科技档案按“件”整理问题探究

吕琳

摘  要：本文分析了科技档案按“卷”整理的弊端，对在档案信息化和文书档案整理改革成功背景下，科技档案按“件”整理的可行性、意义等问题进行探究。

关键词：科技档案;整理方法;取消组卷;按“件”整理;档案业务

Abstract： This paper analyzes the disadvantages of sorting scientific and technological Archives by 'Volume'， and probes into the feasibility and significance of sorting scientific and technological Archives by 'piece' under the background of archival informatization and the successful reform of document archival sorting.

Keywords： Science and technology archives; Sorting method; Ungroup the volume; Sorting by 'pieces'; Archival business

档案工作中，纸质档案，通常指文书、科技、会计、人事这几类档案。目前这几种档案的整理方法，文书档案按“件”整理，不组卷，不拟写案卷题名。科技、会计、人事档案都按“卷”整理，要组卷，要拟写案卷题名。会计档案和人事档案的组卷都比较简单，在平时的业务工作中就已经很自然地组成案卷装订了，案卷题名拟写也很简单，会计档案按业务核算材料的种类组卷，案卷题名很清楚明了，人事档案按“人”组卷，人名就是案卷题名。相比而言，科技档案的案卷整理就麻烦得多，要对归档科技文件材料重新排列組合后组卷，还要拟写案卷题名。

1 科技档案按“卷”整理的弊端

1.1 按“卷”整理费时费力效果不好。科技档案的整理是按《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），科技档案的保管单位是“案卷”，科技档案的整理要“组卷”，组卷时要按照一定的原则、要求和方法，把互有联系的若干科技文件材料组合而成“案卷”，并要按一定的要求拟写“案卷题名”。案卷题名是手工管理阶段非常重要的一种检索手段，案卷题名拟写质量的高低将直接影响到档案的开发利用，决定着档案检索查全率和查准率的高低。拟写案卷题名时应当用简明、概括的文字将卷内最基本、最主要的内容揭示出来，对卷内文件材料内容高度概括。拟写“案卷题名”绝对是个技术活，要想拟写好案卷题名是需要一定的专业技能和工作经验及概括能力的，而且组卷水平的高低，对案卷题名的拟写也有直接影响。对大部分专职档案工作人员来说，这都是非常耗费时间和精力的，是档案整理工作中的重点和难点。而实际工作中，档案人员更换比较频繁，档案专业知识比较欠缺，档案职场新人和兼职档案人员占档案人员中的很大一部分，他们对组卷和拟写案卷题名更是不得其中要领，组卷不合理，拟写的案卷题名大多时候也只是卷内文件材料的罗列或关键字的简单堆砌，并不是对其内容的高度概括和总结提炼，这样的案卷题名对档案的检索起不到任何作用，达不到拟写案卷题名的目的。对他们来说，只不过是完成了档案整理工作中的一项任务而已，没有多大实际意义。

1.2 信息化使案卷题名失去检索功能。案卷目录是登录案卷题名、档号、保管期限及其他特征，并按案卷号次序排列的档案目录。手工检索时代，查找文件要先从目录条目数量相对较少的案卷目录查找到相关的案卷，再从这些案卷的卷内文件目录查找具体文件，案卷目录有不可替代的作用，彼时案卷题名具有非常重要的检索功能。而在信息化条件下，档案的检索不再局限于档案目录条目数量的多少，目录条目数量多少不会影响档案检索的速度和准确度，相反，案卷题名由于拟写时的主观性强和概括不准确而会对档案的查全率、查准率有很大的影响，因此档案检索都是直接在文件库查找需要文件的相关信息，不再先从案卷库里去查找，信息时代案卷题名失去了其检索功能。

1.3 按“卷”整理不利于档案信息化。科技档案按“卷”整理，会增加档案信息化的建数据库和信息录入工作程序，加大工作量。按“卷”整理时，不但要在档案管理信息系统里多建案卷库、多输入案卷库信息、设置案卷目录格式和打印案卷目录，而且还要在系统上归档时建立案卷库和卷内文件库之间的关联，工作程序多且复杂，比按“件”整理时，只建文件库麻烦得多，增加很多不必要的劳动，牵扯档案人员很多精力，对档案工作也并无益处。

2 科技档案按“件”整理的可行性研究

2.1 科技档案与文书档案形式的相似性。文书档案采用“文件级”整理的实践，大大减轻了档案人员的劳动，让广大档案工作者切实感受到了按“件”整理的便利。科技档案在内容形式、载体形态等各方面与文书档案有诸多相似之处，有时甚至是因为分类方法的不同，相同的文件从“文书档案”摇身一变成为“科技档案”。比如1991年以来，国家档案局进行档案分类改革，好多单位分类方法从“组织机构分类法”改为“问题分类法”。以按“问题分类法”中“设备管理类文件”的分类整理为例，分类方法改变之后，设备管理类文件的分类就从原来的“设备管理部门”（文书档案）变身为“设备管理类”（科技档案）。文件还是那个文件，只是因分类方法不同，前后有了完全不同的“命运”，要按完全不同的整理方法来整理。笔者认为科技档案和文书档案在内容形式上本无多大区别，不用刻意人为地认定其为文书档案就得按“件”整理，认定其为科技档案就得按“卷”整理。建议对科技档案与文书档案不要有过多界限，各自概念（区分文书档案、科技档案）也相对弱化，都作为归档文件来对待，对科技档案也采用按“件”整理的方法，不用再组卷，不用再拟写案卷题名，不用再编制案卷目录、卷内目录，只用编制归档文件目录，按文件级来整理。

2.2 “件”装订为按“件”整理提供了基础。科技档案案卷装订方式规定“案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订”。由于科技档案卷内文件材料的特殊性，有文件、图纸、说明书、合格证等，文件材料的规格不很整齐划一，目前多数单位采用的是以“件”为单位的装订方式，跟文书档案的按“件”整理类似，只是多了个“案卷题名”，这为科技档案按“件”整理提供了基础和可能。

2.3 科技档案整理文书化，呼唤按“件”整理推行。前文已述，“问题分类法”的实施，使原来属于文书档案的科技管理性文件材料变身成了科技档案，要按科技档案的整理方法来整理，要组卷，要拟案卷题名，这对尝到了文书档案按“件”整理甜头的部分檔案人员来说，无疑是不情愿的，尤其是一些管理性文件居多的单位，档案人员为了不按科技档案整理方法来整理这些文件，就硬生生地把这些文件分到文书档案某个类里面，以求更简便地按“件”整理，从而又造成分类的混乱。要改变这种状况，最好的办法就是推行科技档案按“件”整理。

3 科技档案按“件”整理的意义

3.1 有利于电子文件的自动归档。信息化程度的不断推进，单位各个部门都用上了信息化系统，产生了愈来愈多的电子文件，档案信息化工作的开展，很多单位都用上了档案管理系统，档案管理系统如何与其他系统实现无缝对接，使各个系统产生的电子文件实现自动归档，是必须解决的问题。从信息技术上来说，这不是难题，问题出在电子文件自动归档时的档案化处理上。虽然大部分档案管理软件有自动归档、自动组卷的功能，但由于组卷标准的难以把握，档案整理要求的种种限制，往往成为制约电子文件自动归档、自动组卷的瓶颈，使电子文件自动归档功能几乎不能实现。即便使用自动归档功能，为使档案整理更规范，也常常需要自动归档、自动组卷后的大量人工劳动来修整，反而得不偿失，更费时间，最终只得放弃较为死板的现代技术手段，改用人工组卷。如果取消了档案组卷，按“件”整理，电子文件自动归档的标准就简化了许多，只用在归档前设定文件的分类号和保管期限（这对产生电子文件的业务部门来说就容易多了），即可完成电子文件的自动归档，并生成不同类别、保管期限内文件的顺序号（件号）。

3.2 有利于推行业务部门立卷制度。从1956年国务院《关于加强国家档案工作的规定》提出“文书处理部门立卷”开始，此后的《机关档案工作条例》《企业档案管理规定》《企业档案工作规范》等无一不明文规定，各单位应该施行“文书处理部门或业务部门立卷”。但现实情况是，除会计、人事档案能落实业务部门立卷制度外，其他档案均没能真正落实。究其原因，笔者认为还是会计、人事档案的组卷整理简单，而文书、科技等档案的分类、组卷等整理要求较难把握，业务部门兼职档案人员难以完成立卷工作。如果科技档案也按“件”整理，就会大大降低整理工作的难度，利于业务部门立卷制度的推行。

3.3 有利于发挥档案工作的作用。党和国家重视与发展档案事业，花费大量人力物力财力保存档案，其根本目的是为了满足现实利用需求和社会长远利用需要。没有档案利用工作，档案工作与档案事业就不会产生，更不会得到发展。做好利用工作是档案部门和档案工作者的首要任务。现实工作中，如果档案人员把大部分的时间和精力放在档案的整理上，档案的开发利用工作就会受到削弱，这偏离了档案工作的重心和根本方向，从某种意义上说，档案人员干了产生文件的业务部门应该干的工作，而忽略了自己的本职工作，致使档案工作和档案人员在单位中多处于“无为而无位”的尴尬境地。不组卷按“件”整理，可以简化整理工作的内容和程序，可以让档案工作人员从繁杂的整理事务中解脱出来，把更多的精力放到强化收集、细化检索、深化利用、开拓编研等更有意义的工作上来。把有限的时间和精力放到档案收集和开发利用工作中去，大力开发档案信息资源，开展多种形式的档案利用服务，围绕单位中心工作提供更多可供领导决策的信息，最大限度地发挥档案工作和档案人员的作用。

3.4 有利于档案整理业务规范化。上文已阐述科技档案与文书档案有诸多相似，但整理要求却各成体系，有很多的不同，从整理单位、档案装具、目录格式到档号章样式等很多细节都各不相同。档案人员流动性大、兼职人员多，整理标准掌握不好，这些整理方法的不同，往往让他们混淆不清，致使档案整理业务极不规范。如果科技档案也按“件”整理，与文书档案整理方法一致，既简单，又统一，档案人员更容易掌握，就会从客观上促进档案整理业务更加规范。

（作者单位：平顶山市残疾人就业服务中心 来稿日期：2021-06-18）