论知识管理背景下档案信息化建设

赖淑娴

摘要：知识管理必须与知识的价值相匹配，通过应用现代科学技术提高单位的竞争力，知识管理的最终目标是实现其价值，促进知识转化为单位的战略资源。目前，随着信息社会的飞速发展，研究信息档案建设已成为当务之急，在分析档案信息化管理现状的基础上，结合知识管理和档案管理的具体情况，探讨了基于知识管理的档案信息建设与管理的具体情况，以期实施基于知识管理的档案管理，不断推动新形势下档案管理的创新、改革和发展。

关键词：知识管理;档案管理;信息化建设

21世纪，人类社会开始进入知识经济时代，对每个单位来说，组织的发展和环境的变化都带来了新的挑战。基于此，在当前的知识经济时代，在如此激烈的竞争背景下，如何管理该股的资源，以及如何通过生产和传播知识与使用现代信息技术充分发挥作用，已成为学术界特别关注的问题。

一、现今企业信息化档案管理所面臨的问题分析

（一）文件数字化的建设方案没有得到充分优化

数字文件的构建不能由一个部门完成，它涉及单位、数字平台公司和技术人员的层面，这些因素都会影响数字文件建设的质量。如果公司内部合作不充分，与科技公司沟通不到位，数字档案建设过程将无法有序推进，因此，在制定档案数字化建设规划时，必须不断沟通协调，根据实际情况优化规划，保持动态调整过程，使规划适应现实，服务现实。

（二）数字文件管理过程中没有统一的标准

目前，企业档案数字化管理仍处于分离状态，没有统一的行业标准，但是，如果没有明确的标准，公司档案数字化管理会出现一些问题，如参数混乱、无法交换不同公司的数据文件、重要文件的定义和目录不一致等，这将导致行业档案管理出现一定混乱，不利于档案管理的科学有序。企业可以参考国家数字档案管理标准，根据自身情况，完善档案管理标准，确保档案管理质量。

（三）数字文件的查验接收环节不细致

企业数字档案管理的关键环节是确保档案的完整性和准确性。文件编制过程中有许多程序，如分类、归纳和排序，为确保文件管理的有效性，必须接受每一个程序，以确保没有遗漏。但在实际操作过程中，在文件录入过程中往往依赖于技术验收，而精验起不到作用，在验收过程中，如果出现问题，可以及时讨论解决，但是，如果没有验收链接，就很难理解归档错误，更不用说后续的开发和使用了，因此，必须采用技术验收和人工验收相结合的方式，以保证数字化建设档案的准确性。

（四）管理意识的欠缺和管理方式的落伍

近年来随着全国平均教育水平的提高，企业档案管理兼职人员越来越多，但由于兼职人员的工作水平和工作效率较为低下，专业水准严重不足，造成企业档案的管理方式呈落后趋势。随着互联网时代的到来，信息技术得到了非常良好的发展，信息化促使企业档案管理得到优化，越来越多的互联网档案管理工具也越来越普及在企事业单位之中，档案管理质量和效率得到了很大提升，将现代信息技术融入到企业档案管理工作中，运用科学的管理系统优化了企业档案的管理方式。

二、知识管理和档案管理的存在关系

在网络经济时代，通过互联网的积极应用，以无形资产的知识管理为对象，加强挖掘、分析和知识共享，提高单位的核心竞争力，形成良性循环趋势。档案管理主要基于信息和档案实体，做好档案的识别、统计、使用、收集、整理和存储工作，努力解决档案资源量大、孤立、分散、凌乱的问题。档案管理与知识管理既有区别又有联系，分析这些差异，可以得出结论：知识管理的范围更广，以隐性知识和显性知识作为管理的主体，但是案例管理只接受显性知识作为对象，必须明确的是，知识管理产生的知识价值在经济生活中发挥着更充分的作用。嵌入是生产力中一个极其重要的因素，但文件管理文件具有情报和证据的价值，保护和档案实体，对于知识的共享、使用、创新、挖掘和传播，应更加关注物质载体记录的知识内容。知识管理的工作性质具有服务于经济发展的功能，主要侧重于经济和商业，具有政治性和机密性，主线是某些阶级利益和关系。

三、实现档案信息化管理的方法

（一）优化管理制度

档案的信息安全问题已经成为重中之重，在管理工作中，应采用重要文件加密，不同重要程度的文件使用不同的加密措施的方法，对机要文件进行加密操作，同时也为了档案的科学管理工作有效推进。由于档案文件的数量庞大，种类繁多，档案管理工作存在管理混乱的问题，未解决这种情况，科学的文件分类管理方法就显得尤为重要。同时，在档案管理工作中引入监督机制也是非常必要的，为增强档案中文件的安全性和互联网管理系统的可靠性，面对较多文件，在执行管理任务时，应有多人同时执行完成，以此来提高多人协作的工作效率。

（二）提高企业档案管理相关人员的专业技能

至今为止，由于企业档案管理人员的教育水平偏低，其档案管理专业技能的缺失，导致企业档案管理工作效率低下，发展效率远不及时代的发展，这对档案管理的工作有着非常不利的影响。第一个方面，有必要引入专业的档案管理人才，从根本完善企业档案管理工作的工作模式，特别注意引入接受过高等教育的高等人才。第二个方面，针对性的对现有企业档案管理员工进行专业技能的培训，并设计科学的考核方法，使其熟练掌握相关的互联网管理工具，提高其适应信息化的能力。

（三）完善企业档案管理工作流程

档案管理的工作流程一般分为前期的档案收集工作以及后期的档案管理工作，因此这就要求相关的工作人员将办公室档案文件的收集、分类、归档工作变得更为系统化，使用专业的互联网档案管理对文件进行系统有效的管理。

总结：

综上所述，加强办公室档案管理工作人员的管理，完善管理制度，实现档案信息化管理，具有十分重要的意义。

参考文献：

[1]王洁.基于知识管理的企业档案信息开发和利用模式研究[D].山西大学，2016.

[2]吴申艳.数字档案智库服务模式及其实现路径研究[D].上海大学，2019.

[3]舒昌俊.建设工程造价信息管理系统集成研究[D].武汉理工大学，2013.