浅谈如何推进智能化档案管理工作

孙莉

◆摘  要：在进行档案管理时，智能管理系统的合理构建具有重要的意义，相关工作人员通过合理应用现代智能设备和智能软件，可以对档案进行有效的分类，归档，保存和调阅，使其各项工作实现更高的自动化和智能化，进而确保更为高效的开展档案管理工作，对其信息资源进行更为有效的管理，本文综合探究对档案信息进行智能化管理的具体策略。

◆关键词：智能化;档案;管理工作

煤矿企业在开展档案管理工作，智能化管理是现代科技发展过程中形成的新型管理方式，管理机构需要对其加强重视，确保能够对其档案信息进行更为高效的管理，保障档案信息管理实现更高的智能化和现代化，为了进一步明确如何对其各项档案进行智能化管理，特此进行本次研究工作。

一、更新操作理念

在信息化时代的今天，电子档案是其档案管理工作的最新模式，可以对其传统手工操作理念进行科学转变，实现数字化管理的有效落实，在以往进行档案管理工作时，普遍是由人工作业，工作效率相对较低，在工作中容易出现误差。而在具体应用数字化管理时，需要合理优化管理技术，确保档案管理，实现更高的技术化，智能化和信息化，推进我国现代档案管理工作的进一步发展，档案管理人员可以进一步感受数字档案信息所具有的强大力量，明确手工操作无法完全识别信息编码，只有合理应用现代智能化设备，才能确保有序开展各项工作，使企业档案管理习惯和思维发生转变[1]。

二、完善基础设施

在开展档案管理工作时，科学完善基础设施是深入开展各项工作的重要技术，因此，在坚强档案管理，为了确保更为高效的应用智能化技术，档案管理机构需要在信息基础设备方面加大投入，强化物力支持和财力支持，同时还需要合理购入光盘刻录机，扫描仪，软件系统和计算机等现代设备，科学完善基本硬件设施。与此同时，还需要合理构建接收中心，电子目录和网络数据库，确保能够智能化采集档案信息，并对其进行合理录入。在对其工程档案进行智能化管理时，为了确保更为高效的开展档案管理工作，需要合理购入基础设施，确保档案信息具有更高的安全性。

三、改进管理方式

首先，企业在开展档案管理工作时，需要对其传统管理方式进行科学转变，合理应用智能化管理。在以往进行档案管理时，照片，图纸，和产品成果是其档案管理资源最为常见的表现形式，在对其进行管理时，需要利用书柜和架子进行储存，手工操作管理是其最为主要的方式。还在实现智能化管理，虚拟数字是企业档案的主要形式，电子设备是存储档案的主要载体。其次，在我国现阶段电子政务得到了很大的发展，企业档案的载体逐渐产生较高的丰富性和多样性，电子载体具有较大的规模和数量，此时，应用传统人工操作无法确保有效管理海量档案资源，需要利用电子设备堆积数字资源进行管理。最后，企业在对档案信息进行智能化管理时，可以利用电子网络技术进行远程管理和多维管理，进而确保企业在进行档案资源管理时，能够更为高效的应用网络技术。企业通过进行数字档案馆，商务网和企业网的合理构建，能够使其各项信息资源实现高度共享。

四、加强安全保障

在进行档案管理工作时，科学应用智能化计算机可以确保企业档案具有更高的安全性，但是在现阶段，网络环境具有较高的复杂性，存在大量不可预见因素，此时，档案信息安全的意义得到了充分的突显。各级管理机构需要进行安全保障系统的合理构建，确保能够有效落实智能化，信息化和安全化。首先在计算机中输入档案信息时，需要利用计算机进行自动备份，即使纸质档案损毁或丢失，依旧可以利用计算机调取其各项档案信息资源，进而确保档案信息具有更高的安全性[2]。与此同时，电子档案具有较强的加密功能，如果没有获得管理人员授权，则无法对其档案信息进行浏览，通过合理应用智能计算机，可以实习档案信息，具有更高的保密性，进而保障档案信息安全。最后，在具体进行档案管理时，科学应用智能化技术还可以有效避免雨水损坏纸质档案，进而确保档案具有更高的安全性。除此之外，相关单位还需要进行安全保障制度的合理构建，确保档案信息安全，可以和各级工作人员职业生涯和责任紧密联系，对其进行有效的内部管理，避免人为破坏档案信息。

五、强化管理宣传

企业在开展档案管理工作时，如果想要确保科学应用智能化技术，必须确保各级领导人员对其加强重视，因此，如果想要确保在档案管理中更为高效的应用智能化，各级领导人员需要高度认识智能化应用的价值和优势。此时，档案管理人员需要强化自身管理能力，深入了解我国现阶段开展档案管理工作的具体情况和智能化的应用优势，并向其它领导人员进行传达，确保能够获得更大的支持，进而对其智能化技术进行全面的普及，确保各级人员能够更为高效的应用智能化技术，为档案管理工作合理应用智能化技術提供必要的技术保障和人才保障。

六、结束语

总之，企业在进行档案管理工作时，通过更新操作理念，完善基础设施，改进管理方式，加强安全保障，强化管理宣传，能够确保对其进行有效的智能化管理，进而确保档案管理工作实现更高的信息化和智能化，确保相关企业更为高效的实施档案管理工作，有效提升管理工作和管理效率，确保企业各级人员可以对其档案信息进行更为高效的管理，为我国现代煤矿行业的进一步发展创造良好的条件。

参考文献

[1]栾爱芳.浅谈如何加强新形势下的档案管理工作[J].办公室业务，2020，000（008）：126-127.

[2]关媛瑞.浅析加强档案信息化管理工作的策略的相关分析[J].文存阅刊，2019，000（008）：6.