揭开家族办公室的神秘面纱

家办新智点

与其他组织一样，家族办公室（以下简称为“家办”）的成败也有赖于有效的治理。

无论是创立或运营一个家办，抑或扩大家办现有的服务，都需要周详的考虑和规划，才能妥善保护和管理家族的财富，使其日益增值。

本文重点分享了有关家办内部治理成本、人才及风险管控等方面的内容，希望对大家有所启发。

家办的六大治理事项

新世界往往为创造了大量财富的高净值，向个人及其家族敞开大门。随着超高净值家族的资产日益复杂，新的挑战也会随之出现。此时，一个有效的方式是通过设立家办来管理家族的财务事务，而不是依赖金融机构来提供这些服务。

尽管每个家办与其创始人的DNA一样独特，但大多数家办都致力于实现一些共同目标：

1. 为家族财富的管理和治理提供正式结构；

2. 保护家族财富，实践家族愿景和价值观；

3. 协调、整合家族定制服务；

4. 管理家族的经济和个人风险；

5. 利用家族财富合并后的规模经济，如优惠的投资渠道和较低的费率等；

6. 维护家族事务的机密性和隐私性。

对于家办而言，在治理上应重点关注以下6点事项：

1.在集中领导和放权之间掌握平衡

家办往往由家族中老一辈人创立，但有效的治理既取决于经验丰富的老一辈人的领导，也应该选择性地放权给其他人。家办的愿景和战略由家族制定，但是战术决策和执行则要留给年富力强的家办员工，并适时从外部顾问中获取建议。

2. 有效沟通

家办通常是家族成员沟通的中心，譬如主持家族会议、安排家族度假活动等。因此，家办领导者的任务之一是需要向家族年轻一代传达事务信息。

3. 董事会监督

综合来看，成立董事会监督和指导家办是一个比较前沿的做法。需要注意的是，家办董事会的成员构成极为重要。大多数情况下，家办的董事会成员既应该包括老一辈的家族成员，也需要有一些立场客观的局外人为家办提供截然不同的视角。

4. 继任和应急计划

家办需要积极准备继任和应急计划，为家族保驾护航。譬如，在家族领导者猝然离世的情况下，家族成员需要了解在该场景下会发生什么事，这是减少困惑、避免对家族财富去向产生分歧和争执的重要事项。

5. 持续改进运营

家办及其服务的家族要想立于不败之地，克服不断变化的运营挑战，就需要不断地改进运营流程，积极创新。无论家办成立了多久或家办的管理层上任有多久，皆应如此。

6. 打造内部治理平台

家办应该建立一个涵盖从运营到战略所有活动的治理平台，譬如构建一个基于财务和绩效的报告系统，以提供准确、及时、透明的信息。

尽管家族成员死亡和纳税不可避免，但它们并非突如其来，让人措手不及。家办的一个特别之处就在于，可以帮助家族为突发情况做好准备。如重要家族成员离世，只要事先做好准备，家族就可以更稳妥地应对重要成员去世所带来的个人和商业影响。

家办的风险管控

在为家族监控和管理风险方面，家办比任何一名家族成员、顾问或外部服务提供商都更具优势。家办的风险管理方式取决于许多因素，包括家办的规模、职员的经验，以及家办的发展状况等。无论家办规模如何，健全的风险管理框架和有效的内部控制都至关重要。

在这个风险不断增加、投资欺诈和网络犯罪频发的时代，越来越多的家族开始采用制度化的方法来管控风险。面对不断变化的外部环境，家办及其家族有3大领域值得重点关注：

1. 网络风险

涉及个人身份、声誉、公共和私人日程安排、商務和私人旅行、投资账户、商业交易等方面。

2. 欺诈风险

这是一个不常见但很重要的风险因素，因为家办成员可以近距离接触现金和资产，而某名雇员可能在财务活动、与家族成员联系沟通方面具有很强的控制力。

3. 组织和运营风险

涉及家办雇员、流程、系统和外部各方，以及家族成员自身的人身安全。

目前，许多家办开始重新思考和看待风险管理，由此产生的项目支出应被视为对家族未来声誉和福祉的投资，以及对家族资产的一种保护。拥有强大风险管理框架的家办通常能够更好地抵御市场混乱、网络攻击、内部欺诈和其他相关威胁。

家族通过风险评估并制定一些防控措施来减小风险，最终目标是保护家族财富。其中，内部控制机制是家办用于为其关键职能建立完整性和安全性的程序。与任何成功的企业一样，越早引入内控机制，家办管理风险、预防问题出现的能力也就越强。

风险会不断演变，特别是在家族本身以及家办职员和系统发生变化的时候。对于家办而言，常见的做法是定期进行正式的风险评估，以确定内控机制是否有效，以及侧重点是否恰当。此外，评估结果应该提交给董事会，以便家族能够及时了解情况并进行参与。

法律与税收

家办业务所涉及的法律、税收和监管框架非常复杂，因此需要称职的顾问提供专业知识。

在法律方面，家办需要考虑的因素有：

1. 家办的结构是公司、合伙、信托还是其他形式？

2. 谁将拥有和控制家办？

3. 家办所属的法律管辖范围是什么？

4. 还需要哪些其他法律协议，比如雇佣协议和服务协议等？

在税务方面，家办需要考虑的因素有：

1. 从税收角度来看，应该如何构建家办？

2. 家办的相关活动是否会上升到交易或生意层面？

3. 关于家办的所有权和继承权，是否存在赠与税或遗产税问题？

4. 家族成员会受到税收影响吗？

5. 家办的角色如何影响国外的家族成员？

6. 是否有足够的灵活性来适应税收、监管规则以及家族情况的变化？

通过开展定期备审评估，家办可以有效地为税务机关的查询/审计做好准备。其中，家办的备审评估既可以是与内部顾问的简要讨论，也可以是涵盖文档分析、访谈和其他数据收集的详细评估。

在涉及多个司法管辖区的情况下，家办在结构上可能会变得较为复杂，因此，在设立家办之前就征询税务方面的建议非常重要。

吸引与保留家办人才

家办的基石和重要成功因素在于人才。吸引和保留人才使家办能够创造适当的文化，保持高昂的士气和留任率，并随着家族需求和动态的变化而进一步成熟发展。

这也是为什么家族应该投入大量时间来吸引、留住和激励人才的核心原因。薪酬和福利是迄今为止家办最大的年度成本，约占其年度预算的50%～75%。

从家办人才角度来看：

1. 根据家族规模、提供服务的类型和范围以及相对的财务状况和活动，家办的员工人数可以是1人或2～100人以上不等。

2. 家办最常见的领导职位包括首席执行官（CEO）、首席财务官（CFO）和首席投资官（CIO）。近年来，由于家办服务范围的扩大和技术的整合，许多家办还增加了首席技术官（CTO）。

3. 随着时间的推移，家办的业务需求发生了变化，新一代员工的期望也发生了变化。家办成员和家办雇主必须认识到这些变化，并考虑如何应对以吸引和留住人才。

对于人才管理，家办应重点关注以下事项：

1. 确定近期和长期的人才及领导力，以满足家办战略和使命的要求；

2. 盤点人才并确定高潜力、高绩效与家办人员之间的能力差距；

3. 决定如何通过建造、购买或借贷来填补缺口；

4. 建立正式的招聘流程，包括尽职调查、背景调查和入职培训等；

5. 执行适当的法律文件，如雇佣协议、保密协议和隐私承诺等；

6. 定义明确的角色、职责和报告路线；

7. 制定长期继任和发展计划；

8. 编制员工手册，其中包含政策和程序等；

9. 创造一个强调员工福利并提供灵活性的工作环境；

10. 鼓励员工制定与家办短期和长期目标直接相关的目标；

11. 制定薪酬安排，包括促进留住关键员工的长期激励措施；

12. 建立正式的绩效和审查流程，以及有意义的反馈。

家办的成本

家办可以为家族带来巨大的好处，但是如果没有足够的年度运营预算，就无法做到这一点。通常而言，家办年度运营成本约为其管理资产的1%，但是实际成本可能相差较大，具体数字取决于管理的资产数量和类型、家办业务的复杂程度、提供的服务范围，以及是否计入了外部管理费等。

确定了家办的年度成本之后，家办如何向家族收取服务费用同样重要。家办的服务收费应足以弥补运营成本，并确保其可以持续经营。虽然此类收费没有行业标准，但行业惯例主要包括：

1. 按小时收取的可变费用；

2. 按所管理资产的百分比收取的可变费用；

3. 按商定的服务范围收取的固定费用；

4. 根据成本分摊比例收取的费用；

5. 以上任意项的结合或组合。

无论采取哪种收费方式，都应在可比的基础上做到公平合理，对家族客户保持透明、准确，且有记录可查。其中，一些家办通过定价研究，来确定服务的可比市场费率。市场费率定价分析可以避免潜在的税收问题，这可以让家族成员感到安心，相信收取的费用是公道的。