“无纸化办公”致工作量翻倍？

近段时间纸张价格上涨，无纸化办公再次引发关注。记者调研发现，无纸化办公看上去很美，但实际推行中却常陷入不好用、不管用的尴尬。纸质版、电子版“两条腿走路”，线上线下双办公的现象，不仅有违原来节约成本、提高效率的初衷，有时还导致基层工作量翻倍。

纸质版要送，系统也得报

早在2013年，中央印发《党政机关厉行节约反对浪费条例》，要求积极利用信息化手段，推行无纸化办公，减少一次性办公用品消耗。

中部某乡镇一名党政办工作人员介绍，当地无纸化办公主要通过3个渠道：一个是传统的微信、QQ、商用邮箱;二是依靠电子政务外网，可用来开线上会议、为村民提供服务;三是专门的电子公文传输系统。

“与其说节约了纸张，不如说原本县里或上级打印的那一部分开销现在转移到乡镇头上。”该工作人员表示，一是因为文件线上传来后，他们还得自行下载打印，供领导班子签阅;二是许多业务需签字盖章审批，但乡镇基本还没有可验证的、可信的电子签名和电子印章，电子档没办法签字盖章。

西部某乡镇党政办的一名负责人对此也深有感触。“纸质版要送，邮箱要发，办公系统也得报，中间稍微有变动，又得全部重来，有时一箱纸一天就没了。”他说，许多时候明明电子档已经盖章扫描上传系统，但相关部门还得要纸质版。报送材料一次次反复打印修改，提倡的无纸化办公没法真正实现，事实就是增添更多的麻烦，该怎么报的文还是怎么报，该送的纸质版还是得送。

为何形成“两张皮”

打印机吞吐纸张的声音依然在耳畔，垃圾桶里的废纸仍旧在眼前，无纸化办公的效果并未立竿见影，诸多因素影响着理想状态的实现。

——传统习惯难改，学习接受需要过程。“电子办公系统必须专门培训，而且得具备基本的操作技能。”部分乡镇干部提出，传统的纸质文件目前来看效果更好。一是许多村干部不会弄，比如要设置专门IP号段，有的要更新杀毒软件、打开防火墙;二是有些材料要给老百姓，他们拿到纸质的才放心。

——业务流程使然，存档备案最好纸质。中部某省一名市局干部告诉记者，需要领导签字、各科室单位盖章的文件，仍然需要打印出来落实处理，纸质签批有时还能从笔迹等留痕看出领导字面意见之外的其他想法。不少基层干部有类似的看法：“电子文件在保密、安全性上更有挑战，在真实性和权威性上不如纸质实体文件。”“纸质档能保存更久、方便查阅，现在乡镇电脑做不到数据备份。”

——考核迎检必备，台账少了会挨批评。中部某省直机关的一名工作人员说，各级督查、检查很少会查电子资料，为落实责任和随时迎检，单位准备的也基本都是纸质材料。而且一眼就能看出纸质材料页数的厚薄，要是准备少了，还可能会被说是工作不力。

不少基层干部也说，考核组来检查时，总不能端着手机或电脑给领导看，显得不严肃，所以这些台账资料仍会根据检查所需打印多份。而且最怕考核督查时，不同时间领导来考察类似项目，为加上最新数据，他们可能就要把相關材料重做一遍。

——软件层出不穷，部分功能“鸡肋”无用。记者从一些政企事业单位了解到，除了内部OA，各级各部门往往还委托外面公司开发了众多的电子办公软件，但在后期运维更新、安全防护上难以为继。

一些在党政机关办公室工作的干部反映，电子公文只能在特定的设备上、利用特定的系统进行处理，不同单位的系统、文件类型、文书格式可能不兼容、不互通。一些办公软件整体设计比较粗糙，问题频出，对使用者十分不友好，有些平台只具备单一功能，用起来十分不方便。

受访人士认为，无纸化办公提出了多年，有成效也有问题，但这是一个大趋势，不能因为困难停下脚步，而是要让整个办公流程更加便捷高效、低碳环保。

（摘自《半月谈》2021年第13期 向定杰 熊家林 张格/文）