高校推广使用电子发票对策研究

2021-10-09 13:12刘晶淼
商讯·公司金融 2021年22期
关键词:电子发票财务信息化高等学校

作者简介:刘晶淼(1989—),女,汉族,黑龙江双鸭山人,中级会计师,硕士,主要研究方向:事业单位会计、事业单位财务管理。

摘要  随着我国互联网行业的迅速发展,互联网与经济社会各领域的融合成为推动社会发展进步的重要力量,电子发票是“互联网+财税”背景下的新兴产物,与传统纸质发票相比具有诸多优势。文章从电子发票在高校推广使用的意义和优势出发,分析其推广使用面临的问题,提出电子发票在高校如何推广使用的对策,以期加强人们对电子发票的认识,为推动高校财务工作信息化建设提供参考。

关键词  电子发票;高等学校;财务信息化

近年来,我国在互联网技术、产业、应用等方面迅速发展,互联网已成为经济社会发展的重要基础设施和创新要素。2020年初,新冠肺炎疫情对实体经济造成重创,在线医疗、在线教育、云办公等“互联网+传统行业”的新模式成为支撑百姓生活、社会生产的重要力量,信息化办公能力的重要性格外突显。电子发票是“互联网+”背景下的必然产物,也是“互联网+财务”工作的必然趋势,在高校推广使用电子发票能够推进高校财务信息化建设,提高财务工作效率和服务水平,切实提升信息化办公能力,助力高校实现“内涵式发展”目标。本文从电子发票在高校推广使用的意义和优势出发,分析其推广使用面临的问题,并提出电子发票在高校如何应用的对策,以期为推动高校财务工作信息化建设提供参考。

一  电子发票在高校推广使用的意义

随着高校科研经费规模迅速增长,高校科研项目的发票报销量和发票开具量也急剧增加,这对高校财务部门的工作效率提出了更高要求,必须采用信息化手段提高管理水平。与此同时,国家相关部门对高校的财务监管愈发严格,高校经常接受财政部门、审计部门和教育主管部门的检查、巡視,需要频繁调阅各种会计凭证,查阅、复印纸质发票耗费较多人力物力。在这样的情形下,推广使用电子发票能起到较好的节支增效作用。

2015年,国家税务总局组织开发了增值税电子发票系统,自2015年12月1日起在全国全面推行增值税电子普通发票。2020年3月,国家税务总局北京市税务局发布《关于推行区块链电子普通发票有关事项的公告》,决定在北京市开展区块链电子普通发票应用试点。目前,电子发票在电商、电信、零售等行业中已经被广泛使用,高校可以借鉴这些行业中成功应用的经验,逐步上线电子发票的开具和报销。

二  电子发票在高校推广使用的优势

电子发票是在商品流通过程中,以电子数据方式开具、获取、存储和传输的收付款凭证。电子发票与普通纸质发票具有同样的法律效力,但它不需要借助纸质载体,相比传统纸质发票具有诸多优势。

(一)节约运营成本,提高会计工作效率

和传统纸质发票相比,电子发票减少了印制环节,不需要使用油墨和纸张,低碳环保,节约资源,同时,也降低了发票使用的领购、流通、存储成本。当高校财务工作接受各种审计和检查时,电子发票可以很便捷的调用,不需要再对纸质凭证进行抽取、借阅、复印等,极大的节约了人力物力。

(二)完善内部控制,避免发票重复开具

因电子发票具有以电子数据形式存储和传输的特征,使用电子发票有助于施行更加信息化的内部控制措施,更好的实现科研项目收入准确入账的内部控制目标。目前,科研项目立项流程为:项目负责人持立项通知书到财务部门办理立项,会计人员查看立项项目是否已开具发票,如已开具发票,会计人员在计算相关税费后,根据立项通知书进行立项;如未开具发票,项目负责人需到开票人员处按到账金额开具发票,再到会计人员处办理立项。在实际工作中,会计人员查看项目是否已开具发票多数时候是向项目负责人询问,或到开票人员处查询,但因存在项目负责人未能提供准确信息和发票登记信息不完整的情况,在实际工作中会出现发票重复开具的现象,导致学校重复缴纳税金,给学校造成损失,内部控制存在漏洞。

如使用电子发票,可增加一项内部控制措施,规避重复开具发票的风险。具体流程为:在电子发票开具后,开票人员以项目名称命名电子发票版式文件,并上传到电子发票数据库,会计人员在立项时先在数据库中搜索项目名称,如发票已开具,则可搜索到相应的电子发票版式文件,并可打开文档查看发票,验证开票金额与立项金额是否相符,方便会计人员做账。因电子发票具有无需纸质载体的优势,方便传输与共享,可以很便捷的在内部控制流程中增加上述环节,避免发票重复开具,优化科研收入管理流程,实现科研收入准确入账的内部控制目标。

(三)提高服务水平,推进财务工作信息化进程

从纸质发票到电子发票的更迭,是财务信息化发展的必然,在高校建立基于使用电子发票的财务信息化管理模式,可以极大提升高校财务工作的服务水平。在开具纸质发票的模式下,教职工如申请开具发票,需到财务部门专人处开具,如高校使用电子发票,则教职工只需在网上提交开票申请,由财务部门专人开具后发送到相应的电子邮箱即可。在这种模式下,教职工能够更便捷的获取、保管发票,规避纸质发票容易丢失、损坏的风险。

使用电子发票还能促进高校各部门之间数据的及时传递和共享,财务信息使用者可以更便捷的获取信息,并进行统计、分析等相关操作,使高校财务工作更好的服务于教学、科研和管理工作。

三  电子发票在高校推广使用面临的问题

电子发票虽然在电商、电信、零售等行业已被推广普及,但在高校中并没有被广泛推行。相比较企业而言,高校的经费支出类型更加多样化,审核更为复杂、严格,面对的报销群体人数更多,因此电子发票在高校推广使用面临的矛盾也更多,许多高校比较抵触使用电子发票,电子发票在高校中的推广普及面临诸多问题。

(一)安全性问题

发票以电子数据形式存储,会存在被泄漏、篡改、损坏以及病毒侵害等风险。会计核算以凭证为依据,作为会计原始凭证,发票的准确性和完整性至关重要,如电子发票因未能被妥善保管而出现被篡改或损坏等情况,则会破坏会计工作的真实性和可验证性,在实际应用中必须采取相应措施防范这些风险。

猜你喜欢
电子发票财务信息化高等学校
浅谈高校廉洁教育的对策
创新创业教育融入高等学校人才培养体系的实施路径研究
高等学校教学及科研设备政府采购操作实务
浅谈高校宿舍管理与宿舍文化建设
电子发票对会计的影响探讨