关于电力企业档案信息化建设管理的研究

【摘要】随着信息时代的到来，传统载体档案数字化和数字档案快速发展，档案工作从传统实体管理逐渐转向数字化管理，适应时代发展，反映时代要求，需要进一步加强档案信息化建设，特别是明确电子档案的地位和作用。本文详述了现阶段信息化背景下，档案信息化建设的意义，分析了电力企业档案信息化建设管理的措施，以提供有关人员的有用参考。

【关键词】档案管理;信息化;发展;路径;创新

1引言

在2020年6月新修订的《中华人民共和国档案法》中专门增设了第五章“档案信息化建设”，将提升档案信息化水平作为新时代档案工作的重心予以倡导和规范。电子档案以其较强的优势弥补了纸质档案的缺陷，并得到广泛应用。越来越多的档案管理开始使用电子档案来代替传统的纸质档案，并使用相应的数据库技术来有效地管理大量数据和信息，从而更好地节约了资金与管理档案的成本。档案管理是信息管理的重要组成部分，在信息化高速发展的当下，规范档案管理的意义重大。

2档案信息化建设的意义

2.1提高档案管理的质量

信息化的应用提高了档案管理的质量，这主要归因于电子归档的质量优势。在目前的信息社会中，档案管理人员不仅仅是档案保管者，更是档案信息的财富持有人与贡献者。传统纸质档案由于本身材质问题，易受客观和人为外部因素的影响，随着时间的推移，存在氧化、风化、褪色或不可抗力等因素引发的被销毁的风险。在信息化时代，拥有相应的数据存储空间，足以确保有效存储大量已归档的数据和信息，并在档案的管理与使用方面发挥重要作用。

2.2形成动态连续体系

传统档案管理可以看作是一种静态模式，其中存在突出的衔接不畅、分化和隔离问题，将相关信息资源分化成各种信息孤岛，无法对信息资源进行充分整合。不能对档案资源进行经济、规模化应用管理。而在新时代中，需要对传统档案管理进行重新优化改革，为了方便提取信息，对信息进行深入分析，在档案管理的整个流程形成连续动态体系。

2.3为电网建设、扩建或维修提供参考

电力企业的档案主要分为文书档案和电网建设档案，电网扩建或维修等工作有时需要查阅十几年甚至几十年前的资料、图纸以做重要参考，很多工作都是要在以前资料的基础上才能开展。因此，电网建设档案信息化管理意义重大，应把已竣工的电网项目文件严格按照档案管理的要求进行收集与整理，将信息著录档案管理系统，将原件进行扫描并逐一挂接，形成完善的电子档案，为企业发展服务，为日后的电网建设、扩建或维修提供有价值的参考.

3档案信息化建设管理的措施

3.1建立统一的规范标准与管理制度

电力企业档案资源处理过程，可以结合新时代特征，实施全面优化改造，具体可以分成采集储存、预处理、分析、组织、应用反馈等五块内容。电力企业想要促进体系的稳定运转，还应形成统一规范标准与管理制度，具体包含资源采集路径、范围、组成结构和种类、应用方式等方面的标准要求，同时还需要针对不同处理流程、软件标准和应用技术等形成明确细则和工作要求。在标准规范条件下，促进处理流程、技术、资源全面融合，形成全新的档案管理模式。

3.2实现在线检索功能

实现全面的信息化管理可彻底改变人们学习与工作的主体方式，让人们能够及时的通过信息体系与信息终端网络获取各式各样的信息。因此，被动使用档案的方式一定会被现代的档案服务所取代。伴随着电力企业档案管理局域网络建设进程的逐渐完善，设置有关档案管理权限，发挥岗位职责，高效在线存档数据与信息，且将管理平台与企业内部的网站并联，以此实现信息的在线检索功能。电力企业的档案管理人员要及时更新档案信息资源库，特别是建设文档数据库，来实现网上平台电子文档的管理，进而实现文件管理的合法化与智能化。电力企业档案工作部门应该编辑有关主题，以便档案管理人员能够在网页利用数据库查询，以便快速反馈、交换信息，并向服务对象快速及时应答。

3.3信息化管理

在电力企业档案的管理中，通常根据档案的实际情况进行检查，确认之后进行存档。一旦存储了数据，档案管理者便会使用此信息向企业提供相关服务。但是在信息化背景下，这种工作模式显得非常落后，因此有必要提高电力企业信息化管理档案的水平，积极引进国际上高水平的管理体系，建立以现代技术为核心的档案管理系统。在信息化环境中，档案管理的创新需要信息化管理，而信息化管理需要概念上的更新以及方法上的创新与改变，即档案的集中分类，将可以信息化管理的档案进行区分，并主动将其转换为信息数据档案。其次，要做好信息化管理档案的准备，记录好有连带关系的档案。另外，档案数据的信息化转换需要很长时间，并且记录过程需要严格的工作方法，切勿在过程中出现人为错误致使丢失档案情况的出现。最后，转换后的电子档案需要与原始记录进行校正，以产生完整可靠的数据，为进一步改进和使用电子数据提供坚实的基础。

3.4建设科学合理的工作机制， 实现文件有序上传

目前存在单一的电脑收集电子文档，这是档案管理中多数电子文件无法回避的问题，相比于以往的文件，多数文件都是通过文件上传和文件下载实现的，所以通过更改传统的工作方式，可在计算机网络中建立一个操控平台，能够在网上上传电子文档。将它们进行有效的收集后，再将其存档于服务器中。比如为方便下级行政部门和用户通过该网站传输其非机密档案的全文，档案管理也相应研发出电子文件自动上传体系。同时，要求电力企业加大对档案管理的投入，改善相应的设施，并提供在档案管理中使用，作为整合主要信息技术的物质保证。电力企业档案管理的相关部门要加大沟通力度，及时完善电子档案数据管理部门，此部门将建立在电力企业的档案中，并可用作电力企业资源数据库的重要部分。

3.5提高档案信息的安全性

提高电力企业档案信息的安全至关重要。首先， 增强现代信息技术的安全水平，使管理人员意识到网络安全的重要性，并为他们提供在该领域工作的手段，通过实践来增强档案的安全性和机密性。安全管理应从有权访问档案信息的工作人员开始，提高其待遇水平，改善人员培训和晋升机制，从而减少人员流动，注重在日常培训中提高道德操守，避免内部安全问题。第二， 在信息化环境中，不管是档案的归档或是档案的完善，都必须通过访问特定的软件，并且不可避免地要在网络上打开存档的信息平台，以便存档的管理和对存档的访问。第三， 保护档案免受火灾、洪水、地震及黑客攻击造成的意外损害，及时做好备份。

4结语

随着信息化时代的发展，档案管理的创新是主要挑战，计算机网络技术和档案管理的集成和创新可以加速信息化技术的发展。新时代特征要求档案管理科学化、信息化，为此应该形成区域档案资源平台，进行统一管理，从而确保通过该平台档案管理人员能快速高效作业，实现友好协作，对数据进行规模化应用管理。在信息化这一时代背景下，考虑到效率和质量，档案管理工作已经逐步发展起来，信息化时代大大提高了档案管理的效率，充分利用现代信息手段及措施至关重要，负责档案管理的部门也应继续调整其方向和目标。

参考文献：

[1]陶红.浅议档案信息管理创新[J].档案管理，2020，（04）.

[2]纪利杰.谈网络环境下的档案信息安全[J].档案天地，2019（04）

[3]李雯.網络环境下档案用户信息需求与档案信息服务的探索与创新[J].兰台世界，2018，（14）.

作者简介：尹鸿（1987-）女，汉族，广西桂林人，本科，助理政工师，主要从事电力企业档案管理工作。

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