热情和干劲解决了人员少，任务重的难题，使中心各项工作得以顺利进行。同时，注重加强对工作完成情况的监督检查，规定在档案管理中出现的问题，造成不良后果的，一经发现调离工作岗位。

五、加强培训，提高技能操作水平

档案管理中心始终把教育培训放在首位，不断提高档案管理工作人员的综合素质，全方面提升档案管理工作的整体水平。一是加强政治理论学习。坚持政治理论学习制度，利用“天天十分钟”、每周五集中学习等机会，深入党章、党史、等内容。记笔记、写心得，务求实效，使档案管理中心人员增加了服务热情，转变了工作作风，提高了理论能力素养。二是加大相关人员的培训力度，做好创新工作，提升整体技能，加深对于各项档案要点的掌握程度。现阶段，创新的关键在于提高业务能力，基于此，社会保险档案管理部门除了加强人员档案知识点培训力度之外，还必须统一让员工学习有关的社保政策，使各项员工认识到掌握社保政策内容的必然性，这样的话，可以帮助群众解答疑惑，所以，不仅本职工作要做好，对前来咨询的群众也要对答如流、及时解答。

六、转变观念，争创先进文明服务窗口

在档案服务期间，我们始终坚持热情接待，文明服务。和龙市社会保险档案管理中心成立了专门提供档案咨询和服务的窗口，为进一步协调好档案管理以及查询等方面的工作，我们采取档案接收、归档、微机录入、电子扫描和数据库查询同步进行的链条式管理方法，使工作效率有了明显提高。同时社保保险档案管理工作开展期间，还需要遵循特殊人员特殊对待的基本原则和理念，将人为关怀真正意义的体现出来，帮助人们快速办理各项难题，无法进行办理的事情则是重点论述清楚，确保理由合理，得到群众的理解。自2009年提供查询服务以来，和龙市社会保险档案管理中心为企业、职工及退休人员等提供档案查询累计约5.6万余人次，未发一起因档案查询而引起的上访事件。

和龙市社会保险档案管理中心工作虽然产生了良好的效果，可是和实际管理需求还有着诸多差别。我们将在省州社保局、市委市政府的正确领导下和市档案局的精心指导，加大工作力度，提高工作实效，更好地把退休人员档案管理工作做实做细，为广大参保对象提供优质服务，促进社会保险工作更快更好发展，为构建和谐和龙做出更大的贡献！

参考文献：

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[2]朱传芳.扎实推进社会保险业务档案规范化管理[J].黑龙江史志，2014（21）.233.

[3]王海英，白清梅.社会保险档案管理工作的开展及优化思考[J].办公室业务，2016（10）.145.