基于大数据的数字化办公在学籍管理中的应用模式研究

黄丽君

摘 要：大数据背景时代，信息化办公与数字化办公替代了原始的纸质化办公，但在高校的学籍管理中，仍存在大量纸质档，不利于存储与查询。文章对现有学籍管理模式的研究，提出了一种基于大数据的数字化学籍管理模式，三方协作、共同管理、及时反馈，能有效提高学籍管理效率。

关键词：大数据;学籍管理;学籍管理模式;数字化办公

0 引言

随着信息技术与网络技术的发展和壮大，大数据技术已深入各个领域，无论是在教育领域还是在工业制造领域，大数据都是行业发展的重要支撑。而无纸化办公则是信息化与网络化时代的产物，利用办公自动化系统实现无纸化线上办公，是现代办公方式的发展趋势。结合大数据技术与无纸化办公，给学籍管理迎来了机遇与便利，同时也带来了技术的挑战与观念的破旧立新。

1 大数据及数字化办公在学籍管理中的应用现状

在学籍管理领域，数据是一项重要资源。随着学生数量的累积与时间的推移，学籍信息的存储、查询、异动、更新等过程信息越积越多，纸质办公方式逐渐不能满足学籍信息存储的时限要求、质量要求、容量要求[1]。而纸质学籍管理方式在教育史上经历了长时间的沉淀，尤其是年龄稍长的学籍管理员，对计算机技术及网络技术、大数据技术的理解与使用仅仅局限于简单的信息存储的理念上，使得基于大数据的数字化办公在学籍管理中起不到信息化普及在高校学籍管理中应有的作用。不但没有减少工作量、提高工作效率，反而增加了工作负担，要把纸质档案录进系统存储为电子档案。为切实提高高校学籍管理的效率，实现大数据下数字化办公的学籍管理模式势在必行。大数据时代就是对大量的、动态化的、能够持续的数据通过新型的工具进行分析，从而得出全新的、更具价值的信息。在大数据时代背景下，高校学籍管理工作需要顺应时代、科技的发展进行创新[2]。当下，信息系统与大数据的结合已经代替了一部分人工管理，如利用信息技术手段将学生学籍信息存储于足够大容量的信息系统中，并实时记录着学生的学籍状态，使得学生学籍信息的查询、移动更为便利[3]。现阶段，我国信息化教育水平不断提高，高等教育蓬勃式发展，高校学生档案爆发式增长，高校的学生学籍管理难度明显增大，传统的纸质管理模式存在的问题不断凸显，运用数字化管理模式对学生学籍信息进行管理已经成为必然趋势[1]。

2 大数据背景下高校学籍管理工作中存在的问题

2.1  简单地把人工+纸质管理变成了信息系统+存储管理

传统的学籍管理是将学生学籍信息填入一张张学籍表中，再存入牛皮纸档案袋中密封存储，并把档案袋存入专门的档案室。当学生有新的经历或学籍信息有变更时，再从档案室找出档案袋、拆封、更新、封装、存入档案室。随着各高校信息化水平的提升，高校在学生入校时便为其建立电子档案，把人工+纸质管理变成了信息系统+存储管理，当学生学籍信息有变动时，先提交纸质版，再把纸质变更材料录入信息系统，增加了学籍管理员的工作任务，实现了学籍信息的永久存储。但在实时性与无纸化方面，并没有实现真正的自动化办公。

2.2  未充分挖掘大数据应用于学籍管理中的价值

大数据管理模式用于学籍管理，一方面能使学生档案在转入转出时更快捷，节省了装袋、密封、邮寄等大量人力物力及时间，也使得调取学生档案更方便，学生信息变更或找工作时，相关部门可直接通过授权对接的信息系统获取学生学籍档案。另一方面该模式下，海量的学生学籍档案数据汇聚到网络当中，相当于建立了一个关于高校学生的庞大的数据库，使得资源信息数字化[4]。学籍管理员可在这个庞大的数据库中根据条件任意查找学生学籍信息、异动信息以及存档过程信息，可避免在众多档案中花大量时间去寻找某个学生的档案信息，使学籍管理数字化。利用信息技术提高管理效率，也在高效的管理中促进高校信息化水平建设。

2.3  纸质档案仍大量存在于学籍管理中

自有学籍档案以来，纸质档案便一直跟随着人类文明的发展而存在，每每提到档案，我们的脑海中便不自觉地想到那一个油皮纸袋子，自己不能携带，不能查看，不能拆封，只能由专门的管理员进行拆封。正因为这种根深蒂固的思想的存在，对信息化管理意识的欠缺。对学生学籍档案管理进行数字化建设与管理必要性认知仍有欠缺，导致部分管理工作人员习惯于用纸质介质存储学生档案。甚至对于那些没有经过系统培训、对计算机操作不熟练的管理员而言，纸质档案比电子档案要方便。从数字化校园建设角度来看，学籍管理数字化程度低，不仅让信息化系统成为摆设，不能快捷、高效地使用资源，也使得高校信息化建设得不到预期的效果。虽然高校已经开始积极应用数字化和信息化学籍档案管理系统，但是与国外先进高校相比，国内整体的学籍档案管理工作的数字化程度还偏低[5]。在具体的档案管理工作中，仅将书面档案转化为信息档案，没有充分认识到大数据背景下无纸化辦公对学籍管理工作的重要意义。

3 大数据背景下数字化办公的学籍管理模式

3.1  大数据背景下数字化办公的学籍管理模式

大数据背景下数字化办公的学籍管理模式是一种集成学生端、家长端与学院端的管理模式，学生端进行异动申请，家长端同意后，转入学院端，学院端审核同意后，由学籍管理员在系统中操作、发文、存档并反馈。

（1）学生端：由学生在学生端提出异动申请，如休学、复学、退学等，提交后信息传入家长端，并短信提醒家长登录家长端进行信息确认。家长签署意见后，信息转入学院端，如果家长签署的是同意，则学院端进行下一步签字流程，如果家长不同意，直接反馈给学生端，并取消此次异动申请。异动申请流程如图1所示。

（2）学院端：学院端在收到家长端提交的同意申请信息后，经由辅导员、二级学院、教务处审核同意并确认后，转至学籍管理员进行操作。若任何一个环节有不同意意见，则结束审核流程并返回审核不通过意见。学院端审核流程如图2所示。

（3）学籍管理员端：管理员在接收到异动申请后，按审核结论进行处理，如形成正式文件、会签并派发、完成系统操作、电子归档及将结论反馈学生、家长与二级学院相关人员。

3.2  大数据背景下数字化办公的学籍管理模式特点与优势

大数据背景下数字化办公的学籍管理模式采用闭环管理、三方协作、及时反馈等技术手段，较传统学籍管理模式具有明显优势。

（1）可避免学生手持各种表格，贯穿于各栋办公楼，找各个领导签字。如休学、复学、退学、修改信息、转专业等，学生不仅要到处跑，签字审核的领导也不知道什么时候办公室就会冒出一个学生来找签字。

（2）可充分利用信息化平台及大数据，将纸质档案使用率减至最低，提高管理水平与管理质量。减少纸质档案存档压力，提高管理效率与存档质量。

（3）通过反馈渠道，及时将学生在校异动情况反反馈给学生本人、家长及辅导员，以便学生能及时获得正确信息，家长能及时了解学生在校信息，辅导员能高效掌握学生信息。

（4）能实现办公自动化与学籍管理的无缝对接。学生进校时就为每名学生建立电子档案，学生学籍异动均由学生在网上进行申请，并将信息与学生电子档案相关联。辅导员或学生工作处把学生在校期间表现信息及奖惩过程信息录入并存储于数据库中，待学生毕业时，能快捷地调出每位毕业生的档案信息，可打印，可授权交换，可加密传递，真正实现信息化学籍管理。

4   结语

高校的学籍管理模式要跟上信息时代与大数据时代发展的步伐，高校必须积极转变学籍管理理念，注重培养学籍管理创新思维，积极提升学籍管理水平以及持续加强对高校学籍管理系统的集成开发[6]。信息化办公与数字化办公是一种趋势，也是信息技术时代发展的产物，不仅能有效地提高学生学籍档案管理的效率，优化学生学籍档案管理的流程，减少高校对学籍档案管理的人力物力支出，有利于高校学生学籍的管理，也是校园信息化建设水平的体现、是智慧校园建设的内在要求。

[参考文献]

[1]纪玲.高校学籍档案管理数字化的探索与分析[J].办公室业务，2017（5）：108.

[2]魏然.大数据时代下高校学籍管理工作研究[J].中国多媒体与网络教学学报，2019（6）：83-84.

[3]张建娥.探讨数字化管理模式用于高校学生学籍档案管理的价值[J].兰台内外，2019（30）：35-36.

[4]姚树静.基于信息数字化的高校档案管理新体系构建[J].祖国，2016（18）：102.

[5]王磊.高校学生学籍档案的数字化管理模式研究[J].山西档案，2019（6）：74-78.

[6]陈素锋.大数据背景下我国高校学籍管理模式的创新[J].科技视界，2020（32）：245-246.

（編辑 何 琳）