小学校园数字化背景下的档案管理模式探究

高国臣

摘要：档案管理工作涉及记录学校发展与收集整理人事材料等，档案也是非常宝贵的材料，所以小学档案管理工作远不是我们看到我的这样简单，学校应当重视发展档案管理。如今，智能化、数字化已经覆盖到教育教学中，那么这又是否能够应用在档案管理中呢？答案是非常肯定的，“数字化”在一定程度上能够创新档案管理模式，提高档案管理员的工作效率，帮助解决档案管理中出现的诸多问题。本文将从小学档案管理模式数字化的必要性与其存在的问题和解决方法展开说明，希望能够为小学档案管理工作数字化提供一些借鉴。

关键词：小学;数字化;档案管理

新时代以来，教育改革不断推进，教育教学工作与互联网的融合大大提升了学生的积极性。而学校管理工作中，也应当发展数字化，结合数字化系统、管理理念将学校档案管理水平提升上去。由此，也能对学校日常应用的电子文档进行管理，做好纸质文档与电子文档的衔接，建立系统化的档案管理模式，促进学校管理水平不断提升。所以，小学档案管理工作发展数字化是非常必要的，学校与相关管理人员应当创新档案管理模式，做好记录学校发展历程的工作。

一、小学档案管理模式数字化的必要性

传统档案收集管理工作是与教育教学管理工作分开的，并且只有在一学期或一学年结束后，档案管理人员才能定期到各班级、教研部门、教研室、教学保障部门、学生管理部门等搜集原始材料，并加工润色后才算编撰完成。这一过程时间跨度较长，会耗费一定的时间成本与人力，来整理和加工原始材料。而档案管理模式数字化后，管理人员就能通过校园网接收文档材料，从而更加便捷、更加快速地完成档案管理工作。由此我们可以看出，档案管理模式数字化是非常必要的，学校应当优化校园网，做好校园网维护工作，保证档案管理工作的顺利进行。

二、校园数字化背景下档案管理模式的存在问题

1.档案材料不准确

数字化档案管理模式能够实现多人共同浏览，大大提升了相关部门的管理效率，提升了档案材料的再利用率，有效减轻档案管理工作人员的工作量。但与此同时，它也存在档案材料不准确的问题。目前，档案管理员可以从校园网中及时获取小部分材料，但是往往这样的材料远达不到档案材料搜集标准，使得档案管理工作未能圆满完成，未能搜集到在真实教育教学中应用的材料。所以，档案材料的准确性非常重要，数字化管理推进过程应当做好这一部分保证工作，从而真实有效记录学校发展，传递学校精神。

在实际档案管理过程中，工作人员应当做好工作计划，配合统一标准完成前期档案材料审核工作，只有符合接受标准的档案才能够通过审核，而储存在学校档案中。针对接收档案标准，工作人员应当明确标准与流程，让学校工作人员、教师、班主任等轻松完成档案放置，并提供准确、有效的信息。之后，档案管理人员应当与参与档案放置的各部门人员做好沟通，保证材料交接过程中材料的准确性和真实性，这样就能够完整的将档案材料归档。所以，档案材料的准确性与真实性切不可在数字化过程中逐渐丢失，只有符合实际情况的材料才是必要收集和做管理的，这是档案管理工作的根本意义所在。

2.档案查阅不便利

目前数字化档案管理并未全面替代纸质档案，所以档案管理工作容易存在漏洞，带来一定的不便利。在实际档案接收与材料搜集过程中，两套档案也对于工作人员和查阅人员造成了一定的不便利影响。对此我们应当完善档案管理工作机制，在数字化发展中保持“数字化”优势，细化各部分工作内容，舍弃不必要的纸质档案，只留存盖章、文件等重要檔案。由此我们可以发现，档案管理过程中存在的不便利问题还是非常严重的，我们应当对症下药，积极完善工作机制，改善这样的基本问题，不能本末倒置。

传统档案在数字化的进程中应当部分舍弃与优化，将纸质档案逐渐更新到电子档案管理系统当中，这样才能够真正实现数字化，保证档案管理水平不断上升。工作人员应当将非必要纸质档案部分拍照、扫描，归档到电子系统中，如盖章材料、签字材料、书本式材料等都可以如此操作，并且之后的档案保存通通按照电子版保留。这样就能够完成数字化档案管理工作，当然工作人员应当学会变通，在条件不允许的极端情况下也可以留存纸质档案，以记录学校发展过程中的精彩时刻与感动时刻。由此就能够解决档案查阅不便利的问题，让大家能够在校园网中同时多人查阅到有效信息，从而对学校有更加全面和丰富的认识。

三、校园数字化背景下档案管理模式的构建

1.模式层次构建

数字化档案需要建设三个层次，第一层网络基础，即完善的校园网支持，全域网络覆盖，及时传送文本资料;第二层网络服务层，即完善网络平台支持，建设数据库，实现网络共联;第三层应用系统支持，即软件系统应用，能够将办公、图书等系统实现互联网共通，从而提高信息传递速率，提升信息资源利用率。由此就能够构建出一体化数字网络档案管理模式，从而实际提升档案管理工作效率，减轻档案管理人员的工作量。

2.模式体系构建

数字化档案需要建设三个体系，第一方面为权限体系，即根据学校的实际情况将原始材料分门别类，完成归档、查阅、检索、整理、利用等权利，以方便后续的管理工作;第二方面为标准体系，即建立档案接收标准体系，形成完整而统一的档案接收标准，规范化储存档案原始材料;第三方面为人员素质体系，即提高小学档案管理人员职业素养，培养系统应用和管理能力，从而提升实际管理水平。由此就能够完善“体系”规划，完整地构建出数字化档案管理模式，让档案材料发挥出实际意义，传承学校文化，传播学校文明，传递学校精神。

结束语

总而言之，数字化管理档案能够节省更多时间成本与人力资源，并且减轻管理人员工作量，提升学生档案管理服务部门水平，传承学校文化，传承学校文明，传递学校精神。虽然目前档案管理工作数字化存在一些问题，但是档案管理人员应当创新工作模式，逐步完善管理系统，让档案管理工作有条不紊的进行。由此才能够解决档案材料不准确、档案查阅不便利等问题，从而更好的记录学校发展历程，提升新时代档案管理工作效率，以数字化、智能化新时代思路提升档案管理水平。

参考文献：

[1]王珊珊.小学档案管理系统的研究与分析[J].黑龙江档案，2018（02）：92.

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