针对高校电子发票报销问题的研究

芮秀云

【关键字】电子发票；财务报销；高校

一、引言

自2011年开始，《中国电子发票蓝皮书》的发布打开了我国电子发票的序幕.从电商行业开始，一步步向金融等行业逐渐放开。近几年，财政票据及医疗票据也加入其中，现如今，电子发票已基本涵盖我们生活的方方面面。

电子发票之所以能够在全国范围内得以推广和使用，是因为其自身具有的优点。相较于传统的纸质发票而言，电子发票具有方便获得和保存的优点，相比之下，传统纸质发票则需要销售方在线开具或者去税务主管部门代理开具，开具完成之后，还需现场打印或以邮寄的形式送到购买方手里，中间的流转程序过于复杂，且很可能出现获得纸质票据保存不当而产生丢失和损坏的问题，最后造成在单位报销的困难。而电子发票可以以电子形式保存，根据个人习惯随时保存在邮箱或者拍照保存，在需要报销时随时打印，减少了流转过程中的人力及材料浪费，也直接减少了开票单位的开票成本。但与此同时，推行电子发票在财务报销的实际工作中并不是一帆风顺的。

二、电子发票在高校财务报销中的问题

1.同一张发票重复报账的风险增加

电子发票保存一下可以重复打印，如果高校的财务报销系统无法做到查重和认证，那就会存在重复报销的风险。同一张发票如果不经过查重认证，无法做到票据入账的唯一性，财务审单人员根本无法从肉眼上辨别出每张发票的唯一性，因此对于一线财务报销审核的会计来说，无形之中带来了巨大的审单压力。

2.电子发票信息的真实性难以辨别

随着科学技术的进步，某些抠图软件可以轻易地替换电子文档上的任何信息，电子发票是一种电子存档的文档，很容易被一些不法分子当成目标，仅仅通过修改一下金额或者抬头，发票代码及校验码等不更改，从发票表面根本无法发现被篡改的痕迹，甚至在国税网的查验系统如果不仔细核对每一项内容都不会轻易发现。

3.电子发票报销过程中手续相对繁杂

以本校财务报销管理办法中针对电子发票入账报销的规定要求为例，电子发票报销必须在预约报销系统中进行认证才可入账，如未按规定进行电子发票认证，则审核人员必须将报销单退回至经办人，经办人必须重新补认证并重新完成审批，才可最终完成报销工作。在实际工作中有些老师往往忽略这一步，造成报销单反复多次退单，退单之后领导必须重新审批，造成了领导签字审批的难度，有时候为避免重复签批还必须在报销系统中的已审批中查找核对，以防重复审批。同时反复退单使得财务审核工作效率大大降低，也加大了报销人员与老师之间产生摩擦的风险。

4.电子发票并未从根本上实现无纸化报销

今年3月，财政部与国家档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），明确电子会计凭证的范围、法律效力以及如何电子化入账归档。这一举措最终是要实现发票的电子化和无纸化。但在实际工作中并未真正实现电子票据报销流程的无纸化，以本校为例，虽然在网上预约报销系统中实现了电子发票的报销，但线下还是必须提供纸质的打印出来的电子发票存档，与之前的纸质票据报销存档一样，并无实际改变，且此类情况可能在短期内仍会持续。

三、解决电子发票在高校报销中问题的建议

1.依托网上预约财务系统实现电子发票认证查重

为适应互联网背景下对财务报销系统的更高要求，很多高校在电子发票推出之前就实现了网上预约的财务系统，通过网上预约系统可以实现电子发票认证查重。报销人通过手机扫描电子发票左上角的二维码即可对电子发票进行认证，点击认证即可返回查验结果，成功即显示为“查验成功”，基本在1—2秒就会弹出认证信息。该系统是与国税查验平台相连接的，认证成功后发票就自动传到个人发票库中。需要报销时可随时勾选，接着填入相应的项目代码、金额等报销内容，即可完成电子发票的报销。在打印出来的报销单上会有本次报销的电子发票的发票内容和“已认证”的字样。财务审核人员在审核预约单时只需查看报销单上是否有“已认证”的字样。这一做法在很大程度上杜绝了电子发票重复报销的问题。但目前针对医院和学校的财政票据无法在国税网上认证，因为这两种电子票据需要在规定的其他平台进行认证，但预约系统可以做到电子发票查重的功能，与增值税电子发票认证方式一样，只是最终出现在报销单上的字样由“已认证”变为“已查重”，同样重复报销的问题依旧可以解决。

2.积极在本校范围加大对电子发票宣传推广

首先，学校可以建立“财务联系人”制度，财务一线报销人员分工到位，深入院系宣传和推广相关财务知识。其次，开展专项培训，线上线下同时进行。重点提醒老师在取得电子发票的同时仔细核对抬头、金额、事项等关键要素，如对发票有任何疑问可在国税系统直接查验，若票据有问题可直接退还商家，学会基础的财务知识，很大程度上可以在源头杜绝不合规发票的产生。最后，向院系推广电子发票的报销流程，录制相关操作视频，方便老师直观学习。一线财务报销人员，在报销人员因为电子发票认证不规范报销单被退回的同时，耐心地帮助解决问题，提高师生对财务部门的认同感和报销体验感。

3.加快信息化建设脚步，实现全面财务报销工作无纸化

电子发票的使用流程如下所示。

根据财政部的要求，仅以电子形式保存电子发票，必须要对电子发票实现闭环管理且审批流程可追溯，同时元数据可保存、电子档案与内部纸质凭证相联系。以本校为例，虽已实现网上预约审批报销，审批流程闭环线上审批，发票逐一查验且审批流程线上可追溯，但目前报销过程无法做到无纸化，还是需要打印纸质电子发票作为报销附件。也没有相关电子档案管理系统，故无法实现电子发票报销的全程无纸化。因此，高校须加快财务信息化建设，引入一套适合高校的电子档案管理系统，全面推进财务报销的无纸化进程。

4.完善本单位关于电子发票相关制度

过去的票据管理制度只针对纸质发票而制定，现如今，互联网技术的日益革新，电子发票运用之广泛，各单位需重新梳理相关票据文件，结合新形势下的相关国家出台的法律法规，以及根据本单位实际重新撰写新的票据相关制度，以制度出发，从根本上规范票据报销、入账、归档的规范性。

四、结语

在全国全面推广电子发票的大背景下，高等院校在电子发票的使用过程中遇到了前所未有的挑战，但推行电子发票的电子档案这两项任务是两项重要使命，唯有紧跟时代潮流，全面推进本单位信息化的建设工作，尽早实现财务报销的无纸化流程。与此同时，作为一名财务报销一线工作人员，应严格按照国家及单位相关法律法规，执行政策，加强学习，提高自身的业务能力。未来对于这一方面的研究，在实际工作中会继续坚持下去，争取提出一些可行性的建议。