医院档案安全管理建设实践探索

文/泰安市中医医院 李欣

档案管理是医院日常工作必不可少的重要内容，其涉及公共利益，具有特殊性。在信息爆炸式发展的社交媒体时代，我院更加重视档案资料的合理运用和传播，积极加强信息化建设，满足新时代人们对隐私信息的保护需求，防止信息泄漏事件的发生，不断提高档案资料的安全性。为了实现上述目标，我院从日常档案管理工作出发，积极主动发现管理中存在的问题和不足，及时采取针对性的措施给予解决，提高了我院档案管理的安全性。

一、我院档案管理存在的问题和不足

（一）档案录入和转移环节操作不规范。我院档案种类繁多，且涉及不同的科室和部门。在初始档案形成环节，各职能部门工作人员会对信息进行初步判断，有时候会出现疏漏的情况，从而造成相关信息缺失，影响了后续档案信息管理工作。此外，我院档案管理人员在对档案进行转移和交接的过程中，也会出现流程不规范的情况，很容易出现资料和文件毁损或遗失的问题。

（二）档案管理中心基础设施不健全。医院档案管理中心是管理档案的主要阵地，需要具备保管传统纸质文件和现代电子文件的能力。如今虽然很多企业采取电子信息档案，但从我院的实际情况来看，很多人事档案、病历档案、文书等仍然采取纸质文件或者纸质文件与电子文件同在的形式。此外，硬盘、磁盘等电子存储设备的数量不足，对纸质档案的杀虫和防辐射护理不到位，导致出现电子档案丢失和纸质档案损坏的问题。

（三）医院信息系统权限职责不清。随着信息技术的不断普及和发展，我院走在了信息建设前列，很多资料使用电子数据库直接将患者的诊断情况纳入电子病例中，不仅提升了病历信息的录入效率，还节约了纸质档案的应用成本。但是，我院电子数据库存在权限不清的情况，很多部门共用一个数据库，如若管理不善或者信息共享功能出错，那么部门信息共享过程中便会出现信息泄漏的情况，不利于患者隐私的保护，造成不必要的纠纷和麻烦。

（四）网络安全管理意识有待提升。从医院档案管理实践来看，我院的电子档案信息建设已处于发展阶段。电子档案的使用大大加快了档案录入、输出、查询的便捷程度，有效提升了我院诊疗和档案管理效率。但是，个别档案管理人员缺乏电子档案信息安全意识。此外，我院缺少高端的防火墙设置，使不法分子盗取信息有了机会和路径，对档案管理的安全造成潜在的安全隐患。

（五）档案管理应急方案有待完善。档案管理中心的设置是为了方便对档案进行统一管理，我院所有档案资料都集中在一个档案室或者空间内，如若发生突发性的火灾、涝灾等情况，整个实验室的纸质资料便会出现毁损的情况，如若发生停电、停网等突发事件，相关电子档案也会出现丢失。现实档案管理实践中，我院没有将上述突发事件纳入档案管理应急预案中，一旦突发事件发生便会造成无可挽回的损失。为此，我院应该重视档案管理应急方案的制定，积极应对管理过程中各种突发事件。

二、我院档案安全建设的实践探索和经验

（一）建立了规范的档案安全管理制度。我院在档案管理中认真执行《医药卫生档案管理办法》《医学科学技术档案管理办法》，并在此基础上制定了《档案管理具体操作办法》《档案人员岗位责任制》等制度规范，通过制度性约束规范我院档案管理人员的职责和工作流程，降低了档案录入和转移环节出现信息丢失现象的概率。2019年，我院还按照规章制度和管理细则对所有的在存档案进行重新编号和整理，并对一些丢失、毁损、残缺的纸质材料进行了补充处理，然后将其重新上架，设立档案借阅登记簿和档案利用效果反馈薄，规范了档案管理的各个环节，也方便科室和医护人员对档案的查找和借阅。

（二）加强档案管理中心的基础设施建设。为了加快我院档案管理的信息化进程，我院在2019年扩大了档案管理中心的空间，将其他闲置的两间办公室作为档案存储室和电子档案检索室，实现了档案的分类管理，方便了档案的应用和管理。此外，还购置大量的电子光盘、磁盘、U盘等办公软件，将其作为电子档案的存储载体。除了办公软件之外，我院也购置了新型的计算机、打印机、碎纸机、扫描机等电子设备，为纸质档案和电子档案的录入、补充、销毁提供了基础的设备保障。在基础设施的不断完善下，我院的档案管理效率大幅度提升。

（三）积极推进电子档案安全信息建设。在大数据飞速发展的当今时代，我院为了提升信息处理效率，引入电子档案信息数据库，将档案的录入、补充、查找、应用、销毁等环节融入一个计算机软件中，档案管理人员只需要点击鼠标便可实现档案的轻松管理，节省了档案查找和应用的时间。此外，我院还对电子档案权限进行了明确规定，每个科室有档案管理密码。在档案管理探索中形成支部书记为主导、办公室主任分管、档案室具体负责、各科室协助抓的四级档案管理网络，档案管理权限清楚、明晰，信息安全程度较高。同时，外网无法进入电子档案信息库，有效防止了档案信息的泄漏和丢失，提升了电子档案管理的安全性。为了进一步保障我院电子档案的安全，我院定期对信息数据库进行升级和维护，积极查杀木马、病毒等不良因素，取得了较为明显的安全保护效果。

（四）完善了档案管理的应急方案建设。为了降低突发性停电、火灾、水灾等事件对我院档案信息安全性的影响，我院积极完善了档案管理的应急方案建设。从2018年开始，我院每年根据不同季节和城市建设情况选取侧重性突发事件应急方案，将所有可能发生的情况均考虑在内，并根据不同突发性事件制定不同的应对举措，以此最大程度降低突发事件来临时对档案安全造成的影响。应急方案建设是我院防患于未然的自觉意识，能够增强我院的应急能力。

三、医院档案安全建设的思路和意见

（一）健全档案管理制度，规范档案管理各项流程。档案管理制度是医院进行规范化、专业化档案管理的基础和保障，在制度约束下各部门按照流程履行自身职责，重视档案录入、转移、保存的各个环节，降低档案管理的失误情况。因此，医院应健全档案管理制度，明确档案管理部门和其他科室、部门的职责和任务，实现档案管理流程的透明化、流程化、步骤化。

（二）借助先进信息技术，提升档案管理效率。一些小城市的医院信息化建设步伐较为缓慢，信息技术应用范围不广。档案管理效率有待进一步优化。因此，医院应加大电子信息技术应用的资金投入，借助先进的网络技术实现档案的数字化管理，有效提升档案管理效率。

（三）注重基础设施建设，降低档案管理的安全隐患。档案管理中心基础设施的完备情况不仅影响着档案管理效率，还影响着档案信息的安全性。为此，医院应加大档案中心的基础设施建设投入，购买先进的计算机、容量大的硬盘或者磁盘，并配备高端的打印、复印和碎纸设备，提升档案信息的准确度和质量。此外，还应将室内空调调至合理、适宜，保证纸质资料的安全性。

（四）明确档案信息管理系统权限，防止信息泄漏。档案电子信息系统具有无与伦比的优势，能够有效实现多部门间的信息共享，同时也加大了信息泄漏的风险。为此，医院应明确档案电子信息系统的管理权限，各个部门和科室可以给予1-2个访问权限，无访问权限人员需要查询档案信息时，可以跟部门和科室领导申请，或者向档案管理部门领导申请。通过此种方式，能够在一定程度上消除信息泄漏的风险，增强了电子档案信息的安全性。

（五）加强网络安全信息建设，杜绝黑客入侵现象。在信息爆发式传播的社交媒体时代，信息一旦遭到泄漏便会人尽皆知。为了防止信息泄漏事件的发生，医院在积极进行电子信息建设的同时，应注重网络安全建设，严格将内网和外网相区分，并通过设置账号和密码的形式进行登录，防止黑客、不法分子的入侵。同时，还应定期对信息系统和网页进行病毒消杀。此外，杜绝工作人员在网络安全较低的环境下登录医院内网，不断提高工作人员的网络信息风险防范意识。

（六）定制科学全面的应急预案，有效应对突发紧急事件。紧急危机事件的发生是无可避免的，为了降低突发事件对档案管理造成的威胁和影响，医院应提前构建全面的应急预案。以火灾、涝灾等突发事件为例，首先，医院应提前做好档案的分级工作，按照重要程度将档案分成不同等级，出现突发事件时应优先抢救较为重要的档案。其次，医院还应做好档案的备份工作，防止信息的丢失。

四、结语

档案管理是医院日常工作的重要一环，在信息技术飞速发展的当今时代，医院的档案管理朝着信息化、自动化、数据化方向迈进。为了提升医院在新时代的档案管理能力，要认清目前存在的档案管理流程不规范、基础设施不健全、信息管理系统权限不清、网络安全管理水平低、突发事件应急预案缺失等问题，并采取完善档案管理制度、应用先进信息技术、完善档案管理中心基础设施建设、加强网络安全信息建设、制定应急预案等方式给予解决，不断提升医院在新时期的档案安全。