业务流程生命周期和文档生命周期交互的文档管理研究

李喆 任琳琳 陈莹

摘  要：通过业务流程生命周期和文档生命周期（下称“双周期”）交互的全程视角探究业务流程管理和文档管理交互关系的本质。首先从业务流程管理和文档管理两方面分析企业文档管理的现状并提出“双周期”交互的理念，明确“双周期”概念并阐述“双周期”交互的内涵。再次探讨“双周期”交互的实质，并从业务数据和文档信息的层面将“双周期”的交互关系具象化。最后提出相应的文档管理方法，以期为企业“文档—业务”交融管理提供借鉴。

关键词：文档生命周期;业务流程生命周期;文档管理;业务流程管理;企业文档

Abstract： This paper explores the nature of the interaction between business process management and document management from the perspective of the whole interaction between business process lifecycle and document lifecycle （hereinafter referred to as 'double cycle'）.Firstly， the paper analyzes the present situation of enterprise document management from two aspects of business process management and document management and puts forward the concept of' double cycle' interaction， clarifies the concept of double cycle and elaborates the connotation of 'double cycle' interaction. Secondly， The essence of the 'Double cycle' interaction is discussed and the 'double cycle' interaction relationship is embodied from the level of business data and document information. Finally， the paper puts forward the corresponding document management method， in order to provide reference for the 'document-business' integration management of enterprises.

Keywords： Records lifecycle business process lifecycle records management business process management; Enterprise document

市場需求的多变和企业发展战略的调整要求企业不断提升自身价值，而业务流程作为企业运行的脉络，直接决定企业的作业逻辑;业务流程运行是否通畅、快捷则直接关系到企业运行的效率和效益。[1]因而企业需要持续关注并优化业务流程，以更好地协调各业务伙伴关系、提升对顾客需求的响应能力。完整的业务流程管理应包括流程建模、流程实施、流程评价和流程改善等几个阶段，它们相互依存、相互联系，共同构成了流程管理的完整生命周期。[2]同时，企业业务流程管理实质上是信息流、物流、资金流和一系列相互关联的活动的集合，而信息流的作用则体现为对业务流程中资源的执行和控制。[3]文件、档案作为信息流的载体贯穿于企业业务流程的全过程管理，是支撑企业开展业务的重要依据，形容文档为“业务活动的血液”恰如其分。[4]

在信息和数据爆炸的时代，企业逐渐认识到文档管理的重要性，改变了文档人员“只是扮演保管者角色”的固有印象，并从文档着手进行信息分析和信息挖掘，帮助企业明晰市场发展动向，提取其中隐含的有用信息和知识以应用于企业的业务活动开展。因而进行文档管理与业务管理的交融、发挥文档对企业业务的支持作用逐渐成为学者研究的重点，如构建业务系统与档案管理系统的归档集成框架[5]、实现数字环境中文件管理系统与企业内容管理系统相结合[6]、建立业务分类方案和后端存储系统相结合的文件存储库模型[7]等。然而现有研究对于二者的关系缺乏从全程观，即文档生命周期和业务流程生命周期的视角研究。

“全程管理”在文件管理领域是由何嘉荪、傅荣校等为代表的学者提出来的管理观念，强调文件从产生到永久保存或销毁的整个生命周期的全过程管理。[8][9]根据“全程管理”的理念，笔者认为“全程观”可拓展至其他具有生命周期性的管理过程，如业务流程生命周期的管理。本文从“全程观”的视角出发，尝试探究“双周期”间的交互，并将其具化为业务数据流和文档信息流之间的交互，旨在探究业务流程管理和文档管理交互关系的本质，并在此基础上提出基于全程观的企业文档管理性方法。

1 企业文档管理现状分析

在企业中，由于不直接创造价值，文档管理部门往往只作为非主流的功能性部门存在，甚至多数企业未设单独的文档部门，而将文档管理的工作依次分布于文档各形成部门，仅有少部分企业如核电企业设有专门的文档信息处，并进行文档管理与业务管理交融的实践。本文将企业文档管理方面存在的不足归纳如下。

1.1 企业业务流程管理较少重视文档连续管理。企业业务流程管理在业务流程的建立和规范的基础上，主要聚焦于业务流程优化和业务流程重组两个方面。[10][11]

但是，企业业务流程优化和重组的相关实践较少提到对文档资源的系统开发和利用，同时缺乏对文档进行全过程的连续管理，导致企业文档管理难以按照其全生命周期的正常规律开展。在企业管理中，虽然业务系统较为重视文件资源，[12]却忽略了文档管理对业务流程管理的支持作用。

1.2 企业文档生命周期管理未延展至业务前端。近年来，企业逐渐重视文档管理在业务流程中的作用，并引入“文档全生命周期”的思想。[13]然而，囿于业务主导，企业“业务文档化”思维仍未转变。[14]因此，企业未将文档生命周期管理深入企业业务前端，未对业务文档信息进行数据分析和挖掘并以此为依据调整业务活动，“文档业务化”[15]模式尚未形成。

2 理念提出：基于全程观的“双周期”交互

“双周期”并不是对两周期名词概念的简单合并，而是探索文档生命周期和业务流程生命周期之间的交互关系。对于业务流程管理来说，能更好地分析和挖掘业务数据以指导业务流程的优化与重组;对文档管理来说，能更好地以业务流程为导向，发挥对业务的原动力作用。

2.1 业务流程生命周期和文档生命周期的概念

2.1.1 业务流程生命周期。与产品的一生需经历调研、设计、工艺、制造、销售、维修、报废等多阶段类似，业务流程也具有鲜明的阶段性特点。[16][17]这些特点包括识别需求、设计流程、执行并优化流程、流程重组，[18]或流程设计、建模、实施到流程评价和优化等。[19]本文从时间角度将业务流程划分为识别需求阶段、设计流程阶段、执行流程阶段、流程优化阶段和流程重组阶段五个全生命周期过程，并将它称为业务流程生命周期（Business Process Life Cycle，BPLC）。[20]

2.1.2 文档生命周期。文件生命周期理论是档案学的基础性理论，国内外学者对“文件生命周期”的概念界定基本一致，指的是文件从产生直至因丧失作用而被销毁或者因具有长远历史价值而被档案馆永久保存的整体运动过程，并有明显的阶段性特征。[21]澳大利亚档案学者弗兰克·阿普沃德等人对此提出文件连续体的概念。[22]在文件生命周期理论和文件连续体理论的基础上，文档一体化管理成为现代企业重要的文档管理理念与方法。

本文以此为基础，提出新环境下“文档生命周期”的概念，强调两点内容：一是文档现行阶段、半现行阶段和非现行阶段的阶段边界模糊性;二是对文档生命运动的不同时间里所采取的捕获、保管、处置、利用和保存等行动的阶段劃分模糊性和此类行动的文档生命周期代表性。

2.2 业务流程生命周期和文档生命周期的交互。从“双周期”间的关系上看，文档的全程管理强调的是自文件产生之初将其捕获、保管、处置、利用等工作环节有机联系在一起，实现从产生到永久保存或销毁的整个生命周期的管理。[23]业务的全程管理则是指把业务无缝衔接起来，使各部门协同办公，保障主体信息在空间和时间上的完整性和延续性，实现业务的一体化管理。[24]

“双周期”交互的核心思想是从全程观的角度，即业务流程生命周期和文档生命周期的视角出发，以企业业务为导向，调整文档管理与业务管理相适应。

首先，全程观视角要求以业务流程生命周期为主线，关注各业务流程的阶段特点，在识别需求阶段以业务目标为导向了解流程设计考虑因素，设计流程阶段明确资源消耗、功能设计和数据支持，执行流程阶段记录流程运行实例，流程优化阶段诊断并解决流程问题，流程重组阶段参考流程知识数据完成流程再造，并及时生成业务流程图。[25]

其次，由于企业文档数据资源往往伴随企业业务活动产生，企业的业务过程对于企业的文档管理至关重要，全程观视角要求企业文档管理人员明晰企业各业务流程图，进而以此为依据绘制并定期修改“数据流程图”，以调整“数据流程图”与企业业务活动变化相适应，从而保证文档人员能够了解并反映企业业务活动开展的实际情况。[26]

最后，全程观视角要求以文档生命周期为业务节点，一方面在业务活动开展之初预估数据流的流转环节，在业务活动开展过程中验证并捕捉业务数据流的流转环节，为业务数据流固化为文档信息流作路径参考;另一方面文档在完成生命周期的流转后，应发挥其业务节点的作用，即承载其产生、修改、提交、转换等流转过程中的版本控制、访问权限、技术背景等过程性记录，更好地为企业业务活动的开展提供信息参考作用，从而提升企业业务的敏捷性。[27]

总的来说，要使文档管理以业务为导向，发挥业务数据对业务活动的能动作用，需要业务管理和文档管理的统筹配合，并从生命周期的全程角度出发，在业务流程管理中考虑文档的连续管理，同时将文档生命周期管理延展至业务前端，如图1所示。

3 关系构建：“双周期”中业务数据和文件要素的交互

3.1 理论支撑：业务数据与文件三要素。根据DIKW模型，文档所承载的信息流为数据与其背景相结合的产物。[28]从业务的角度来看，其本质是数据流。随着企业数字化进程的加快，企业的各业务环节产生的产品数据、财务数据、客户数据、销售数据等各类数据不断流动形成数据流。

从文档的角度来看，其本质是信息流。“文件组成三要素说”认为，文件是由内容、结构和背景组成的。 [29]以“文件三要素说”为基础的文档管理在新时代背景下仍然具有旺盛的生命力，如业务文件的“内容、结构、和背景”三要素便是特定业务场景下业务数据、业务活动和业务目标的有机结合。[30]

如图2所示，以企业销售业务为例，其中的发货数据如收货单位、运输方式、付费方式等应与相应的销售业务场景，包括销售业务目标、销售业务具体活动等结合起来，即通过文档将销售业务数据固化，以特定的信息结构使业务数据以信息流的方式不断流转。

3.2 企业业务数据与文件三要素的交互。大数据时代背景下，企业业务执行过程中对信息处理的数字化、共享和交互的要求越来越高，海量数据的生成导致文件存储难度加大，部分学者聚焦于构成文件的数据，而不是文件本身。然而，数据是从机器的角度出发，注重机器处理的便利性;文件是从人的角度出发，注重人的接收性，而业务活动中直接产生的数据流是难以直接面向人使用的。[31]业务管理同时涉及人和机器两个主体，不仅面向自动化系统，而且离不开人的推动和指引。因此，需要将业务数据与特定的业务场景结合起来，从而使以文件为载体的信息流带动企业系统内物料、资金的有序和高效流动，提高业务活动的开展效率。

3.2.1 从业务数据到文件信息。“从业务数据到文件信息”的必要性体现在数据与背景和结构关联的重要性上。将业务数据与其产生背景和展现形式相结合，不仅有利于固化业务流程的开展和优化成果，[32]还将保证数据的真实性和完整性，为接下来的活动开展提供依据。

“从业务数据到文件信息”不同于传统电子文件管理系统中的“业务文档化”过程，即“以文件形式简单地记录业务活动”，新环境下“从业务数据到文件信息”的特点体现为以下两个方面。一是记录范围发生变化，过去企业中各个部门的业务文档记录通常从本部门工作的开展角度出发，然而业务部门与文档部门的打通要求业务文档记录不仅考虑本部门活动的开展，还要考虑与其他部门的协作。二是记录内容发生变化，不仅包括业务活动发生的事实结果记录，还要对业务数据进行多元分析，从多个角度解读业务开展的事实过程，以形成过程性记录，[33]并且在捕获文件信息内容的同时获取文件形成与使用的背景信息等支持性元数据，以保持二者间的有机关联。

3.2.2 从文件信息到业务流程。“从文件信息到业务流程”的必要性体现在企业业务开展的连续性上。一方面，业务活动的进行離不开数据信息的指导。企业业务运转可分为“流程之中”的运转和“流程之间”的运转，[34]具体业务活动的开展由不同主体进行，而文件作为业务信息的载体由不同主体调用，流转于各个业务流程阶段中，保证了业务活动的关联性和连续性。另一方面，如果说“从业务数据到文件信息”强调的是文件对事实数据进行固化形成过程性和结果性信息，那么“从文件信息到业务流程”则不只是有利于人们结合情境对信息进行准确的解读，更重要的是对文件信息进行二次加工和挖掘，以捕捉文件信息中的规律，反哺业务活动的开展，形成业务数据的价值闭环。[35]

因此，固化的文件信息作为可信任的资源在业务“流程之中”和业务“流程之间”运转，为业务活动的开展提供有效支撑，[36]并从业务运营的角度强调文件信息对业务的浸透。业务数据与文件信息的交互关系如图3所示。

4 实现方式：以“双周期”交互为核心的文档管理思路

本研究提出的文档管理实现方式并非指技术性手段，而是指以文档管理部门为主体所进行的文档管理活动所需要的管理性方法。文档管理分布于企业各业务部门和文档管理机构，在企业业务流程的基础上，明确企业业务数据流，实现“双周期”交互的文档管理需要相应的管理思想和管理方法的支持。

4.1 以业务为导向的文档管理。从文档的全生命周期的视角来看，以业务为导向的文档管理的关键在于文档关键管理活动中各业务部门的参与。第一，文档产生前的标准制度规定。为保证各模块做到统一制度、分级管理和人员管理文档的一致性，企业在进行文档管理制度的顶层规划、编写和发布的过程中，需要将为企业各项业务活动提供信息服务作为其终极目标和制定前提，以保证使文件的形成和管理有章可循。[37]第二，文档管理过程中的内容鉴定。在开展文档内容鉴定工作时，立足于文件产生的原因，从而克服鉴定过程中的主观性、增强鉴定过程的客观性;鉴定工作小组应由文件形成者、业务人员和文档管理人员三方的参与，使企业文档管理活动尊重企业业务活动的实际特点，真正贴近企业业务的真实需求。[38]最后，文件归档时，建立跨部门的协同工作组。在领导体制和具体实施两个层面上确定归档工作的具体权责，包括协调各参与方的合作关系、推进文件归档工作，针对不同业务部门梳理业务流程及文件形成情况、制订归档方案、实施归档工作等。[39]标准制定、内容鉴定、文件归档等关键管理活动将保证文档在现行阶段、半现行阶段和非现行阶段的有效管理。

4.2 嵌入业务的文档管理机制。从“文档-业务”融合的角度来看，在业务系统设计阶段同时建设文件管理系统是将文档管理嵌入业务管理中行之有效的方法。一方面，将文档管理嵌入业务管理有助于将文档的捕获、处置等管理活动提前到业务系统设计阶段进行研究和开展，从而使得文档借助系统的业务组件实现自动化处理。[40]另一方面，将文档管理嵌入业务管理有利于从业务系统设计阶段就明确文档的分类组织，文档分类是指在文档管理活动中依据分类体系中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对业务活动和文件进行的系统标识和整理，[41]文档分类“并不仅是为了描述文件的内容或者便于检索，其根本目的在于维护文件与产生文件的业务活动之间的关联，将文件置于业务活动背景之中，使得一组相关联的文件能够重现产生文件的业务活动之间的关联”。[42]文件分类方案应建立在对企业业务流程分析的基础上，即在分类时就综合考虑文档生成的业务背景、业务目标和业务活动，以维护业务活动中形成的文件之间的有机关联，便于文件在业务开展过程中被更好地理解、管理和查找，从而不仅发挥文档的记录性作用，同时嵌入业务的文档管理机制将更好地发挥文档对业务的参考和反哺作用。

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（作者单位：李喆、陈莹，福建福清核电有限公司;任琳琳，中国人民大学信息资源管理学院 来稿日期：2021-05-13）