新时代事业单位档案管理工作探究

任毅

摘要：档案管理工作是事业单位一项重要的基础性工作，是提高事业单位工作质量和工作效率的必要保障。进一步提升事业单位档案管理水平，全面加强信息服务供给能力是顺应时代发展的必然要求。目前，部分事业单位的档案管理模式已逐步落后于时代发展要求，需采取有效措施，進一步优化档案管理模式，提高档案管理质量，充分发挥其信息服务功能，更好服务社会经济发展。

关键词：新时代;事业单位;档案管理;工作探究

引言

在事业单位管理工作中，档案管理占据着较重要的位置。作为事业单位管理工作岗位的基本工作，档案通常会记录此事业单位的成长过程，是精确分析事业单位成长能力，评价人才培养效率、发展潜力的重要标志。因此，档案管理工作效率的强弱将直接决定着其它部门工作的品质。通过事业单位内部档案资料的扩大，档案管理员的工作量也随之增大，一些问题也就凸显出来，主要表现为对档案管理不够注重、管理工作者的技能较弱、档案管理体制不完善、档案管理的现代电子信息程度不高等方面。随着社会的发展，事业单位应该更加注重档案管理人员的技能提升，确保档案管理效率的上升，使之更好地带领其他部门的成长，更好的适应时代的要求，充分发挥事业单位公共服务性，满足社会需求。

一、当前事业单位档案管理工作存在的主要问题

1.1事业单位档案检索和使用效率不高

部分事业单位档案检索效率不高。档案检索效率与档案利用效率息息相关，如果检索效率低，势必会影响档案利用效率。之所以出现档案检索效率低的问题，就在于事业单位对档案管理重视不足，没有给档案管理部门配备足够的软硬件设施和先进的信息技术，致使档案管理工作虽然进行了信息化建设，但并没有达到预期效果，特别是很多设备很难满足现代检索技术的需要，在很大程度上降低了档案检索效率。同时，事业单位档案使用效率低下。事业单位保存的大量档案信息资源，能够在经济社会发展中发挥重要作用，但部分单位还存在“重管理、轻开发”思想，对档案信息资源开发重视不足，限制了档案信息资源的使用效率。

1.2档案管理信息化程度不高

现代化信息技术领域的进步，引起了各个领域工作方式的变化，各单位都在逐步采用现代化要素，但对信息技术的应用却进展缓慢。有的单位在日常工作中不使用计算机，在档案管理数字化、信息化发展过程中，如果没有充分利用计算机，就不可能创造提高信息化水平的基本条件。一方面，相关的信息和信息设备并不适合系统开发，系统访问受到严格限制，如果访问人数偏多，就会造成卡顿，甚至出现瘫痪;而另一方面就是事业单位缺乏相应的现代化技术支持，现代化意识不强，直接导致了档案管理工作的低效和落后。

二、新时代事业单位档案管理工作探究

2.1规范完善档案管理机制

档案管理的烦琐性、复杂性决定了从业者必须持续优化完善档案管理机制，进行严格、有序的规范化管理。事业单位在档案日常管理过程中，一定要注重管理的流程化、规范化、制度化，及时制修订相关档案管理制度办法，明确纸质档案、电子档案各自的管理方式，从档案的收集、整理、归档、管理、利用等各环节对相关管理人员的操作提出具体要求，做好档案管理中间各环节的衔接，形成纸质档案、电子档案双重闭关管理。此外，在优化档案管理机制中应坚持以服务社会发展为导向的原则，树立档案“大数据”观，重点提升档案的“大服务”能力，避免档案闲置在库房，最大限度将非涉密档案进行数字化处理，并上传线上公之于众，供需要者随时阅览使用，以真正发挥档案的信息服务作用。

2.2开展档案技能培训，强化档案管理的监督

基于事业单位档案管理工作的革新与完善，需要从档案管理人员入手，开展好档案管理的专业技能培训，强化档案管理的监督。例如：基于事业单位档案数字化建设的实际需求，在组织内部开展关于档案管理的信息技术培训，使得档案管理人员掌握到信息技术与新的档案管理手段，同时增强档案管理人员的信息素养。一方面，事业单位要为档案管理人员搭建起信息技术学习平台，必要情况下与其他机构或组织进行合作，联合对事业单位档案管理人员的信息技术素养与能力进行培训。另一方面，事业单位档案管理人员个人要增强档案管理意识，充分的认识到档案管理工作的重要性。为了强化档案管理人员的工作意识与责任心，事业单位需要根据档案管理工作的开展需要，进一步建立建全档案管理的监督机制，将问责与监管落实到每一个档案管理人员身上，对档案管理人员的工作绩效进行定期或突击的考察，从而强化档案管理人员的工作意识，使得事业单位档案管理越发规范化、标准化，推动事业单位档案管理工作的长效开展。

2.3提升档案管理信息化水平

随着信息技术的日益普及和向各部门的发展渗透，任何单位和个人都无法在广大社会团体中独立工作，组织内档案管理也无法适应现代化成长的需求，管理中的出错率高、任务量大、品质差、办公效率低等现象越来越明显，电子信息化的管理方式还有待加强。就档案管理而言，需要投入大量的资源，建立目标档案管理系统，使管理中的工作内容转变为电子数据进行储存，以提高档案管理及检索的效率，避免过度修改纸质文件而对档案造成的损害，推行档案管理系统，将极大地提高资源利用率，减少资源浪费，提高档案管理的针对性。事业单位应根据自身发展的实际需要，结合各部门档案管理工作的需要，广泛开展调研，在合理的预算条件下，引进先进的现代化管理类设施，为档案管理能力的提升奠定基础。

结束语：

总而言之事档案管理工作对事业单位的稳定发展具有重要意义，在人事考核、人力资源优化中都起着重要作用。在当前我国经济发展进入全新阶段的背景下，事业单位内部改革工作也在深入推进。在人事档案管理工作中存在的各种问题，需要有关人员创新管理办法，转变思想观念，提升自身素质，积极引进先进技术，提升档案管理水平，推动事业单位的稳定发展。

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