谈新时代档案管理工作的信息化建设

田伟

摘要：随着我国经济的发展，各种科学技术也在不断地发展，其中随着信息技术发展的深入化，我们已经进入了一个全新的时代，信息化时代。随着信息化时代的到来，人们越来越意识到档案管理信息化建设的重要性，并借助信息化技术不断的完善自身的信息化技术，并不断的为其注入新的活力。下文，我们将从档案管理入手，对档案建设的目的和意义进行分析，力求完成新时代下的档案管理工作的信息化建设。

关键词：新时代;档案管理工作;信息化建设

引言

随着我国信息技术的不断发展，信息技术逐渐的改变着我们的生活方式，并且这种新的生活方式对比以前更加的方便和快捷。为了能够使档案管理工作也能够紧跟新时代的步伐，我们要将信息化建设逐渐的融入其中，改变传统的档案管理的形式，从而使档案管理在新形势的趋势下，减少工作人员的工作量，提高工作人员的工作效率，进而为全社会的档案工作做出贡献，提供更加人性化的服务。档案管理不仅可以应用在政府部门，还可以将其应用在企业的信息化建设中。随着信息化逐渐渗透到我国的各行各业中，相关部门也逐渐意识到信息化建设的重要性，所以我们一定要加快档案管理的信息化进程，从而促进经济的快速发展。

一、利用信息化技术手段，推动信息数字化的转换

21世纪的到来，意味着信息化时代的到来，信息化社会到来的特点就是信息呈现一种海量式的、爆炸式的增长，并逐渐将我们淹没在信息的洪流之中。信息过多并且增长过快一个最主要的缺点显现出来，那就是我们无法对其进行及时、有效的信息管理和信息纪录，并逐渐演变成档案管理的行业的重点和难点问题。为了满足人们对信息的需求，我们需要对档案管理进行信息化的建设，从而满足信息时代人们对于信息的需求。

在以前传统的档案管理影响下，我们只能通过纸来记录档案信息。而现在随着信息化建设的普及与发展，纸质信息逐渐被其所取代，从而演变成了一种新型的记录信息的模式。这种模式，不会受到时间、空间以及地点的限制，人们可以在任何的地点、任何时间获得他们想要的信息，并将信息进行下载、保存，真正意义上实现了信息的共享。

二、新时期档案管理信息化建设的作用以及重要性

1.档案资源的信息化建设可以有效的改善档案管理的工作

新时代下的档案管理工作不能与过去同日而语，新时代的档案管理具有开放性的特点，所以新时代下档案管理的信息化建设可以有效的帮助参与档案管理的工作者，更加快捷和高效的进行工作，并更加充分、合理的整理信息，为我国的社会提供更加便捷的服务。

2.档案资源的信息化建设，为决策者和管理者提供真实详尽的档案信息

档案是对过去的信息进行记录的过程，其中还包含着企业之前多做过的各种决策和取得一些成效。企业或是政府在进行一项新的决策或是重大决议时，都会根据过往的档案信息作为参考，制定出符合我国国情的、利于国家发展的政策。同时，我们所提供的信息必须真实和可靠，并且对政府和企业提供积极的影响。一个完整的、可靠地信息模式可以帮助我们提供一个做正确决策的道路，并且在其中发挥着积极地、促进的作用，从而减少避免出错以及弯路的情况发生。

3.档案资源的信息化建设，为科研和经济建设提高智能化的服务

建设档案资源的信息化的又一区别于过去的特点便是它的时效性比较好。所谓的时效性就是指我们可以在一个极短的时间内为其提供它所需要的所有的材料以及相关的分析和研究。这样可以满足人们的远程操控，实现资源的共享，且为我们大大的缩短了时间，提高了工作的效率。

三、新时期档案管理信息化建设的方法措施

我们实现信息化建设的前提是我国计算机技术的不断发展，如果想要实现管理信息化建设的方法措施，具体可以从以下的几个方面去做。

1、转变观念，提高对档案管理信息化建设重要性的认识

随着我国计算机技术的发展，促进了我国档案管理的信息化，可见信息化技术对我国的发展具有重要的促进作用。虽然信息化的发展对我国有着促进作用，但是仍然有一些人群没有认识到信息化技术的重要性。甚至有一些守旧的企业领导和管理层也没有提高对信息化建设的认识，他们从思想上就抵触信息化技术的发展，这对于我们宣传信息化建设是非常不利的，所以我们要采取一些措施和行动去提高他们对信息化建设的认识程度，并意识到他们积极的一面。因为只有思想上认可它的出现，才能将档案管理的信息化建设提上日程，从而逐渐的从不认可的状态转变为信息化系统的忠诚拥护者，并未逐渐的适应社会的发展和变迁，从而更好的服务于社会主义经济化建设。

2、加强电子档案的管理

对电子档案进行管理其实就是研究电子档案的接受和保管作用，并利用信息化技术和有关的规定，不断的规范和标准电子档案，从而促进信息资源发挥最大的作用。

信息技术的发展，推动着电子商务的发展。随着电子商务的普及，我们日常所需要的信息载体也在不断的增加，比如我们的照片、纸质档案以及录音等我们所用的信息载体，都可以将其归类为电子类的信息。对其中的有价值的信息我们可以将其保存，从而进行保管，以便于我们随时进行查阅。传统的保存技术会受到环境的限制，但是电子信息却截然不同，它不会受到时间、环境以及空间的限制，真正做到保存的作用。

3、资源共享，充分的运用现代化的管理手段

除了要提高对信息化建设的认识，我们还要改变传统的管理方式，通过现代化的管理实现资源上的共享，从而提高档案的利用程度。总而言之，就是要充分的发挥现代化的管理手段，实现资源上的共享。

要想实现信息资源上的共享，首先要做到的就是完成对信息的收集工作，这样可以提高自身的信息的多元化，从而实现信息资源上的共享。但是我们要注意，由于互联网技术发展的过于快速，所以我们对网络的安全性表示怀疑，所以在获取网上信息的时候，我们必须进行慎重的选择，从而不断的保护信息的完整性和安全性，实现对信息的推广和资源上的共享。

4、提高管理人员的专业素质，提升服务意识

除了互联网技术会对档案管理的信息化建设有所影响外，从事信息管理工作的管理人员的专业素质，也会对档案的管理的信息化建设产生影响。从事档案管理工作的人员，要求具备档案管理的基础和扎实的理论知识，并且还要具备现代化的信息技术，并且熟练的运用信息技术的工具，从而不断的提高工作人员的综合素养。

进行档案管理的信息化建设，需要各种有效的措施来逐渐的改变老旧的形式，从而不断地调整信息化建设的知识构造，培养出一批新型的、具有专业基础的人才，从而为社会、为企业、为人民提供更加優质的服务。为了保证管理人员提供优质的服务，除了自身的服务意识还是不够，我们还要定期的对他们展开服务意识的培训，并且借助企业和国家的力量，不断的推动信息化建设的发展。

四、总结

综上所述，上文主要论述了新时代下的档案工作的信息化建设。随着21世纪的到来，信息出现了爆炸式的增长，人们逐渐被淹没在海量化的信息之中。与此同时，档案管理工作也面临着前所未有的困境。随着信息的海量增加，人们不能够对海量的信息进行及时的记载和处理。所以档案管理工作的信息化建设迫在眉睫，它可以帮助人们获得他们所需要的信息，不需要自己经过海量的筛选，而可以直接获得所需要的。档案信息的现代化管理，实现信息合理配置的同时，也为社会主义发展铺平了道路。

参考文献

[1]李霞.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2020（10）：10-11.

[2]张丽波.互联网时代信息化建设上面临的问题及对策——基于档案管理工作[J].现代商业，2017（18）：96-97.

[3]王砚秋.崔玲燕.档案信息化建设浅议[J].黑龙江史志，2008，（19）.

[4]张建新.加快档案馆信息化建设的思考[J].山西档案，2005（05）.

[5]于瑛甫.档案信息化综述[J].陕西档案，2005，（01）.