照片档案管理数字化转型升级探索与实践

刘旭华

摘要：数字化技术是基于计算机技术和数据技术基础所形成的信息处理技术，其在社会生产生活的各个层面已经有数十年的应用历史。由于档案管理的特殊性，数字化技术在企业档案管理中的应用水平难以有效提升。本文在简要概述档案信息化建设内容和影响的基础上，对数字化技术具体应用面临的问题进行深入分析，结合实际提出了对应的提升途径，以此为数字化技术应用水平提升和档案管理工作完善提供参考。

关键词：照片档案管理;数字化

引言

众所周知，档案管理在事业单位内部管理过程中是一个非常关键的环节。在具体的档案工作中，应当根据国家机关和机构的特点，尊重档案的保密性，同时充分尊重其公共任务。特别是鉴于现行管理体制的适应，对档案管理提出了更严格的要求，以促进各项工作的稳定发展和档案管理的统一。

1综合档案馆照片档案数据库建设的意义

1.1有利于社会记忆的有效整合

档案一直被视为承载社会记忆的重要载体，综合档案馆则被称为“记忆的储存器”，它能有效记录和保存社会历史发展和变迁的轨迹。作为各类档案资源收集、整理、保管和提供利用的综合场所，照片档案数据库的建设，不仅可以有效地改善档案资源结构，而且可以实现区域图片资源的有效整合，使社会记忆更加完整。

1.2有利于社会记忆的共享传承

档案馆的社会影响力主要取决于其资源对于国家利益、社会发展和公民需求的价值与效果。随着信息技术的发展，照片利用的需求也日益增大，建立一个囊括各个时期各个方面的照片档案数据库，对记录历史、服务中心工作、扩大档案馆的影响力将产生非常积极的作用。照片档案数据库的建设，可以使档案馆有能力提供充足的、高质量的数字资源，满足广大群众的照片利用需求，并通过这种需求共享，进一步促进社会记忆的构建及传承。

2数字化档案管理的优势

2.1提高自动化办公水平，减少资源的浪费

在事业单位的档案管理中，传统的管理方法是有限的。要通过不断增加员工数量，定期更新管理的软硬件，不但提高了行政的处理成本，也降低了档案的管理效率。在数字文件管理的模式下，文件将摆脱传统纸质为载体的形式，以方便运用随时存取和使用的数字化方式存储在计算机上。它可以节省大量的时间和空间，同时也降低了行政成本和提高了工作效率。

2.2确保文件得到充分的利用，资源始终得到开放

数字档案经过先进技术处理后可以及时地提交和存储信息。机关事业单位使用档案是很常见的，许多部门需要使用和查阅相关档案。数字档案管理相较于传统档案管理的特出性还表现为档案应用、存储和管理等不受时空的局限，用户可以在自身有需要的时候随时应用档案，更加的方便快捷。

2.3提高档案管理的水平，提高工作人员的综合素质

数字文档管理可以有效地提高文档管理水平。档案的管理要求使用先进的网络技术和计算机设备，如果说档案管理人员的综合素质低下，思维模式传统固化，那么档案管理的质量效果必然无法达到预期，管理工作的实施将会因此而停滞不前。

3提升数字化技术在档案管理中应用水平的途径

3.1强化数字化技术软硬件设备建设

基础性的设备是数字化技术应用的基本条件，是推动档案管理工作水平提升的基本前提，因此在实际应用过程中，必须要加大这方面的投入和建设力度。对于企业管理层面而言，首先，应当分析企业目前档案管理信息化建设的实际需求，结合企业发展战略，明确设备投入的基本要求和扩展空间。其次，要根据方案设计选择合理的建设模式，确保设备运行体系的质量控制，同时为后续管理工作开展留出足够的操作空间。在硬件设施层面，需要做好数据库建设，确保数据库运行速度和空间等都能够满足实际运行需要。而在软件设施层面，则应当在满足现有运行体系基础上，为后期应用技术提升和大数据应用留出足够的操作空間。

3.2积极导入大数据处理技术

在大数据应用水平不断提升的背景下，企业档案管理工作导入大数据技术应用已经成为必然趋势，在实际应用过程中，需要注意以下几个方面：一是根据企业档案管理工作开展现状，选择合适的智能算法，明确大数据采集的范围和来源，明确大数据分析结果的具体应用层面。二是要充分将大数据分析结果应用至企业管理层面，不仅要在岗位调整、员工晋升等方面进行应用，还应当强化在企业决策层面的应用，为企业整体管理水平提升提供参考。三是利用大数据技术构建企业内部更加优化的信息检索及应用体系，有效提升企业内部交流活动开展效率。

3.3强化数字化人才引进和培训

要确保数字化技术在档案管理中的作用充分发挥出来，还应当重视数字化人才引进和培训。首先，要强化技术人才引进，通过新鲜血液的补充，在整体上导入新型管理和工作理念，确保档案数字化管理与发展保持一致。其次，要构建完善的培训机制，利用现场培训与远程培训相结合的方式，做好培训工作，有效提升工作人员技能水平。

3.4形成规范的工作机制是关键环节

工作机制的建立可以使照片档案数据库的建设成为一项常态化的工作，进而促进该项工作长期有序地开展下去。照片档案库的建设需要制定明确可操作的收集机制、保管机制、宣传利用机制。在有效保管和大力宣传照片档案的基础上，充分利用综合档案馆的优势，将各种档案同规划、同指导、同进馆;加大对重大活动项目的前端介入;形成与宣传媒体、专业机构及民间收藏者的合作常态机制。增加社会公众的关注度、参与度和归属感。

3.5开发高效的管理系统是有力支撑

高效的照片档案数据库管理系统对照片档案的整理和共享利用至关重要。综合档案馆在数据库管理系统的搭建中具有天然的优势，目前，数字档案馆建设正如火如荼的开展，照片档案数据库的建设可以借助数字档案馆建设，同步规划、同步建设。在建设的过程中，应充分考虑照片档案的特殊性，搭建一套适合照片档案分散整理、元数据辅助录入等功能，能够便于照片档案“收管存用”的管理系统[1]。

3.6促进档案改革，优化管理方式

在新时期档案检查工作中，要认真进行档案改革，做好档案管理工作，突出档案的优化特点。首先采用现代化的文件管理方法，及时查阅以前的资料，改善对环境的有效监测。在实际管理过程中，机关事业单位的工作人员必须定期维护档案，加大对病毒的检测和杀灭力度，重要信息档案的数字化扫描与安全管理。缩短档案管理时间，提高档案管理效率[2]。

结束语

将数字化技术与传统档案管理模式有机结合，能够有效提升档案管理工作的水平，提升管理工作开展精度和整体效率。因此在企业经营发展过程中，必须强化对数字化技术应用的重视程度，更加深入地应用于企业档案管理工作中，在不断提升技术应用水平的基础上，为企业档案管理工作开展起到积极的推动作用，为企业经济效益的提高起到更加积极的促进作用[3]。

参考文献：

[1]王景玲.大数据背景下企业档案管理策略研究[J].办公室业务，2020（22）：139-140.

[2]肖静媛.企业档案管理数字化建设思考[J].办公室业务，2020（16）：178+186.

[3]马继萍.论大数据时代下企业档案管理与知识管理的深度耦合[J].城建档案，2020（08）：50-53.