信息技术在事业单位档案管理中应用存在的问题及对策

莫晶晶

摘要：在事业单位中，做好档案管理工作十分重要。作为事业单位内部管理中的重要组成部分之一，档案管理工作的内容和形式比较复杂，工作人员压力较重，所涉及的细节要素较多。因此，事业单位档案管理工作人员应灵活地利用信息技术手段，积极实现传统管理模式向现代化管理模式的转变，彰显档案管理工作在事业单位内部管理体系中的重要价值。经过多年发展，事业单位运用信息技术管理档案虽有一些发展，但也出现了一些问题，需要引起我们的重视，并采取有效措施，认真加以解决。

关键词：信息技术;事业单位;档案管理;应用;问题;对策

引言

伴随着现代互联网信息科学技术的快速稳定持续发展，其在我国城乡各界民众日常化工作生活实践过程中的应用范围正在持续扩展。行政事业单位是我国现有公共治理机构设置体系中的重要组成部分，对信息科学技术的引入，能够为行政事业单位各项日常业务的优质顺利推进创造提供便利性支持条件，尤其是在行政事业单位档案数据信息资料管理工作。有数量众多的基层行政事业单位，受时间的限制，档案数据信息资料将会不可避免地发生持续堆积问题，在此种情形下，如果依然运用纸质载体形式的档案管理工作模式，将会引发档案数据信息资料损坏以及丢失问题，继而造成不良影响。

1 信息技术应用于事业单位档案管理出现的一些问题

1.1 制度长期不完善且内容流于形式

事业单位的档案管理制度，大多数照搬了上级机构的政策和内容，但在运行時缺乏本单位的实际情况参考，导致部分管理制度发生混乱，缺乏统一的优化机制。此外，个别单位长期忽视档案管理工作的重要性，对档案管理工作的关注、支出和设施完善缺乏足够的积极性。长期的不重视和制度的不完善，导致事业单位档案管理工作与实际工作产生了错位和脱节，档案的留存与机构运行之间没有形成应有的闭环，一些管理制度执行不力，影响了事业单位的整体发展。

1.2 现代信息技术应用不足

目前，我国的现代信息技术发展的非常迅猛，可谓是日新月异，所以事业单位要想跟上时代的步伐，必然要对档案管理系统进行实时更新，尤其是计算机网络系统，这可是档案管理工作要用到的核心工具，所以事业单位要想及时的应用到先进信息技术，就必然要对计算机的软件以及硬件进行更新，并一直保持下去，如此现代信息技术的优势才能在档案管理过程中得以充分发挥。

1.3 电子档案缺乏安全保障

电子档案的出现与发展，符合时代发展的要求，它能够更好地体现事业单位档案管理工作的现代化发展趋势。但是目前的电子档案管理工作缺乏足够的安全保障，无法真正体现信息技术与档案管理工作相融合的重要优势，整体的管理质量和效率受到了影响。部分档案管理工作人员只能机械地使用不同的计算机以及系统来保存和使用不同的文件，难以真正地体现脱机管理以及下载过程中的特殊要求，如发生计算机后台受到病毒入侵，或是因为外部客观因素而导致各类故障，就会直接使得整个档案资料丢失或者被毁损，严重影响电子档案的稳定运作和安全保障。另外，由于部分档案管理人员工作能力不强、工作经验少，在处理文件材料和档案时没能做好后期的归档和备份工作，整个档案管理工作存在盲目性和随意性，导致文件丢失现象频频发生，档案安全缺乏应有的保障。

2 信息技术在行政事业单位档案管理工作的具体运用策略

2.1 全面贯彻落实档案管理基本制度

各级行政事业单位应当参考现行版本《中华人民共和国档案法》中编写引入的相关条文，建构完善并且贯彻落实基本的档案管理制度体系，借由针对行政事业档案管理工作人员开展系统完善的培训干预工作，帮助行政事业单位工作人员树立正确科学的档案管理工作思想意识。

要借由将现代信息科学技术形态在行政事业单位档案管理工作，运用制度优势规范约束行政事业单位档案管理工作人员的基本工作参与行为，在提升工作实施过程规范的条件下，同时改善行政事业单位档案管理工作的实施质量和实施效率。

除此之外，行政事业单位还要积极强化针对档案管理工作的监督干预力度，建立执行科学完善的考核工作制度，将档案管理工作人员的日常表现与实际获取的薪资待遇水平进行相互挂钩，继而有效调动行政事业单位档案管理工作人员的热情以及主观积极性。

2.2 打造专业的档案信息网

在我国事业单位的档案管理工作中，利用信息技术提高档案管理工作的效率一直都是各大单位非常重视的一项内容，但是很多事业单位在信息技术的应用上存在一个误区，那就是不少事业单位在档案管理过程中只加强了计算机程序的应用，而计算机程序只是信息技术的一个小的部分，所以并不能使得信息技术的全部优势得以发挥。因此，我们在利用计算机程序的同时，应该加强网络技术的应用，在事业单位内部构建一个专业的档案信息网。这样一来，不仅档案管理的沟通机制可以得到完善，同时档案管理的信息通道也可以得到扩充，而最主要的是，档案信息网可以让档案管理的工作流程更加简单、方便，促使档案信息的传递更加快捷，从而提高档案管理工作的效率。

2.3 加强对电子档案安全性的管理

档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。同时，档案部门应重视档案管理工作人员安全素质的提升，构建高水平的档案安全管理团队，为档案安全工作提供人力保障。

2.4 引进各种现代化数字档案管理设备

数字档案管理应用设备引进现代化的档案设备这一举动以及在现代社会中开始逐渐获得了现代人们的一致高度好评，因为这一举动，不仅为现代人们的日常生活工作提供了很多方便，同时也已经给我国数字化档案管理的推广发展应用提供了新契机。事业单位档案管理不同于其他的管理工作，它指的是一个非常综合性的档案管理工作，需要同时处理很多复杂的档案信息内容。为了有效解决企业信息量庞大的这一关键难题，引进一些高效的大型数字化管理设备信息系统无疑是目前解决这一问题的关键有效途径。为了能够更好的有效提高事业单位的工作效率，确保档案信息储存的安全，事业单位可以根据国家机关和事业单位的实际工作情况，结合自身的资源优势，创建一套现代化的数字档案管理信息系统，严格控制数字档案文件信息管理储存点的质量与安全。这种管理做法不仅希望能够为推进数档案管理工作创建一个有利的工作环境，同时还希望能够更好的有效促进国家机关和企事业单位全部档案工作的正常顺利开展。

3 结语

总而言之，随着时间的推移，事业单位档案管理工作中的各种问题都显露了出来，而要想解决这些问题，各大事业单位就必须加强信息技术的应用，通过利用信息技术的各种优势，让档案管理工作的效率和质量得以提升，促使事业单位可以紧随时代发展，朝着信息化管理的方向迈进，从而满足社会以及人们对于事业单位的需求。

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