企业档案管理存在的问题及创新思路分析

摘要：随着社会经济的水平不断提升，企业档案的管理越来越重要，因此各大企业对于档案管理的要求也越来越高。鉴于此，本文以企业档案管理为出发点，研究其中存在的种种问题，并对企业档案的管理提出相应的创新思路，旨在提高企业档案管理的质量。

关键词：企业档案管理;问题分析;创新思路

目前信息化已经成为当下各行各业发展的趋势，我国部分企业档案管理仍然停留在传统的管理模式下，有部分企业已经开启了企业档案管理信息化的模式，但是实际运营状况并不乐观，这就对企业档案管理提出了更多的要求，必须在其进行各种模式的管理时，及时发现问题并提出相应的解决措施，以此来提高企业管理的效率，并充分发挥档案的作用[1]。下面将对企业档案管理的问题及创新思路展开论述。

一、企业档案管理中存在的问题

（一）没能清楚的认识到企业档案管理工作

近年来，我国企业管理都对企业档案管理工作不怎么重视，忽视了其作用，认为可有可无。目前我国对于企业管理主要选择扁平化的模式，以精简化的企业管理部门实现管理层次的简化，以其简化实现降低成本的效果，进而提升企业的核心竞争力。企业档案管理的工作看似简单，实则具有一定的难度，因此要重视企业档案管理的工作，若出现认识不到位的现象则会严重影响企业档案管理工作的效率。

（二）设备设施比较落后

目前我国的企业档案管理设备设施相对比较落后，就目前当下流行的信息化建设来说，软件及硬件则是其进行信息化建设的基础和前提条件。但是，这两方面的建设需要大量的资金投入，对于许多在发展初期的企业来说，其前期的市场及产品都需大量的资金投入，再加上对企业档案管理的忽视，就严重阻碍了企业档案管理设备的更新换代，进而影响到了我国企业档案管理的工作[2]。

（三）档案管理工作人员的专业性较差

据相关数据表明，企业档案管理工作人员的薪资待遇相比其他工作人员而言较低，这严重打击了企业档案管理人员工作的积极性，进而导致高素质的人才选择企业档案管理工作的人员越来越少，选择档案管理人员工作的人员文化程度越来越低，这严重影响了企业档案管理工作的顺利进展。随着社会的发展与进步，以及各种信息化技术的融入，我国企业档案管理工作对于工作人员的要求越来越高，不仅需要具有一定的综合统筹的能力，还要对计算机技术具有一定的了解，满足企业档案管理不同的需求。目前，从我国企业档案管理工作人员的总体水平进行分析，其专业性的问题相对棘手，完全不能够满足企业档案管理工作的需求，因此严重阻碍了企业的健康发展。

（四）档案信息安全性差

对于企业的档案管理工作来说，最重要的就是档案信息的安全性。若出现档案信息泄露的状况，则可能会给企业带来不良的影响，严重阻碍其发展。譬如，在2008年，東方航空出现了信息泄露的状况，不仅阻碍了众多飞机不能正常起飞，影响了许多群众的行程安排，产生了不良的社会影响，也给航空公司带来了不少的经济损失，最终达到无形、有形的双重影响[3]。

二、企业档案管理的创新思路分析

（一）合理的进行档案管理理念的创新

企业档案管理工作若想更好的发展运行，就需在传统的管理理念基础上加以创新，促进其进一步发展。对传统理念的创新需要相关工作人员树立一定的观念，建立一定的目标。顺应时代的发展，合理运用当下流行的相关理念，与企业档案管理信息化建设进行融合，真切的做到与时俱进。值得注意的是，企业档案管理信息在进行管理时，还需对工作人员进行定时定期的培训，以此来加强其对企业管理工作的重视，在提高相关工作人员职业素养的同时还能够巩固其专业能力。

（二）积极的进行档案管理技术的创新

近年来，互联网发展的速度越来越快，人们快节奏的生活方式也将各项管理工作带进了信息化时代。因此企业档案管理工作可以构建开放式的交流及服务平台，真正的实现企业档案管理的信息化管理，顺应时代发展的同时还减少了企业档案管理的步骤，为相关工作人员带来了不少的便利，有利于企业档案管理行业更好的发展。在使用网络技术的途中，需注重对电子档案管理系统的维护，在发展的过程中不断进行优化维护，不断提升电子网络系统中档案数据信息的使用效率以及输出量，最终达到档案管理的目的[4]。

另外，无论企业档案管理制度如何创新，都需重视其制度的完善，了解技术的重要性。在将企业档案管理系统进行信息化管理并创新时，应将现代信息化技术与传统模式下的纸质档案进行有效结合，在各项资源准备充足的状况下，共同努力实现企业档案管理的目的，为企业的可持续发展提供充分的支持。

（三）创新档案管理机制

就目前的市场经济背景而言，我国的企业档案管理机制仍有部分企业停留在传统的模式下，为了各大企业更好的发展，各大企业管理应当与时俱进，及时的做出创新与改变，具体的改变可以分为以下几点：第一，对于档案管理工作构建一定的奖惩制度，并选择性的设置岗位责任制度。譬如，将企业管理的工作细划分至每个具体的岗位，结合具体状况，亦可将每个工作岗位细化至每一位员工身上，确保岗位责任制度的合理运用。科学的奖惩制度还有利于在发展过程中营造一种良好的氛围，有利于激励员工工作的积极性，规范企业管理工作人员的工作行为，促进企业的健康发展[5]。第二，企业还应加强对企业档案管理工作的重视，对于具有信息化管理机制的工作，需要加强对网络安全的管理，对于重难点及时标注，避免出现数据丢失以及信息泄露的状况，给企业带来不必要的损害。

（四）科学的进行企业档案管理各种服务的创新

面对当下流行的信息化档案管理模式，为了符合时代发展潮流，需重视其更新的速度及内容。譬如，人们在对企业进行了解时，大多采取网页引擎搜索的方式，因此各大企业应开启网上信息档案，实现资源共享，提高资源的利用率。同时企业可以建立相应的电子文档信息中心，不仅方便用户自主上传与下载电子文档，还有利于实现企业档案管理部门对信息的管理工作[6]。值得注意的是，电子文档信息中心的信息更替速度需与各大网站的信息更替速度保持一致，不断进行创新，实现传统档案管理与当下流行的管理方式的转变，实现从封闭管理至开放共享的转变，最终目的都是更好的满足人们的需求，从而促进企业的健康发展。最后企业档案管理还要加强其社会化服务，并在运行的过程中积极创新，合理利用电子信息资源，推动企业的运行。

三、结语

总的来说，企业档案管理工作实则是一项相对复杂的工作，若想更好的完成此项工作，就需企业档案管理工作人员在不断实施运行的过程中学习与总结，积累经验，并顺应时代发展的潮流，及时创新，只有这样才能更好的促进企业档案管理工作的完成。

参考文献：

[1]贺婧.化工企业档案管理存在的问题及创新思路[J]. 中国化工贸易，2020（10）：46，48.

[2]孟健健.谈企业档案管理工作存在的问题及创新思路[J].卷宗，2019（28）：76.

[3]张洪.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].青春岁月，2019（14）：489.

[4]张云芳.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].兰台内外，2020（5）：13-14.

[5]吴颖婕.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].城建档案，2020（6）：25-26.

[6]孙勇军.企业档案管理信息化建设问题分析及创新思路[J].现代国企研究，2019（8）：30-30.

作者简介：赵蕊红（1977.2-），女，籍贯：云南省保山市龙陵县，毕业学校：2003年8月毕业于云南大学计算机信息管理专业，学历：大学专科学历，现任职务：档案助理馆员，现任单位：云南保山电力股份有限公司龙陵分公司从事档案工作。