高校人事档案的价值及风险管理策略

谢慧婷

摘  要：本文简要阐述了高校人事档案价值：凭证法律价值、学术能力参考价值、社会价值、反映高校教职工成长过程、评价教职工工作能力、保存科研资料等;提出了高校人事档案风险管理措施：风险识别、风险防范等，以此构建安全化高校人事档案管理体系，展现高校人事档案应用价值，提升高校人事档案风险防护能力，为高校人事管理助力。

关键词：档案收集;科研资料;人事档案;风险管理;风险识别

Abstract： This article briefly describes the value of university personnel files： the legal value of vouchers， academic ability reference value， social value， reflecting the growth process of faculty and staff in universities， evaluating faculty and staff work ability， preservation of scientific research data， etc.; puts forward the risk management measures of university personnel files： Risk identification， risk prevention， etc.， in order to build a secure university personnel file management system， show the application value of university personnel files， enhance the risk protection capability of university personnel files， and assist in university personnel management.

Keywords： Archive collection; Scientific research materials; Personnel archives; Risk management; Risk identification

1 高校人事檔案的内涵及其价值

人事档案资料，生成于人事活动中，在高校组织审查后给予认可，档案中所记录的内容，能够反映所记录人员的才能，分别从文档、音频、影像、图片等形式，形成档案资料。

高校人事档案具有较高的凭证价值，此种价值具有一定法律效用，在社会组织中能够形成现实效用。高校人事档案在形成期间，含有较为丰富的内容，比如高校管理人员对基层职工实施工作考核、绩效评价时，所获得的多项内容档案资料。在组织多方管理人士给予认可的过程中，对记录人员的成长经历、工作能力、思想品质予以客观记录。[1]以高校人事档案内容组成方面观之，高校人事档案包括被记录人员的档案资料。

现阶段，高校人事档案资料，应开展有效的管理工作，加强风险问题防护，提升档案管理有效性，挖掘档案资料的内在价值，展现档案管理工作的重要意义。

第一，真实反映高校教职工成长过程。高校教师职工的个人档案中，从教师任职完成档案建设，记录了教师任职后的工作情况，是各类原始数据的生成资料。在教职工教学期间，针对教师教学业绩、教师个人技能成长等信息，均以档案形式记载在教职工个人档案中，作为教师教学能力的合法凭证。人才作为高校人事管理的关键条件，在人才选用期间，可结合人事档案信息，完成对应人才的选择，为高校合作单位增加原动力。以社会视角观之，在人事档案查阅期间，能够从中获取人才成长的过程，为人才资源开发建设提供参考依据，有助于提升社会生产力。

第二，有助于客观评价教职工工作能力。高校教职工个人档案信息，包括个人教学考核、阶段性教学奖惩、岗位聘任、学生考核成绩等资料，含有一定数量的教职工教学信息，为评价教师教学能力的关键因素。

第三，有助于作为干部选用凭据。人事档案信息作为教职工开展教学科研活动的记载性内容。科研活动所记载的内容，包括科研活动的实施过程、科研研究参与人员、科研工作的进展程度、科研项目的研究数据等，为后续相关科研活动提供科研指引，作为极具典藏的科研档案。[2]

高校教师含有多元化人事档案信息，包括教师的教学履历、基础信息、教学经历、教学考核、教学评价等，此类信息能够从各个视角，展现教师工作能力，为高校人事选拔、干部聘用提供参考依据。在高校内部开展优秀职工、骨干队伍建设时，或者是为合作企业推荐优秀毕业生，应保障人才选拔、学生推荐的合理性。

在人才管理期间，借助人事档案信息，展现选拔人才的客观性，便利企业把握学生的学习能力，具有公正性、档案内容的全面性，能够客观反映每名人才的学术表现。在人事档案信息中，能够综合反映被记录人的学术成长过程，把握其学习能力，可结合人才的实际情况，为其调整适合人才发展的岗位。

2 高校人事档案风险管理识别

风险预防工作，在一定程度上减少了风险因素对高校人事档案产生的威胁，并不能有效消除风险问题。因此，高校档案管理人员，应结合档案管理的安全性需求，借助信息技术开展风险因素监控管理工作。

2.1 档案收集期间的风险识别。在档案收集期间，应有序规划档案收集项目，制定档案管理标准，创建档案管理小组，有序落实高校人事档案管理工作。档案收集工作，应作为档案管理集中解决的事项。档案管理如若工作执行不顺利，将会产生档案收集风险问题。

高校人事档案信息，在收集期间，应保障档案信息的真实性、完整性、实效性等。然而，在实际档案管理期间，受限于档案管理的客观因素，工作人员应在遵守档案标准化管理制度时，以更为主动的管理心态，提升档案收集的完善性。

2.2 档案整理期间的风险识别。高校人事档案信息的真实性，应作为档案风险管理实施的关键。因此，在开展档案信息真实性鉴别工作时，应建设较为完善的档案鉴别流程，详细阐述档案鉴别方法，提升鉴别结果的规范性，保持鉴别人员的工作严谨性，保障高校人事档案管理的有效性。[3]

2.3 档案保存期间的风险识别。档案保存工作在保障资料信息实效性的同时，应加强信息技术的使用，尽可能地减少人为因素干扰问题，保障档案信息处于同步更新状态。

高校在实施人事档案工作时，可在高校管理系统中完成档案信息程序的添加。配置档案借阅制度，以信息技术为管理平台，完整保存借阅时间、借阅方式、借阅人、借阅影像、归还日期等。针对所归还的档案，应完成档案信息资料的完整性检查，如若是电子档案借阅，则无需开展档案资料检查。电子档案资料在借阅期间，在借阅界面不宜设计编辑权限，以此保障档案信息保存的有效性，减少用户阅览产生的信息篡改问题。

2.4 档案流动期间的风险识别。档案流动存在的风险因素为：资料丢失、资料部分内容丢失等。此类风险问题将会直接降低高校人事档案管理工作的有序性，甚至会引起档案数据库发生篡改，产生无法预估的档案信息损失。因此，在档案资源流动期间，应加强风险识别，以期提升档案资料的安全性，减少高校人事档案信息损失。

3 高校人事档案风险管理措施

风险预防措施具体表现为：风险回避、风险转移、风险控制、风险应对。在高校人事档案管理工作中，管理人员应结合风险级别，完成管理工作。针对中等风险问题，应分别从风险回避、转移、控制三个视角，开展风险管理工作，以此降低档案资料的风险级别。针对高等风险因素，则应综合使用四种风险防范措施，以此提升档案风险管理工作的有效性，防止风险问题发展，保障档案资料安全性。

3.1 注重高校人事档案的风险预防。制定学生个人档案风险管理计划，在学生入学时，为学生构建基本信息档案，基本信息包括学生高考各科学生、学生报考专业、学生家庭情况等，此阶段的风险管理问题在于学生成绩真实性、虚假身份问题。

在学生学习阶段，分别从技能实践、理论掌握、课外活动、日常生活，逐一完成学生信息采集。校园内开展智能技术管理形式，让学生在机房、餐饮、自习室、上课、寝室等区域进出时，完成校园卡验证。理论掌握与技能实践以专业教师评分为依据，此阶段的管理风险问题在于学生校园卡盗取、学生替考等问题，应加强学生身份验证，校园卡验证可采取指纹、刷脸等形式，以此提升验证的智能性，减少档案信息不真实的可能性。

在學生实习阶段，应完成学生成绩档案资料推荐，获取学生实习单位信息，学生实习档案以学生实习总结报告为最终参考。此阶段存在的风险问题为学生虚假实习、实际总结报告不符合实际，降低了学生实习活动实施价值。

3.2 注重高校人事档案的风险控制。在开展学生个人档案管理工作时严格依据档案风险管理计划开展档案管理工作，应对学生身份信息真实性，加以信息查验，通过学生基础信息与学生高考准考证信息进行比对，同时完成学生高中以前档案信息的调取，以此减少替名报到问题发生，维护档案信息的真实性，减少高校管理风险问题。应对学生替考、考试作弊等问题，应加强考场纪律管理，维护高校教学的威严性，保持学生学习考核成绩的客观性，为学生就业提供有价值的学生档案信息。

此阶段风险管理执行时，应加强企业合作，定期让学生开展阶段性工作总结，促使学生融合实习岗位，保障学生实习档案真实性。

4 结语

综上所述，高校人事档案信息具有多重价值，能够反映高校教职工的教学能力，记录教职工教学期间的研究成果等。

针对高校人事档案信息，应开展有序的风险管理工作，以此减少人事档案信息丢失、人事档案信息不完整等问题，最大程度地完成档案资料整合工作，发挥人事档案工作的积极作用。高校档案管理人员可制订档案管理计划，以此加强风险问题处理。以档案管理计划为基础，加强风险管理工作执行，保障风险因素在萌发时被高效消除，以此提升风险管理工作的实效性。针对风险管理结果，开展有序的质检工作，以此保障档案资料安全性。同时结合风险因素的发生概率，有效化解风险问题。结合反馈内容开展理论、实践等活动的验证，以此有效规避不利因素，完善风险管理体系。[4]

参考文献：

[1]胡春玲.高校干部人事档案专项审核中的问题及解决途径分析[J].今日财富，2021（02）：192-193.

[2]农冬梅，林佳音，隆金桥.新时代下地方高校人事档案优化管理探析[J].传媒论坛，2020，3（24）：115-116.

[3]杨立.试论高校人事档案的精细化管理策略[J].兰台内外，2020（35）：36-38.

[4]邵彬.加强高校人事档案管理的价值和改进策略[J].中华少年，2017（09）：311.

（作者单位：南京工业职业技术大学 来稿日期：2021-06-20）