如何做好电子档案管理的保密工作

谢洪林

摘 要：档案中记载了国家机关和企事业单位发展中的关键信息，所以档案管理中加强保密工作尤为关键。档案管理工作中，机密档案管理受到了人们的高度重视，而信息技术的应用也转变了档案管理的模式，为档案日常管理提供了诸多便利。为此，本文就主要分析了做好电子档案管理的保密工作的有效措施。

关键词：电子档案管理;保密工作;措施

当前，大数据和信息化时代已经成为主流发展趋势。电子档案保密工作是加强档案信息安全管理的有效措施，在信息技术日新月异的今天，也要采取有效措施做好电子档案保密工作，以避免工作失误引发的档案信息泄露问题。

1 电子档案概述

电子档案主要以数字编码的方式将信息存储于磁盘、磁带和光介质之中，同时，计算机能够准确识别并科学处理电子档案中的信息，该信息以数字代码序列完成网络传输。如信息准确地记录于存储载体后，则成为数字化信息，并具有较强的机读性特征，存储信息的数量较大，信息内容尤为丰富。

2 电子档案管理的特点

电子档案管理模式的优点如下所述：其一，管理便捷。电子档案经压缩技术处理后，数据信息占用的空间较小，便于保存。其二，数据信息传输速率快。电子档案的数据信息传输速率较快，便于查阅与调用。正是因为电子档案管理模式的这些优点，使其受到企业的高度重视。但需要注意的是，电子档案管理模式也存在一定的缺陷。随着互联网的快速普及，网络环境也越来越复杂，电子档案中的数据信息极易因黑客攻击或病毒侵袭而泄露。一旦数据信息泄露，就会给企业造成无法预估的损失。另外，电子档案的加密程度直接决定了数据信息的安全程度。由于技术方面的限制，增加了数据信息的安全隐患。

3 电子信息档案管理保密性的影响因素

为满足现代社会发展要求，将电子信息技术拓展应用到档案管理工作中逐步成为主流趋势。众所周知，互联网具有数据共享化与信息开放化特征。而这种基本特征也在一定程度上增大了数据信息泄露风险，并对电子档案数据信息管理工作提出了前所未有的挑战。现阶段，在电子档案管理工作过程中，普遍存在信息丢失、篡改、泄露等问题。这些问题的诱导因素主要包括如下几方面：

（1）通过计算机端口连接蓝牙或外接USB数据线等途径对数据信息进行复制。在局域网环境下，对数据信息实行远距离复制与传输。不法分子可以利用网络技术窃取正处于远距离传输状态的数据信息，导致关键数据信息泄露。

（2）病毒能够对电子档案的数据信息加以复制，同时阻拦人为常规的查杀操作，清理痕迹。某些计算机病毒不仅隐蔽性强，而且传播途径不唯一，增加了数据信息泄露安全隐患。

（3）黑客攻击。不法分子为牟取经济利益，往往会利用网络技术攻击计算机系统，窃取电子档案中的数据信息。这种行为不仅会使数据信息遭到泄露，还有可能使企业的整个计算机系统陷入瘫痪状态，无法正常工作。

4 信息时代电子档案管理中保密工作面临的挑战

4.1 档案管理人员责任意识与保密意识薄弱

在传统职业教育与岗位教育的影响下，大多数档案管理人员都能做到对电子档案不动口、不动手。但对电子档案的保密工作缺乏应有的重视。部分档案管理人员会利用公共计算机登录系统，查阅和传输文件档案，或将未设置访问权限的档案管理系统交由其他岗位人员临时管理。殊不知这些危险行为会增大档案信息泄露的隐患。

4.2 档案保密技术落后

在信息时代背景下，网络环境的开放化与数据信息的共享化，这在一定程度上加大了档案保密工作的难度。现代信息技术在窃密领域的应用，进一步激化了窃密与反窃密之间的斗争，加重了企业电子档案管理工作的负担。与此同时，由于我国在档案保密技术研发方面的起步时间较晚，也使得档案保密技术的研发进度远远落后于网络开发进度，且档案信息安全防范能力也有待提高。

5 电子信息档案管理保密措施

电子信息档案管理保密工作中，应加强保密防范意识、重视档案管理的软硬件建设、合理应用网络安全技术。

5.1 增强保密防范意识

5.1.1 加强档案使用者的保密意识

首先，应立足终端，有效避免电子档案信息泄露问题。日常工作中应采取多种措施不断提高档案使用者的电子档案保密工作意识和理念，使其在档案利用中严格遵守既定的规范和制度，准确把握自身需要承担的法律责任，严格要求自己，使其成为规范和约束管理人员行为的准则。

因此，在企业发展中应高度重视电子档案使用中的保密工作，尤其要加强宣传工作，以引导档案使用者全方位了解档案使用过程中的不规范行为类型和内容。在系统学习的基础上，使用者的保密意识也可显著提升。此外，还应采取多种措施不断提高法律常识的宣传力度，引导使用者增强保密意识，树立法制观念，从而最大限度地避免档案信息泄露问题。电子档案信息的使用者也应充分了解和掌握档案使用及处理的程序，掌握电子档案保密及防护的有效途径。

企业职工应认真学习，组织职工学习《保密法》《档案法》，合理利用档案管理人员现有的专业知识，组织开展电子档案的利用方法及专业知识培训。组织系统性的电子档案使用教学，不断提升职工对电子档案保密的认识，这能够有效控制由于操作失误所引发的信息泄露问题。

5.1.2 加强档案管理者的保密意识

电子档案管理人员需要做好档案管理工作以及保密监督工作。管理人员在档案保密工作中扮演着不可忽视的角色，直接影響了档案安全。因此，应采取有效措施不断提高档案管理人员的保密防范意识，加强档案保密培训工作，工作人员应不断提升保密防范意识，坚持严谨的工作态度，不断提升档案管理人员的职业素养及业务能力。