智慧校园背景下档案信息化服务模式研析

◆摘  要：在当前信息化时代背景下，大数据技术在各行各业广泛应用，对我们的工作、生活和思维方式带来了较大的改变，这也使档案信息服务模式发生了较大的变化。对于高校档案管理工作而言，在保证档案信息完整性和真实性的基础上，还需要借助于信息平台研发和利用档案的潜在价值，实现档案信息的高效利用，通过全面提升档案信息服务水平，更好的发挥档案信息在高校发展和社会进步中的重要作用。

◆关键词：信息化;档案信息服务;模式;研析

我国现在已经步入到信息化、网络化时代，智慧校园这一理念是信息化时代背景之下所产生的一种理念，如果能够在高校发展过程中做好信息化建设工作，在日常管理、教学等方面多使用信息化手段，就能够进一步提高档案信息化服务质量，从而促进学校全面发展与进步。在新时代背景之下，高校档案正在成为高校社会主义文化建设的重要组成部分，提升档案管理质量与效率，为高校的各项工作提供有效服务势在必行。因此，在智慧校园背景下，档案管理创新与服务模式变革也迫在眉睫。

一、高校档案馆档案信息化服务模式目前普遍存在的现象

1.缺少档案信息化服务工作意识

目前高校档案管理和服务人员的信息化工作意识还没有得到有效提升，仍停留在传统的档案管理和服务理念中，没有随着信息化时代的到来而发生实质改变，信息化档案管理服务体系还未得到有效的重视。

2.高校档案馆网站信息单一

高校档案馆网站大部分都是介绍档案馆基本情况的，如档案馆馆室介绍、新闻动态、服务指南、归档流程、校史展示、学术在线、下载导航等。这些板块虽然基本上含盖了档案馆的自然和社会功能的发挥，但是却没有细化，会导致一部分教师、学生、社会人士的需求无法得以满足。

3.智能端网页建设滞后

根据目前我国网民数据显示，大部分网民都习惯用手机浏览信息，这就说明手机网民的总数明显大于传统网民数量。由于大部分高校档案馆网站都属于PC版，很少有高校迎合现代人信息采集习惯开辟智能端网页，再加上微信平台微网站等也相对滞后，这些都在一定程度影响了用户使用。

二、高校档案馆信息化服务模式有效拓展的途径

1.树立良好的档案信息服务理念

在当前大数据技术普及应用的形势下，数据管理作为一种先进的管理方式和全新的思维理念，在档案信息服务开展过程中具有极为重要的意义。以用户为中心，树立良好的档案信息服务理念，深入了解档案用户信息需求，全面提升档案信息服务质量，这对于档案信息服务工作的发展具有积极的促进作用。

2.丰富网站内容，优化网页设计

档案馆网站应增加政治、经济、军事、科技等内容，虽然内容增多，影响网站的运行速度，但是可以对网页进行优化，缩短网页跳转时间，以此来提升用户使用舒适度;档案馆网站还要分别建立不同的软件来应对日常服务和特殊服务，比如日常的对外服务可以使用QQ在线咨询，对于需要特殊服务的人群可以设立智能语音服务体系，这样不同的使用者只需找到自己关注点就会有相应的答案;档案馆网站上还可以提供各类档案的办理流程，可以接受一些在线办理的业务，例如本校毕业生证明材料的开具等。

3.建设智能端网站

高校档案馆要积极地采集用户信息，分析构建智能端网站的可行性，若是条件允许可以积极地联合第三方机构来设计网站，以方便用户浏览，提升网站的知明度和利用率。一般高校网站都具有导航的简洁性、后台服务的迅捷性，很受用户的喜欢。

4.创新档案服务模式

在网络高度发达的当今社会，高校档案馆可以建立档案服务网络平台、档案服务微信公众号以及专门的微博等，通过使用这些新兴的网络社交软件进行服务形式的创新，这样的线上方式肯定能够得到校内的广大师生及社会人士的喜欢，这样的线上服务趋势将会成为今后档案服务工作发展的必然趋势。档案管理部门要及时地在相关的网络平台之上完善档案信息，及时完善和更新档案部门中最新收录的档案资料。档案管理部门还可以利用网络平台为用户提供自助服务，比如自助查询、自助检索等等，让广大师生和社会人士实现线上档案资料查询。高校档案服务也应该建设一个独一无二的平台以此平台为用户进行个性化服务，以微博为例，微博实名制用户每人都只能有一个账号，高校档案馆可以通过互联网等形式为用户提供多种形式的档案信息服务，多方位提高高校档案服务质量。

5.成为高校学术交流中心

高校档案馆每年收集整理全校师生教学、科研等档案材料，整理了全校师生的学术成果，而这一部分档案材料一般没有充分提炼与挖掘利用。在档案信息化背景下，高校档案馆应从学术交流的角度出发，利用档案管理系统和网络管理技术打造一个线上的学术交流平台，将可公开的学术前沿成果通过纸质档案转换成电子档案直接挂接在档案管理系统中，利用学术平台上及时发布最新学术资料，让高校师生及广大社会人士全面了解最新学术动态，并使之服务于社会。

在信息化时代，通过全面提升档案信息服务水平，促进高校档案信息化管理水平提高是大势所趋。如今我国的高等教育事业备受关注，作为高等学校传播文明的知识者之一的档案馆也应勇挑重担，积极借助相关技术开展档案管理创新及服务模式变革，提升档案管理质量，更好地为信息时代的使用者的服务。

参考文献

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[2]邱立.信息化背景下高校档案服务策略研究[J].办公室业务，2020（10）：156+162.

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[4]孔明月.大數据环境下的档案信息服务创新研究[J].档案天地，2019（06）：39-41，18.

作者简介

陈慧（1973-），女，汉族，籍贯湖北公安，本科，湖北中医药大学档案馆副研究馆员，研究方向为档案学、高校档案研究、档案资源开发利用等。

课题项目：湖北省高校档案学会档案科研项目：智慧校园背景下高校档案信息化研究，HGD2019-13。