探讨新时期办公室档案管理的创新思路

姚福保

摘要：本文从新时期下办公室档案管理的原则入手，分析了当下实践中存在的几个主要问题，并提出一些可行性的改进措施供给参考。

关键词：新时期;档案管理;问题;创新思路

1新时期办公室档案管理的实施原则

高质量的档案管理工作，除了能保证企业档案的安全性，也能在最恰当的时候为企业开展各项业务活动或进行决策时提供可靠的依据，故而必须做好这一工作。新时期下，办公室档案管理的实施应注意以下几点：（1）规范与灵活统一。档案管理工作的开展，必须根据当前企业的特点和发展需要，采取最为合理的管理机制和管理办法进行，档案管理不仅要充分满足企业制定的各项规章制度，也要保证工作内容具有针对性、科学性。（2）制定与执行并重。此处说的制定与执行并重，主要针对的是目前部分企业中出现的档案管理形式化的问题。简答来讲，企业要在制定完善的管理制度的基础上，要求全体员工严格按照制度上的内容及要求执行这项工作，期间还要根据具体的实践成果做出不断的调整。（3）职责与权益兼顾。这点主要是指必须落实责任制度，明确企业内各部门及工作人员的职责和权益，所有人员必须做好自己的本职工作，确保实际工作中出现的各类问题能得到及时科学的处理。（4）静态与动态结合。对于现代企业而言，办公室档案管理工作不仅要“稳”，也要注重改革创新，尽早研究新方法、新体制在实践中的实行，进一步提高档案管理工作的先进性。

2新时期办公室档案管理的问题表征

2.1缺乏重视

近年来，我国市场经济体制日益完善的同时，企业之间的竞争形式也开始逐渐恶化，而如何获取更多的经济效益也成了此背景下大多数企业的发展核心。如此一来，企业便没有足够的精力，或者说不愿意将过多的精力放在办公室档案管理工作上，导致档案管理逐渐边缘化。在现实中，部分企业的管理者认为开展档案管理工作没有价值，不能为企业带来直接的利益，并且这种思想也对企业员工造成了潜移默化的影响，导致相关工作人员在实践中表现的无积极性、无使命感，进一步加大了档案管理的推进难度。

2.2管理机制的适应性差

通过实际调查发现，大部分企业在进行档案管理的整个过程中，都体现出了一种比较混乱的秩序，具体表现为：管理内容混淆、工作程序重复等等。究其原因，造成以上问题主要是因为企业缺少与实际工作需求相匹配的管理机制。一方面，一些企业档案管理制度朝令夕改的现象比较严重，导致工作人员在真正实施管理时找不到重点，时常感到无所适从。另一方面，企业并未制定、或并未严格落实奖惩机制，无法起到对员工的约束作用，并且这种情况也会造成工作人员积极性低下的问题，继而大大削弱了档案管理的工作效能。

2.3管理方法落后

从眼下来看，管理方法落后是致使办公室档案管理工作水平低下的一个最为关键的原因，企业必须对这项问题予以重视。首先，当前很多企业在办公自动化的建设方面存在严重的不足，甚至有少部分企业还在完全沿用传统的人工纠错、人工筛选的方式，这显然与当今时代的特征不符。其次，管理人员对计算机、现代信息技术的掌握程度不够，不能合理的使用现代化的思想及手段开展档案管理工作，再加上队伍配置不合理的问题，先进有效的管理方法自然得不到挖掘和充分的利用，从而导致档案管理的实效性大幅度降低。

3新时期办公室档案管理的创新思路

3.1提高重视，完善硬件设施

为实现办公室档案管理的全面革新，企业要从改进员工思想上入手，提高全体员工对档案管理的认识，并引导相关工作人员研究新理念、新方法在实际工作中的落实，为企业的健康可持续发展打下坚实的基础。首先，管理者必须对档案管理有一个正确的认识，组织各部门积极配合和参与到这项工作中来，减轻档案管理人员的工作压力，也有利于促进管理效能的提升。其次，要多通过企业官网、例会、广播、微信公众号、内部宣传栏等渠道来宣传档案管理工作的重要性，同时要鼓励员工积极发表自己的见解和意见，由此作为优化办公室档案管理的重要参考，促进企业档案管理工作水平的不断提升。最后，要注重计算机硬件、信息管理系统等的建设和完善，安排专业的技术人员维护计算机的安全运行，保证企业各项长远发展目标得以实现。

3.2健全办公室档案管理机制

在进行办公室档案管理机制的调整和完善时，应注意以下几点：首先，企业必须树立与时俱进的思想，结合时代特征和企业的发展需要，分析当前管理机制存在的缺失和不合理之处，据此作出科学的改进，这样才能确保档案管理机制的先进性和实效性。其次，档案管理工作的落实应该有恰当的奖惩机制作为辅佐，企业要对实际工作中所需遵循的各项标准予以进一步的明确，要求工作人员严格按照相应的标准执行。在此期间，也需要以此为依据设计合理化的奖惩手段，从而端正工作人员的工作态度，提高员工的工作积极性和使命感，避免影响到档案管理的工作效果。最后，应做好档案的安全管理工作，尤其是針对电子档案的管理，企业必须要借助防火墙技术、密码密钥、身份认证技术等保护档案的完整性、保密性，避免重要文件被窃取或损坏。

3.3创新方法，构建大数据平台

新时期下，企业要注重对档案管理的工作方法进行革新，加强对计算机、扫描枪等现代化设备设施的使用，完善基础建设，从而有效提高档案管理工作的效率。与此同时，应致力于开发更先进的管理软件，加快档案电子化的进程，全面提升企业办公室档案管理的现代化水平。另外，由于档案管理工作中涉及到大量数据信息的筛选、整合和管理，这在很大程度上增加了部门的工作压力，对此可将大数据技术与档案管理有机结合起来，利用大数据技术完成档案数据的搜集、整理等的工作流程，深度挖掘企业内部有价值的信息。目前来看，大数据在档案管理中的应用，更多的集中于配备基础信息储存设备、优化技术算法、加强数据信息的整合这几个方面，也就是利用收集到的一系列资料，为接下来工作的高效化开展提供科学的指导，保证档案管理充分满足时代需求。

结语

为更好适应新时期的特征，企业要注重办公室档案管理的创新改革，认真分析当下工作中存在的问题，从多方面入手加强档案管理工作的现代化建设，从而提高档案管理工作的效率，进一步推动企业的快步发展。

参考文献

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