全程电子化登记背景下市场监管部门企业档案管理现状与发展路径探析

赵中林

摘  要：本文通过对企业登记全程电子化实施后，市场监管部门档案管理的背景、现状的分析，指出了企业登记档案管理面临的困难和问题，并针对问题探讨了全程电子化登记背景下市场监管部门企业档案管理发展途径。

关键词：企业登记全程电子化;市场监管部门;企业档案管理现状发展路径;互联网查询

Abstract： Based on the analysis of the background and current situation of the file management of the market supervision department after the implementation of the whole process of electronic enterprise registration， this paper points out the difficulties and problems faced by the file management of enterprise registration， in the light of the problems， this paper probes into the ways for the development of enterprise file management of the market supervision department under the background of the whole process electronic registration.

Keywords： The whole process of enterprise registration is electronic; Market regulator; Enterprise file management; Status quo; Path of development

企業登记全程电子化是指企业登记申请、受理、核准、发照、公示等各环节均通过网上传输电子数据进行无纸全程电子化登记。全程电子化登记形成的原始电子申请材料、市场监管部门（登记机关）电子审核表单及相关数据库文件、图像等符合法律规定的数据电文即为电子档案，与纸质档案具有同等法律效力。

近年来，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃发展，电子档案在各种实践活动中的管理控制价值更加凸显。[1]全程电子化登记背景下，市场监管部门原有的企业登记纸质档案全部完成了数字化加工，电子档案在企业登记档案中，占比越来越大。随着市场监管机关“智慧监管”的不断深入推进，企业登记档案管理面临诸多困难和挑战，对企业档案利用服务、管理方式提出更高要求。

1 背景及缘起

2014年2月，国务院《关于印发注册资本登记制度改革方案的通知》（国发〔2014〕7号）要求“推行电子营业执照和全程电子化登记管理”，并明确提出“大力推进以电子营业执照为支撑的网上申请、网上受理、网上审核、网上公示、网上发照等全程电子化登记管理方式”。

2014年8月，中共中央办公厅《关于印发〈党的十八届三中全会重要改革举措实施规划（2014—2020年）〉的通知》，要求2017年底之前在全国范围内完成企业登记全程电子化工作。

2015年12月，工商总局《关于推进企业登记全程电子化试点工作的指导意见》（工商企注字〔2015〕231号），提出“企业登记无纸化、无介质全程网上办理”的工作方向，各省（区、市）采取“外网受理、内网登记、外网反馈”的模式，初步实现企业登记从名称预查、登记申请、受理审核到发照公示等环节电子化。

2017年4月，工商总局《关于推行企业登记全程电子化工作的意见》（工商企注字〔2017〕43号），提出以企业登记全程便捷、高效、利民为目标，在保留窗口登记的同时，2017年10月底前开通涵盖所有业务、适用所有企业类型的网上登记系统，实现各类型企业的设立、变更、备案、注销等各个业务环节均可通过互联网办理，有条件的地方逐步实施无纸全程电子化登记。

2 企业登记档案管理现状

2.1 电子档案成主体。企业登记全程电子化打破以往工商登记的时空限制，实现从“面对面”线下办理到“键对键”线上办理模式的里程碑转变。以河南省市场监管系统为例，2018年7月，在实现无纸化的同时，全省企业登记全程电子化实现“三个全覆盖”：一是区域范围全覆盖：不但全省省、市、县、所四级的业务系统全部联通，而且实现全国唯一能对接国家人口库验证身份，可以全国范围内远程跨省办理业务。二是主体类型全覆盖：全程电子化的适用对象覆盖所有市场主体类型，既包括公司制企业、个人独资企业、合伙企业等各类型企业，还包括个体工商户、农民专业合作社。三是业务范围全覆盖：无论是名称核准、设立、变更、备案、注销等各项登记业务，还是股权出质等其他类型业务，均可通过全程电子化方式办理完成。

疫情防控期间，全省登记注册全程电子化办理率达93%，近半数省辖市局实现了单月100%全程电子化办理（见表1）。

企业无纸全程电子化登记申请，经市场监管机关核准后，登记的电子文件依托数字档案管理系统在线接收，自动完成电子文件的在线归档处理，生成符合规范的数字档案。电子档案成为市场监管系统企业登记档案资源的主体。

2.2 纸质档案全部数字化。实行全程电子化登记之前，市场监管部门企业登记档案资源的保管对象，都是以传统实体档案为主，包括文字、图表、电子影像、数据等资料，其中又以纸质（书式）档案占比最重。全程电子化登记试点推行期间，各级市场监管部门按照国家总局的统一要求，完成了纸质档案数字化加工，实现了“存量全部数字化”。

2.3 纸质档案和电子档案并行管理。全程电子化登记实施后，市场监管部门对企业登记档案的纸质档案和电子档案的档案资源数据库建设、档案的归档存储、查询利用等管理过程，实行并行管理。

3 企业登记档案管理面临的困难

3.1 档案管理人员专业素养不足。市场监管系统企业登记档案管理，由注册登记部门负责，档案资源的管理，诸如纸质档案的接收、整理、保管、查询，一般由事业编制人员承担，所以大多数档案管理岗位的员工，以往从其他岗位调整过来的较多，受过专业的、系统的档案学理论知识教育培训的相对较少，电子档案逐步成为市场监管系统档案资源的主体，打破了传统案卷管理模式，习惯于传统管理方式的档案管理人员，相应计算机应用技能大多较为缺失。

3.2 现场查询数量持续攀升增加人力和行政成本。作为企业的“出生证明”和“身份证明”，企业登记档案材料广泛应用于企业日常经营、政府行政审批及备案、银行开户信贷以及司法部门办案等领域，在防范交易风险、投资风险、融资征信、调查取证、诉讼审判等方面发挥重要作用，是企业资信证明体系的重要组成部分。

档案载录的企业工商注册登记、经营范围、投资规模、经营状况等综合情况的各种原始信息，如实地反映企业信息的真实状况，是企业信息资源中最原始、最核心的构成部分，具有较强的法律证明效力。

企业登记档案形成以后，在市场监管系统历来是“藏用并重”“藏重于用”，除市場监管机关内部使用外，大量应用于满足社会各界查询需要。商事制度改革以及市场监管机关取消打印档案收费后，企业登记档案查询打印量大幅度增长，到市场监管机关办事大厅现场查询的人数和打印档案的数量持续增长。企业办事的人力成本、交通成本及时间成本都较高。同时各登记机关档案查询部门损耗的纸张及打印耗材持续攀升，行政成本及人力成本的压力增大。

4 全程电子化登记背景下企业档案管理发展途径

4.1 加紧提高档案管理人员专业素质。对档案管理人员业务素质的培养，除了文化知识的学习外，尤其是要加强档案理论、计算机信息技术的使用能力的培养，通过“送出去”“请进来”的方式，分批分次组织员工到大专院校档案专业、计算机专业学习，邀请专家开办讲座、资深档案工作者专业指导，提高档案人员专业知识和业务能力，调整传统档案工作者对电子文件归档的恐惧心理，真学、真懂、真干、真用，是档案信息化对档案从业人员的基本要求。[2]

4.2 严格遵循电子档案归集规范性要求。企业登记档案按一户一档，一档多卷的原则立卷管理，一户企业的电子档案具备“一档”的数据完整性和“多卷”的数据结构一致性。

无论采取哪种技术手段采集的数据，对于结构化数据，符合《企业档案电子化管理标准》（GS/T3302-2002）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GS/T18894-2016），包括企业基本信息、案卷基本信息、卷内文件目录、页级别信息、各项编码等，按照工商总局公布的企业登记《提交材料规范》《申请文书规范》等文件要求统一生成电子档案;对于非结构化数据，以符合国家电子档案标准规范的影像文件形式挂接。归档数据按照这些规则，将文件目录、说明文件、元数据、电子文件进行组织、打包、固化、加盖电子签章，并对归档信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测，才能提交归档。[3]

4.3 加快推进档案互联网查询的普及。一是强化信息共享机制。加强政府部门之间内部核查信息工作的统筹规划和推进力度，利用已有的信息资源通过政府内部系统进行信息核查，不让办事人跑路开证明。二是改进应用系统。完善改进远程查询平台的使用体验，实现查询功能的多样化、个性化，为政府部门和社会公众提供更加精准的档案信息查询服务，让系统更好用，化解改革遇到的阻力。三是取消查询专用章。逐步取消现场查询加盖档案查询专用章的做法，推动社会公众及政府部门改变“档案必须是纸质的，档案必须加盖公章”的传统观念，提高通过远程查询平台进行线上查询的积极性。四是加大宣传力度。继续加大对远程查询服务平台系统的推广力度，对平台的功能、使用须知、操作流程、注意事项等进行广泛宣传，提高办事群众和政府机关的知晓度，鼓励使用网上查询系统进行业务办理。

参考文献：

[1]李颖.数据时代面向知识共享的企业文件与档案管理研究[M].北京：人民出版社，2019：45-49.

[2]薛四新.档案馆现代化管理从数字档案馆到智慧档案馆[M].北京：电子工业出版社，2019：8-10，63-65.

[3]李宝玲.解读《河南省电子文件归档与电子档案管理办法实施细则》[J].档案管理，2019（04）：30-31.

（作者单位：河南省市场监督管理局企业档案管理服务中心  来稿日期：2021-06-06）