如何完善房地产档案管理

郭冰

摘要：提高档案管理效率是房地产企业和行业发展现阶段提高竞争力和市场稳定性的重要工作任务，也是房地产企业应对后疫情时代和新时期国家房地产政策的重要应对举措和必由之路。基于此，本文主要对房地产档案管理新时期的发展特点及现状做好细节的阐述与分析，并针对现阶段房地产管理的不足提出优化措施和强化方向。

关键词：房地产;政策;档案管理

引言：我国房地产档案管理效率提升急需解决来自于档案文件信息利用效率低下、档案管理人才队伍建设不足、缺乏标准化管理制度及技术等问题，需要房地产企业及行业相关专业人才能够积极探寻当管理优化举措和未来强化方向。

一、房地产档案管理新时期的发展特点及现状分析

1.1 发展特点

房地产档案管理在新时期主要表现出管理工作的综合性、关联性、来源性三大主要管理特征。首先，综合性主要表现在房地产档案管理新时期所管辖的范围以及信息内容的种类繁多。例如，具体房地产工程需要将工程的设计方案、设计图纸、现场勘察结果、周围信息收集等工作于工程开工前完成。而且还需要专门设立部门来负责对工程建设过程中的施工流程、人员部署、材料采购、材料使用设备租聘等信息进行整理，并对工程验收方案、使用合同交付等信息于工程完工后进行档案管理;同时，来源性主要表现为房地产档案信息涉及整个房地产工程建设各阶段、各部门、各参与单位，因此呈现出房地产档案信息来源性的管理特征;最后，关联性主要表现在房地产档案信息的收集、整理、分类后，需要花费大量时间来对收集的房地产档案信息进行归档。而决定归档时间的主要影响因素来自于房地产工程建设实际时间，房地产工程实际建设时间则由工程的前期决策、中期施工、后期验收等环节决定，一般房地产工程建设是以年作为档案归档单位进行结算。如果房地产工程在建设过程中出现面积扩大或是功能扩展等新变化，也会增加房地产工程实际的建设时间和建设成本。

1.2 现状分析

房地产档案管理现阶段主要需要对档案文件信息利用效率低下、档案管理人才队伍建设不足、缺乏标准化管理制度及技术等问题进行解决。首先，针对房地产档案文件信息利用效率低下问题。档案文件的归档和信息管理旨在帮助用户能够清楚的了解档案信息，但是现阶段房地产行业档案管理存在的信息管理效率低下问题，也让许多用户及社会人员无法及时、全面的了解档案信息的具体文件内容和相关制度;其次，针对档案管理人才队伍建设不足问题。我国许多地区房地产档案管理部门虽然提高了员工入职门槛和专业能力标准，但是仍存在部分部分地区部门人员存在专业能力不足、档案管理知识与信息利用效率和信息挖掘能力不足等问题，以至于在参与房地产档案信息管理工作中暴露出诸多问题，阻碍了我国房地产档案管理工作在应对信息多元化和市场竞争的发展与建设。而且许多地区档案管理人员在入职前、工作期间并未接受过系统的岗前培训和阶段性培训，对于最新的档案管理信息技术以及新方法了解甚少;最后，针对缺乏标准化管理制度及技术问题。现阶段我国房地产档案管理制度大多是以分地区分开管理的管理形式，故未形成统一标准化的管理制度和一体化的大数据库。再加上不同地区因经济发展、管理技术水平、档案管理信息复杂性与内容等诸多区别，使得将档案管理信息形成一体化的大数据库还存在诸多挑战和阻碍，因此许多地区房地产档案管理技术因无法归档信息而限制了自身的技术发展和管理制度的完善。

二、房地产档案管理优化措施制定和强化方向探索

2.1 引进匹配的信息技术

互联网时代为房地产信息管理提供了先进的信息技术和快捷的信息管理网络平台。针对我国部分地区房地产档案文件信息利用效率低下的不足缺陷，可通过借助完善的档案管理网络信息平台来实现企业内部各部门、各组织之间的信息快速共享，并借助先进的信息技术实现档案信息收集整理速度、各部门协调能力、信息挖掘和利用能力提升等诸多新实现目标。同时，利用信息技术来整合各部门的信息资源及档案資源，通过将各部门的档案资源整合形成一体化的企业档案信息数据库，来管辖企业各部门、房地产工程建设各环节的档案信息收集、整理、利用等环节的信息安全。最后利用网上信息平台来将原有的各类纸质文件转化为网上数据，有效实现提高档案信息查询速度、信息储存安全系数、档案管理工作人员工作压力降低等目标。

2.2 加快管理人才综合素质建设的进程

首先，要做好岗前培训以及工作中的阶段性培训。旨在提高每一位即将入职的管理人员和在岗人员的管理能力、逻辑思维能力、信息提取能力、信息技术操作能力和运用能力等。同时，要求每一位在岗档案信息管理人员能够对国家颁布最新的相关法律法规和国家、地方政策能够及时了解和熟悉掌握。最后，要求在阶段性培训过程中加入职业道德修养模块的培训方案，旨在提高每一位参与培训的管理人员能够实现责任心与事业心的全面提高和积极向上、无私奉献、吃苦耐劳的工作作风和态度的建立。

2.3 建立标准化的管理制度及流程

首先，需要房地产企业高层领导能够对现有的档案管理制度和流程进行优化与缺陷的补充，要求每一位参与档案管理工作人员能够对优化后的管理制度及工作流程进行清晰明确，并通过合理的制度和完善的规范标准来约束工作人员工作中的工作方法和具体工作操作及内容。同时，通过配套建立完善的一体化管理机制和专门部门，来负责对档案管理工作人员和档案工作进行集中管理和专职任务分配和调度。最后，通过对房地产企业现有的奖惩措施和工作人员考核机制和制度进行优化与流程的简约化、细节化的发展，来提高每一位参与房地产档案管理工作的人员和部门工作中的积极性和责任心。

三、结束语

引进匹配的信息技术、加快管理人才综合素质建设与的进程、建立标准化的管理制度及流程等措施，是本文为房地产档案管理优化所提供的具体制度措施和未来强化方向。

参考文献 ：

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