如何优化事业单位人事档案管理制度

姚丹

摘要：就现阶段的实际情况来说，大部分事业单位均在积极进行改革，进而对传统的人事管理体系造成了很大冲击。新时期，对事业单位来说，首先应思考的问题便是如何把人事档案的真实性与有效性提高。目前，事业单位的人事档案管理工作发展非常快，但其中还是存在很多问题，需对解决这些问题的措施加大研究力度，如此方可将现在事业单位人事档案管理水平有效提高。基于此，本文将对优化事业单位人事档案管理制度的有效对策进行分析。

关键词：事业单位;人事档案;管理制度

档案是对人类最原始的记录方式，而人事档案是省直机关、企事业单位不可或缺的部分。尤其在新时期的今天，人事档案更是作为员工求职经历和个人职业生涯的凭证性和权威性产物。新时期，人事档案管理的改革是时代发展的必然要求，做好人事档案的管理，在人事管理工作当中占据着非常重要的地位。

1事业单位人事档案管理工作的重要性

人事档案管理是事业单位的一项基础性工作，其可为事业单位更好的开展其它工作提供充分保证。第一，在事业单位各项工作中，作为主体的人发挥着积极作用，对事业单位的整体工作效率起主要影响。第二，将人事档案管理工作做好，可提供重要的决策依据给领导者，有利于更好的实现人岗匹配，并把人力资源优势发挥，制定更加合理的决策。可见，人事档案管理工作至关重要，需引起事业单位相关人员的高度重视。

2事业单位人事档案管理制度的现状

2.1人事档案管理制度内容不完善

当前，大多数事业单位都处于人事档案管理制度内容不完善的现状，这种现象的存在和发展普遍影响着事业单位人事档案管理的正常，有效发展。这种类型的问题主要表现为：相关人员没有为事业单位的，人事档案管理工作的整个过程，建立相应的人事档案管理制度，也没有规定人事档案数据收集，人事档案存储和人事档案使用的管理内容及流程。因此会造成人事档案的收集不完整，人事档案往往存储不当，这对事业单位人事档案管理的发展产生了相对不利的影响。档案管理的现状以及人事档案管理制度的缺乏，极大地影响了事业单位人事档案资料的使用，影响了人事档案管理质量的提高。

2.2人事档案管理制度难以实施

在事业单位的运作和发展的整个过程中，一般很难实施人事档案管理制度，这不利于人事档案管理的发展。对事业单位实施人事档案管理制度之所以困难，主要是由于以下现象，首先，在我国深化改革的过程中，提出了要提高相关部门及事业单位人事档案管理制度水平的要求，这种要求将增加制定人事档案管理制度的难度。其次，在我国的背景下，随着现代科学技术的飞速发展，人事档案管理制度无法跟上时代的发展趋势，对人事档案管理的发展将产生重大影响。基于现代电子人事档案管理的发展需求，在事业单位的运作和发展过程中，制度的构建者必须结合时代发展的需要，对人事档案管理制度进行相应的改进。最后，使用人事档案的事业单位数量的加大，以及每个部门对人事档案的要求有差异，将极大地影响人事档案管理制度的实施，工作人员根据其他部门的人事档案管理需求，修改与完善人事档案管理制度。

2.3档案管理硬件落后，档案信息化不足

人事档案管理工作具有十分庞大的体系，相关管理部门拥有诸多人事资料，但受限于条件与制度，使之并未有一个独立的办公地点与资料存放库，一些事业单位甚至都没有必要的档案存放文件盒与加湿器等，以致于无法有效保证档案管理工作的质量。除此之外，快速发展的信息化技术，虽然已在档案管理中应用了计算机技术，但也只局限于一些简单的任务，如信息检索、调阅和录入等，没有将其功能充分利用起来，导致档案管理还未实现无纸化办公的目的，缺乏先进的信息化水平。

3优化事业单位人事档案管理制度的有效对策

3.1更新事业单位人事档案管理观念

首先，创新现有的档案管理理念。事业单位需要充分认识到人事档案管理工作的重要性，了解到加大事业单位人事档案管理工作力度有利于促进个人和单位的发展有着极为重大意义。单位领导密切关注人事档案管理工作，把自身的带头作用充分发挥出来，积极改变企业全体人员的档案管理工作态度，只有确保事业单位人事档案管理观念可以与时俱进，并构建人事档案管理小组，才可以保证人事档案管理的高水平。第二，定期检查、指导与督促人事档案管理工作，加强监督与检查，在进行监督与指导时，把档案管理存在的问题与不足给发现出来，并在第一时间通过有效措施对其予以补救。第三，把人事档案管理达标考核制度建立起来。良好的制度是做好人事档案管理工作的基础条件，通过结合事档案管理质量与管理人员的绩效考核，让人事档案管理发展更加制度化、规范化。

3.2完善人事档案归档制度

由于企业员工众多，企业人事档案自然少不了。尤其是一些事业单位，单位年代久远，员工档案数量更是庞大。所以，在人事档案归档上必须要完善归档制度，这样才能更有效的管理好认识档案。要做到明确人事档案建立的时间年限、部门工种等都有明确划分，只要提供相关信息，就可以做到快速找到人事档案。而且，在人事档案管理上要对不按要求归档的人员采取有效措施，这就需要建立一个完善的人事档案归档制度，以保证归档材料的质量和可信度。

3.3提高人事档案管理的信息化水平

现代社会已经是一个绝对的信息化社會，对人事档案的建立和管理也都普遍信息化，已经不是以前的纯纸质手写档案方式。信息化技术对档案的建立、编辑、检索等更加方便快捷，已经是人事档案管理的发展趋势。要想实现信息化管理，就需要提高人事档案管理人员的信息化水平。定期进行教育培训，对信息化设备。通过前期对人事档案相关信息的录入，可以快速的进行搜索，提高工作效率。而且，这种信息化管理，可以减少人事档案的损坏率，一旦纸质的人事档案破损，电子版还有留存，可以确保档案的安全性。提高认识档案管理的信息化水平，真是实现人事档案管理更为准确和快捷。

3.4培养更加专业的档案管理人才

事业单位的人事档案管理是细致，耐心的工作，同时需要年轻有朝气的人才加入，并且应减少老龄化的人员。事业单位需要年轻有为的人才参与档案管理工作，人员管理系统要不断优化，档案管理是一项长期的工作，要有固定的人员管理不能轻易替换。

4结束语

简而言之，高质量的人事档案管理是非常重要的，具有实际价值的信息资源，对个人和事业单位而言非常重要。事业单位要顺应时代的发展，加强人事档案管理的优化，严格控制人事档案管理人员的专业能力，通过多种渠道和措施及时提高人事档案管理人员的综合素质。意识到信息化人事档案管理的重要性和必要性，对优化事业单位的人事档案管理起着重要作用。

参考文献：

[1]王洋.如何优化事业单位人事档案管理制度[J].黑龙江档案，2021（04）：338-339.

[2]李萍苹.数字化背景下事业单位人事档案管理工作的优化研究[J].黑龙江档案，2021（03）：192-193.