问题导向视阈下提高人事档案质量和利用效率的策略——以医疗事业单位为例

文/肇庆市高要区人民医院 廖翠玲

医疗事业单位人事档案管理，主要是针对医疗卫生单位内部人才信息展开集中式管理。目前，社会大环境不断变化，针对人才管理方式展开变革，是医疗事业单位长远发展的必经之路。为此，医疗事业单位有必要从问题导向视角出发，进一步分析人事档案管理现状，以便制订有效的人事档案管理及应用计划。

一、医疗事业单位人事档案管理中遇到的问题

（一）管理人员队伍建设滞后。在医疗事业单位人事档案管理过程中，部分管理者水平不高，整体队伍建设相对落后。之所以出现这种情况，是由以下原因引起的： 1.在医疗事业单位管理人事档案时，由于档案是跟随个人工作经历而变化的，存在着不稳定性特点，所以也就增加了档案管理难度。2.部分医疗机构并不重视培训管理人员，在甄选人员及聘用人员时，未曾达到具体甄选标准，直接影响人事档案管理队伍整体素养。3.在具体管理工作中，部分管理人员并非科班出身的专业人员，常由其他岗位人员兼职，导致人事档案管理工作执行效率低。

（二）档案管理信息化建设认知不足。长期受传统档案管理理念影响，部分医疗事业单位创建信息化档案的必要性认知并不充分，甚至个别医疗事业单位并未创建完善的人事档案管理机制，并且依旧沿用“人工管理”方式，导致档案资源利用水平低下，档案利用效率降低。

（三）人事档案管理手段落后。最近几年，伴随信息技术不断发展，互联网技术为人事档案管理带来了新契机。然而，一些医疗事业单位并未组织相关人员展开专业培训，也未曾引入先进的档案管理方法，依旧采取纸张管理方式。管理人员在管理人事档案时，需要大量阅读文件，才能全面了解个人档案，无形中增加较多工作负担。传统手工管理方式极有可能受人为因素影响，而出现人为破坏档案、丢失档案、泄露档案等问题。发生上述问题，均会给医疗事业单位造成重大损失。

二、创新医疗事业单位人事档案管理的重要性

（一）有益于提升人事档案管理效率。应用信息技术手段管理医疗事业单位人事档案，可在一定程度上提升人事档案管理效率。传统档案管理过程，需要使用大量物力及人力，在工作人员收集人员信息、分类人员信息以及统一管理人员信息时，需要历经漫长过程，且对安全许可要求偏高，工作量偏大，工作压力也因此增强。然而，在创新人事档案管理方式后，使用信息化管理手段，便能有效释放档案文件，海量的个人文件均可由计算机进行管理，从而减轻人工管理负担，提高档案管理效率。

（二）有益于促使人事档案管理科学化及规范化。在传统人事档案管理模式下，整个工作过程不够科学化与规范化，存在大量潜在风险与危险。同时，由于管理系统相对落后，极有可能导致人事档案丢失，致使医疗事业单位损失惨重。但是，在引入信息管理模型后，便可高效处理诸多人事档案，确保人事档案管理工作愈加高效、精准。

（三）有益于高效配置人力资源。医疗事业单位通过管理职工人事档案，可详细掌握每一名职工工作能力及工作水准。在职工档案管理计算机模型中，医疗事业单位的人力资源部门可及时获得相关人员实际动态，结合岗位需求与个人工作经验，将合适的人调到合适的岗位上，真正实现“人尽其才”的目标，确保每一名职工都能在温馨的工作环境下扮演重要角色。

三、提高人事档案质量及利用效率的策略

（一）加强档案价值认知，提高人事档案工作的主动意识。在医疗事业单位不断发展的进程中，增强单位人事档案管理工作效率，需保障单位内部全体工作人员不断提高人事档案管理意识，促使其深刻认识到人事档案管理工作对自身发展及单位未来发展的重要性。加强日常宣传力度与投入力度，以促进医疗事业单位人事档案管理工作水准呈持续上升的趋势，最终推进医疗事业单位长足发展。在具体实践时，应明确各部门各岗位工作人员实际职责，制订严谨的考核机制与管理机制，以确保人事档案管理人员参照具体规定执行人事档案管理工作。在全面调动人事档案管理人员工作能动性之际，确保单位内部人事档案管理工作日益朝着规范化与信息化方向推进。

（二）完善管理机制，凸显人事档案应用价值。在不断提升医疗事业单位人事档案管理工作效率时，应注重完善各部门人事档案管理工作制度，增强所有工作人员创新意识及责任意识，才能进一步完善单位人事档案管理结构，不断健全各种规章及制度。一般情况下，医疗事业单位档案管理工作若想稳定发展、有序发展，要由专业人才负责收集、递交以及查阅管理人事档案材料。为此，需要医疗事业单位管理人员高度重视人事档案管理工作，制订具体管理标准细则，以便为人事档案管理部门展开人事活动提供重要依据，保障人事档案资料足够可靠、完整且真实。所以，需要优化管理机制，真正提升医疗事业单位人事档案管理工作品质，切实展现人事档案利用价值，为提高医院经济效益而贡献 力量。

（三）构建专业队伍，提升人事档案管理人员素养。在提高医疗事业单位人事档案管理效率与质量过程中，档案管理人员需要具备高超的业务技能与职业素养。因此，医疗事业单位需要注重提高专业人员综合素质，以便真正满足医疗事业单位人事档案管理工作各项需求，带动单位管理水平的提高。在具体实践中，应注重培养人事档案管理人员计算机操作能力，不断提高其道德素质与责任意识，以保障其能胜任人事档案管理工作。除此之外，需定期组织单位人事档案管理人员培训活动，增大培训力度，并拟定适宜的奖惩机制与人员选拔机制，为人事档案管理人员提供广阔的职业发展空间，吸引与留住高素养的档案管理人才。

（四）加强信息化建设，提升人事档案管理成效。在医疗事业单位运营与发展时，信息技术应用范围日渐广泛，逐步渗透到单位内部的每一个部门管理工作之中，大幅度提升了单位各部门工作效率。为此，全面提高医疗事业单位人事档案管理工作信息化水准，全力优化人事档案信息收集、整理及更新流程等，是有效提升人事档案资料应用效率的关键途径，可促进单位人事档案管理工作效率不断提升。在实践中，信息技术在单位人事档案管理工作中的应用，可促使各部门有序展开人事组织工作，全面了解不同岗位人员具体工作状况，降低单位人事档案管理运营成本及资金投入成本。除此之外，通过充分应用信息技术，单位各部门还可创建电子档案，不断增强单位人事档案信息的开放性，这对保障单位人事档案管理机制的公平性、公正性、公开性具有一定积极影响。合理运用人事档案动态管理机制，实时了解单位各岗位人员工作情况、业务能力、综合素质以及专业技能水平等，可确保单位在考核职工、录用职工以及职工晋升、竞聘等方面产生的信息足够可靠与真实，这对全面提升单位人事档案管理工作成效具有重要影响。

（五）建设专业网络平台，模块化管理人事档案。首先，医疗事业单位要增强对档案管理者的专业化培训，以便从根本上解放相关人员传统思想，促使其熟练掌握现代科学技术手段，善于应用电子设备及高新软件管理单位人事档案。其次，要积极引用网络技术、信息技术及计算机技术等，创建医疗卫生档案管理服务平台。为了确保有效提升单位人事档案管理人员工作的能动性，以及保障档案的完整性和查阅的及时性，应及时优化与完善电子档案管理体系。除此之外，医疗事业单位还要采取模块化方法管理单位人事档案，使用模块化管理理念，针对人事档案资料信息展开精准分类，创建电子信息档案中心。在收集与处理单位内部各种电子档案信息时，应重视将每一类档案进行标记，以便后期整理时能将各种信息及时转入各个类别之中，从而构建完整的医疗事业单位人事档案信息类别系统，为日后深入管理人事档案以及有效应用人事档案信息做好 铺垫。

（六）强化部门交流，提升人事部门管理的实效性。医疗事业单位应注重各科室协调配合，定期组织座谈会，促进部门与部门间的交流，全方位提高各科室对人事工作的了解，促使其在日后工作中积极配合人事部门工作。同时，人事部门职工应遵循单位规章制度及具体档案管理程序，严格落实人事工作，以便切实增强人事档案管理的可行性与实效性。

四、结语

综上所述，在医疗改革背景下，各医疗事业单位人事部门是协调单位管理者与基层职工间的桥梁。因此，若想有效提升医疗事业单位档案管理效果，需要人事档案管理部门加强认知，创新管理机制，积极构建科学化管理模式，不断推进创新与改革，以便推动医疗事业单位人事档案管理工作顺利落实，并取得预期 效果。