浅谈新时期院校图书档案管理及信息化

庞建昭

摘要：随着信息技术在各行各业的普遍应用并发挥效能，信息化带来的产业革命力量不断膨胀，在院校图书档案管理中应用计算机等现代科技设施和技术手段已经成为必然趋势。计算机图书档案管理是信息化不断渗透和发展的产物，也是学校图书档案管理模式的升级换代。那么如何发挥信息化模式下的学校计算机图书档案管理的优势，促进学校图书档案管理再上新台阶，应是我们研究的重点。

关键词：职业院校;图书档案;信息化

引言：新形势下传统的图书档案管理方式已经不能满足信息社会条件下图书档案的管理要求，图书档案的快速更新、资源共享、快捷检索等管理方式，都要求我们改变图书档案管理模式，借助现代信息技术来实现。针对图书档案信息化管理工作中存在的问题，本文对图书档案信息化管理的科学性、规范性、高效性进行了探索。

一、新时期院校图书档案管理信息化优势

档案管理工作在图书馆各项工作中占据着非常重要的地位，因为它把图书馆不同阶段的组织结构、人员编制以及各项工作所取得的成果、经验和教训等都完整地记载下来了，从某种意义上说，档案是一部图书馆的成长、发展史，人们通过对图书馆档案的阅读，可以清楚了解到图书馆的基础设施建设、基础业务工作和员工管理工作等各个方面。档案信息化管理相对于传统保管方式更易于存储和管理，将现代先进的计算机科学技术应用于图书馆的档案管理当中，不仅可以解决过去依靠库房管理、手工抄写目录所带来的种种不便和繁琐，实现用较少的空间将档案永久保存，而且除了对文字资料的保存以外，通过信息技术实现了对照片、音像资料等有声档案资料的永久保存。在对档案的管理方面，计算机科学技术也发挥着非常出色的功能，我们可以将档案资料进行系统化处理，在以后的工作中，我们就可以随时随地查看和调用我们所需要的档案资料，而且這种查看和调用是非常便捷和迅速的。图书馆档案管理的信息化，不仅避免了我们日常工作中大量的重复工作，更为重要的是它大大提高了工作效率，提升了档案信息服务质量， 实现了档案信息资源的共享，从而为社会节约了大量的人力、物力和财力。

二、当前院校图书档案管理信息化建设中存在的问题

（一）传统的图书档案管理理念，难以满足信息化的发展需求

传统的“重存档、轻利用”图书档案管理理念依然根深蒂固，部分领导的图书档案管理意识薄弱，认为图书档案管理不能直接产生经济效益，而且占用学校的人力、物力、财力等资源，往往忽视图书档案管理的社会价值和作用，尤其是图书档案的数字化建设，不但需要硬件、软件的投入，还需要专业人才和资金的投入。因此，摈弃“重存档、轻利用”的档案管理理念，重视图书档案的社会价值和作用，才能转变观念，推动图书档案的数字化建设，满足信息化发展的需求。

（二）建设管理资金不足，导致硬件设施和软件资源等基础设施欠缺

图书档案的数字化建设需要一定的建设管理资金，建设相应的基础设施，包括符合要求的建筑设施、计算机硬件设备以及配套的软件资源等。目前院校图书档案管理数字化建设设施因经费问题差距较大，软件资源的开发和应用相对滞后，尤其是图书档案管理软件不能满足数字化管理的需要，目前的一些管理软件仅仅是对纸质图书档案的计算机辅助管理，忽略了图书档案归档过程的自动化以及系统管理数据的共享等功能，这些因素都给图书档案数字化建设带来了一定困难;基础设施的不配套以及传统的图书档案管理模式已经不能适应图书档案管理信息化需求。因此，图书部门应改变观念，加大对图书档案数字化建设的资金投入，购置相应的高性能服务器和计算机终端设备，开发与之相适应的图书档案信息化管理软件，充分利用图书档案资源信息为师生服务、为社会服务。

（三）图书档案开发利用率不高

多年来，院校图书管理部门在工作中建立了大量的图书档案资料，除了本校师生的需求外，社会人群对图书档案信息的需求也急剧增加，但院校图书管理部门普遍存在“重藏轻用”的现象，很重视图书档案归档立卷工作，造成图书档案长期存放不动，变成了“死档案”，实际工作中也不注重图书档案的开发利用，缺乏“死档案”变“活档案”的主动服务意识。档案的价值就在于充分利用，我们图书档案管理工作的目标也在于利用，如果不能充分利用图书档案的信息资源，为社会大众服务、经济发展服务，那么图书档案也就失去了存在的价值。

三、图书档案数字化管理建设途径

（一）建立图书馆档案指南资料库

读者常常会处于各种需要，而对图书馆的档案资料进行查阅。建立一个图书档案指南资料库，旨在通过介绍图书馆档案部门的状况以及馆藏档案文献情况等，使进入该数字档案系统的读者能够按照该数据库的引导，快速并准确的查找到自己所需要的资料，实现其存在的价值。

（二）建立专门的资料库

为了方便读者，可以建立专门的史料汇编、专题文件汇编资料库。该资料库可以通过不断地积累与添加以及应用网络编辑系统，进行异地联合编译，使同一汇编材料不断被充实，能够更加的齐全，从而提高档案的使用效率，节省了大量的检索时间。

（三）建立开放档案用户目录数据库

建立开放档案用户目录数据库在数字化档案管理工作中是非常重要的，它是数字化档案管理工作能够高效有序进行的基础，是开展馆藏档案数字化工作的前提。该数据库的主要任务是对经过确认不合机密的档案信息资料进行汇编，在校园网或其他经授权的信息网络上供人免费查询使用。

（四）建立原文影响资料库

该资料库的主要功能是将档案中比较珍贵的，有珍藏价值的手稿、照片、图画等，通过扫描、压缩、转化等方式转换为图片、声音、影响文件等，并且按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等大容量的存储介质上，从而实现源文件信息以数字化的形式保存下来，使读者在网上便可以看到这些有价值的资料，也使这些珍贵的资料得到更多一层的保护。它与开放档案目录数据库结合起来，也能满足读者在网上任意查询所需信息的要求。

四、结语

当今社会是一个信息的社会，任何事物都在朝着信息化的方向去发展，图书档案管理工作，在过去是一项十分繁琐的，耗费人力与精力、时间的工作，且还很容易出现差错。但随着信息化的普及，图书档案管理也在朝着数字化的方向迈进。本文以院校图书馆的图书档案管理为例，分析了图书档案管理的现状，并由此提出了一些针对目前存在问题的解决和改进措施，旨在使数字化能够更好应用于档案管理工作，能够发挥其更大的价值。

参考文献

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