计算机多媒体技术在档案管理中的应用研究

赵湘国

【摘 要】随着科技的发展以及经济水平的提高，当前时代的信息技术也有了很大程度的进步，而计算机多媒体的出现，则使得人们的生活变地更加方便。在档案管理工作中，人们也逐渐开始使用计算机多媒体技术，这项技术可以帮助管理者提高管理效率，而且对于调取档案等工作也变地更加方便。这篇文章对工作人员在进行档案管理过程中应用到的计算机多媒体技术进行了分析。

【关键词】计算机；多媒体技术；档案管理；应用

早在很久以前，人们就已经开始使用计算机技术进行档案管理工作，在对档案进行整理、排序、查阅、统计等工作中能够使用计算机技术，使用计算机技术对档案进行管理，可以实现资源共享。而且使用计算机技术所建立的管理系统是非常完善且便利的，电子档案管理体系是以科学为依据。工作者使用计算机多媒体技术对档案进行管理能够满足当代人们的需求。

一、计算机多媒体技术的应用

当前社会已完全步入信息化时代，人们主要是通过电脑或者手机进行交流，而手机和电脑则是数字化的交流工具，这两种交流工具可以让人们之间的交流变得更加便捷。人们在使用数字化交流工具进行交流的过程中会产生大量的数字信息，人们会对一些有价值的数字信息进行保存，形成的数据则称之为电子档案，如果人们在进行档案管理时使用计算机多媒体技术，那么档案则会变得更加信息化和现代化[1]。

（一）利用多媒体将档案转化为数字化档案

以前人们存储的档案大多数是纸质的，纸质档案不利于保存，而且当需要调取档案信息时，由于馆藏档案的种类与数量较多，所以寻找档案的过程是非常漫长的。因此，档案管理部门的技术人员需要考虑如何进行数字化建设。档案部门如果想要进行数字化建设，那么档案部门的技术人员需要掌握能够实现数字化的技术。计算机多媒体技术则是可以帮助进行数字化建设的一项技术，而许多部门在将纸质档案向数字化进行转变时，使用的也大多数是计算机多媒体技术。

（二）大容量的存储和多样化的档案信息

档案管理部门建立数字化档案最重要的目的是帮助解决储存问题。传统的档案是一些纸质档案，纸质档案是非常不利于储存的，而且储存这些纸质档案需要占用大量的空间，当管理人员需要查找一些档案时，需要花费大量的时间，而且寻找档案的过程非常困难，因此人们为了更好地储存档案以及更方便地查找档案，逐渐开始重视档案数字化的储存方式。数字化的储存方式主要是将一些文件或者档案储存到设备上，光盘和硬盘是储存设备的载体，而档案管理人员所建立的电子化档案数据库可以为档案提供充足的储存空间，并且调取档案也变得非常容易，可以使得档案能够充分被利用。数字化储存方式与传统的储存方式相比，有着存储量大，并且容易查找的储存特点。当人们需要分享一些档案数据时，数字化档案可以让分享过程变得更加轻松[2]。

当人们在使用传统的方式记录档案时，档案上的信息也主要是通过文字进行记录。随着科技的发展，人们逐渐开始将多媒体技术运用在各个领域里，当档案管理部门使用计算机多媒体技术对档案进行管理时，借助于计算机多媒体技术可以将档案上的信息转化为图像、视频、音频等多种形式，并且可以将这些信息展示出来，这些方式是非常直观的，所以当一些不会使用计算机的人来查看档案信息时，他们也能按照屏幕的提示来进行操作，在极短的时间内查阅档案。电子档案的建立可以使得查阅工作变得非常高效。

（三）恢复已经破损的档案

纸质档案非常容易受到损伤，如果纸质档案受到了非常严重的损伤，工作人员则无法恢复这些档案，当需要查看时，也无法获得档案来源。当档案管理部门使用计算机多媒体技术来储存和管理档案时，如果发现一些档案原件受到破损，那么则可以安排技术人员恢复破损的档案原件。如果在查找档案的过程中，发现有许多文献由于储存太长时间而受到破损，则可以求助技术人员将这些文献恢复。因此，当档案管理部门使用计算机多媒体技术储存档案时，档案不仅能够储存较长的时间，在档案受到破损之后，也可以使用计算机多媒体技术使其恢复。

（四）建立档案应用系统

人们在使用多媒体技术对档案进行管理的过程中，会形成档案浏览系统、多媒体声像编辑制作系统、展示和信息查詢系统，以及交互式远程计算机多媒体信息服务系统等多种系统。这些系统有着不同的作用，比如浏览系统可以帮助处在异地的用户更方便地浏览档案，而且用户在浏览的过程中也可以选择文字、语言、视频等多种浏览方式[3]。声像编辑制作系统则可以对档案进行整理，并将这些档案形成文字、图像或者声音档案，在形成之后，系统可以对档案内容进行修改。

二、结束语

总的来说，时代在不断发展，如果人们在对档案进行储存和管理时，仍然使用传统的方式，那么则不能满足人们的需求。而且当今时代是信息化时代，利用计算机多媒体技术可以降低档案管理工作的难度，而且也能帮助档案管理人员提高工作效率。

参考文献：

[1]杨敬宏.浅谈新时期计算机在档案管理中的应用[J].科技创新与生产力，2018，（02）：32-34.

[2]谭斯文.试论多媒体技术在档案管理中的应用[J].科技与企业，2017，（02）：6.

[3]冉建国.多媒体计算机技术及系统产品[J].中国计算机用户，1993（12）：11-14.