如何提升采购合法合规性及执行效率

曹乘华

摘要：我国当前反腐形势复杂，加强采购合法性比以往任何时候都更为重要。如何有效平衡业务发展与采购效率？针对企业采购管理过程中发现的问题，提出了在执法背景下，通过提高企业采购管理水平，有效提高采购效率的建议和措施。

关键词：合法合规;采购效率;能力提升体系;监督体系

2011年底，国务院颁布了《中华人民共和国招标投标法实施条例》，将其作为贯彻实施招标投标法的一项重要任务，落实中央下达的任务，推进反腐倡廉长效机制建设，是解决招投标、促进公平竞争、预防和惩治腐败等关键问题的重要举措。2014年5月4日，工业和信息化部发布了《通信设备建设招标投标管理办法》，并相继发布了《通信设备建设招标投标管理办法》。结合通信行业施工管理的特点，明确了招投标管理的具体要求。随着监管框架的日益严格和行业市场竞争的日益激烈，公司必须结合目前的管理现状，不断优化采购管理方式，促进公司的发展。

一、影响采购合法合规问题及原因分析

（一）部分采购项目未按规定执行采购程序

在实际工作中，由于工作的紧迫性，有可能绕开采购，而且由于缺乏前瞻性的采购规划，常规项目改为应急项目，导致项目直接组织而没有采购决策。根据《招标投标法》的规定，发生突发事件将被处以罚款。对"限标"的错误解释导致一些工程超竣工，是因为不清楚，什么法律规定招投标，有人认为，如果有类似工程的招投标结果，在不影响公司的情况下，会直接用以前的采购价来确定任务。据了解，如果总部以外的单位参与，可以在总部以外进行采购活动，导致一些项目的采购结果比总部高出100%。3.正常情况下，合同的反向签订，项目的实施过程是合同的前身，合同实施后，但在实际操作中，履约后再签订合同。这种现象导致了项目采购向另一种形式的转变，也破坏了单一供应商的选择，这涉及到很多法律和管理风险。这些现象一方面与企业内部人才培养不足有关，另一方面，在"重经营、轻管理"的理念指导下，经营者的守法行为和低风险意识使他们认为，如果有利于企业发展，必须尽快实施。

（二）采购人员执业技能有待提高

知识水平是指采购人员具备市场、人力资源管理、财务管理等方面的专业知识。只有在这个基础上才能谈采购人员的能力。但是，现在采购人员的培养状况不乐观。首先，因为购买活动不需要高度的专业精神，所以很多人购买时不需要技术技能，所以可以胜任更大的工作人员。但是，实际上，购买活动涉及范围广的问题。包括知识谈判、后勤和设备/材料。相关法律知识、金融知识、国际贸易知识，尤其是信息技术如何越来越先进，越来越广泛地应用于购买领域？而且我们也必须有信息技术的知识。二是我公司还没有形成一批具有较高专业知识的采购专家队伍，采购人员大多是高中生，而且由于国内对采购人员的培训不够重视，更谈不上对采购专业人才的培训。因此，这些都是阻碍采购人员技能有效发展的因素。

二、影响采购效率问题及原因分析

（一）采购需求不清晰、明确

采购内容、技术要求和评审标准不明确，加之沟通时间的延长和实施过程的频繁变化，导致采购方案的实施出现延误，严重影响了采购效率。如果同一型号或成套采购没有考虑好一种型号和所有要求，在确定采购结果后，需要对该部分进行进一步谈判或单独采购，可能影响合同的及时性，增加采购量。采购订单的年度分配不均。由于采购干事的专业技能要求提高其工作意识，其工作场所的频繁变动限制了采购员了解与执行复杂任务有关的法律法规、管理要求和系统功能的能力。在整个采购过程中，没有信息系统等综合支持，从预算规划、需求执行、采购绩效评估等方面，制定了全面的采购计划，以满足客户的需求。

（二）采购人员和供货商出现串通舞弊行为

采购人员与供应商串通是采购腐败的主要原因。企业采购人员根据企业采购要求进行招标，按要求选择供应商，但一些商会供应商通过行贿手段销售一些不良产品，影响了企业采购质量。市场上也有不少中介机构，与供应商甚至采购商串通，进行不良采购，影响企业的采购质量。比如，有的咨询公司为供应商准备了投标书，确定了合同承办人等，在这种情况下，没有纳入计划的供应商在投标过程中很难中标，即使中标，在合同执行过程中也存在很多问题。在企业采购过程中，不少供应商争相中标，通过不正当竞争行为串通或提供虚假信息获取自身利益。原因是，中介机构认为，按照采购实体的意图选择供应商，可以确保提供高质量的服务，以便采购实体能够首先考虑自己，从采购活动中获得更多的利益。因此，企业确定了招标要求，发布了招标公告、咨询名单、公开招标和专家评审，确定中标人的过程涉及人才较多，容易上当受骗。比如，有的单位申请投标，但电话未被窃听或解读不当，误导供应商;此外，有人错误地指出，注册系统失灵，导致无法注册，参与投标的供应商数量减少，以确保供应商能够中标。

三、提升采购合法合规性及执行效率的一些思考

（一）持续完善的采购管理制度体系

一套完整的制度、规范和指引，切实确保在实践中依法合规，对现行规章制度按照国家最新相关法律法规进行实时更新，并根据需要制定相应的实施细则。

（二）打造全流程采购执行体系

在信息系统中引入符合规范和标准要求的系统，管理内部需求服务与外部供应商之间的互动，遵守法律法规。加强筹资结果控制，确保招投标结果有效实施严格执行国家有关要求，通信建设项目实施必须依法公告，并通过"通信建设招投标管理平台"完成专家的公示、公示、遴选和登记。

（三）优化采购人员能力提升体系

加强培训，建立培训机构，组建专家和工匠队伍，在日常工作中发挥纽带作用。鼓励采购人员参与专业认证，如承包商、物流、PMP等，日常工作的重点是总结典型问题，共同研究解决方案，树立先例。所有这些都是提高采购效率的重要支持来源。公司建立了培训离职制度，推出了新的员工离职制度，建立了内部教师培训机制，充分发挥业务联系的主体作用;加强对第三方招标代理机构的管理，建立代理职能审计机制;建立完善的专家库管理体系，不断培养专家

（四）建立良好的供应商管理体系

供需是采购管理的重要组成部分，因此，必须消除降低采购成本与保障供应商利益之间的联系，确保双方互利合作和企业的最终利益。为了对供应商进行有效管理，必须建立科学合理的供应商管理体系，这对提高企业竞争力、降低供应成本、提高采购效率具有积极意义。

（五）建立落实严密的监督体系

控制系统是检验系统效率的有力工具。要建立完善的监督体系，一方面要建立有效的后续评估管理机制，另一方面要通过全过程引入采购管理体系，监督和有效评价采购活动的实施情况，提供有效的激励措施，确保采购活动的合法性和效率。另一方面，要建立全面的风险管理体系，梳理实施过程中的重大风险，突出防控，通过持续改进供应商评价和结果应用，继续以专题培训和会议形式对监管体系进行培训，遵守和落实"守法"要求。

结束语：

针对企业在法律执法和采购管理中发现的问题，通过建立制度与实施制度、能力建设制度、管理制度、监督管理制度五项制度，可以有效促进公司规定的采购效率的进一步提高，供应商管理制度、补充与约束监督制度、信息手段的运用，保证了公司业务的健康发展。

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