“PIPA”工作法在医院人事档案中的运用
——基于“一动力三循环”医疗质量管理模式

2021-11-22 10:06福建省妇幼保健院毕莹赟

办公室业务 2021年22期

文/福建省妇幼保健院毕莹赟

人事档案信息在医院人力资源管理中发挥着重要的作用，为人才选拔、人才队伍建设、人力资源科学配置提供重要的参考依据。在信息化迅速发展的时代背景下，传统医院人事档案管理工作面临巨大挑战，提高医院人事档案管理水平势在必行。

黄发云等人创新性提出的“一动力三循环”医疗质量管理模式，是模拟人体内各循环系统维持生命正常活动的原理，融合现代管理理念及方法，将具有“团结—协作—奉献”的“动力源”比作人体心脏，将“政策—人文—制度”的“决策环”比作脑循环，将“技术—管理—规范”的“创新环”比作肺循环，将“安全—便捷—舒适”的“目标环”比作人体主要循环。通过一个动力三个循环相互影响、互为制约、连贯循环的质量管理链条，在实际应用中取得了良好的成效。本文基于 “一动力三循环”管理模式，探索提出“PIPA”工作法，旨在进一步推进医院干部人事档案管理水平，进而为提升医院管理和决策提供参考依据。

一、人事档案管理的现状

（一）专业管理人才匮乏。档案管理人员不仅要有专业的管理档案技能，精通医疗卫生方面的知识，熟悉医院工作流程，还要有丰富的应用信息技术的经验。然而，现实的问题是人事档案管理多为兼职人员，在职期间往往忙于其他事务的处理，无暇专心做好档案管理工作，导致档案管理更新不及时，相对滞后。同时管理人员缺乏正规化培训和学习，缺乏动态化的档案管理意识，运用电子资源信息能力也较弱。

（二）信息化投入不够。医院的档案管理设施设备较为陈旧老化，档案管理者仍旧运用传统的人工管理档案方式，进行简单的档案收集与整理工作，管理模式粗放。在信息化档案管理方面，缺少专门的档案管理软件，严重影响了医院档案管理工作的效率和质量。

（三）管理制度和标准不统一。医院的档案管理工作中没有统一的管理标准和模式，对纳入档案的内容没有明确的规定和要求，没有制订统一的立卷归档制度，部分人事档案资料填写不规范，仅仅是收集起来，却未对资料仔细甄别和鉴定，管理制度不健全，管理工作薄弱，影响人事档案资料的系统性和权威性。

（四）人事档案信息利用率不高。档案管理在医院内部管理体系中处于边缘地位，受重视不高，加之人事档案保密性的特质，广泛应用也受限，缺乏一套行之有效的管理系统，档案内容和项目资源整合利用率低，造成信息资源浪费现象，在人力资源配置中不能较好地发挥作用。

综上四种主要情况，是普遍存在于目前的省属公立医院人事档案管理的主要问题。这就造成了人事档案信息资源得不到合理的应用，不利于医院人事管理和可持续发展。

二、基于“一动力三循环”模式的“PIPA”工作法

（一）总体思路。以构建一支“专业—服务—责任”的人事档案管理团队为动力源，在“政策—制度—规范”决策环的指导下，协调模块之间的作用，执行落实“信息—技术—分析”创新环，从而达到医院干部人事档案管理“实用—安全—高效”目标环的作用，详见“图1”。

（二）干部人事档案管理中的“动力源”。着眼于人事档案管理政策性、业务性强的特点，为了更好地体现其服务性、保密性，医院根据自身情况，以专职档案员为主，外聘第三方用工人员为辅，建设一支“专业—服务—责任”的人事档案管理团队，为提升人事档案管理的专业化、规范化水平提供人才支撑。

（三）干部人事档案管理中的“目标环”。干部人事档案管理的科学化，最终是为了实现“实用—安全—高效”的档案管理目标。具体来说，干部人事档案是一套完整反映职工业务能力、学术水平、工作业绩的历史真实凭证，记录了每位职工的个人简历、专业技术考核、进修提高、科研授奖等情况，不论是评定职称还是在全面考察了解和选拔使用干部，都具有重要的参考依据作用。干部档案在服务效用上还能为干部个人提供历史公正的凭证，可以为干部工作出具历次任职凭证，工资变动凭证、党团关系凭证、学历层次凭证等，为晋升工资、晋升职称、房屋公证、解决老干部待遇、机构人事改革提供有价值的服务。同时，鉴于人事档案具有隐私性的特点，应当充分考虑档案管理的安全性。因此，及时维护更新干部信息，保证档案信息的实用、安全、高效是档案管理的终极目标。

（四）“决策环”引导下，融合“创新环”，引入“PIPA”工作法。“动力源”团队根据《干部人事档案工作条例》以及中组部、省委组织部、省卫健委印发的相关干部人事档案管理政策文件，结合医院自身特点，融合“创新环”的“信息—技术—分析”，为达到“目标环”要求，探索提出“PIPA”工作法。

1.素质管理（personality management）：重视人才培养，提高专业素养。懂临床医学、具备现代化信息技术、有档案管理经验的复合型人才是实现医院档案管理科学化的保证。采取开展继续教育、进修、集中授课、跟班学习等多种形式加强医院档案工作人员学习，不断提高其专业知识水平和管理能力，使其熟练运用现代信息技术管理档案，处理信息数据，以适应社会发展和医院进步对档案管理的需求。

2.投入管理（Investment Management）：加大医院档案管理的投入力度，实现信息化建设。良好的软、硬件设施是实现档案管理信息化的基础保障，要进一步加快档案信息化建设，就要配置与现代化相适应的软、硬件，实现档案网络化管理。因此，医院应创造条件并结合本院的实际情况，经过考察选择适合本医院的信息系统软件，建立人事档案信息管理系统，依托现代化信息技术，通过计算机检索查询，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，为医院人力资源配置与管理提供更加全面的资料，实现档案管理精细化、精确化、现代化、高效化。

3.流程管理（process management）：完善管理制度，拓展服务功能，实行档案标准化管理是档案管理科学化的根本。建立完善科学的管理标准，制定合理的流程模式，使档案在建立的各个环节、流程、步骤中，从开始收集、整理到最后归纳、入档，形成一套完善且行之有效的档案接收机制，要在适当的时间统一进行清理、催收，以保证人事干部档案材料的归档率达到100%，做到档案条理清晰、目标明确，保证档案的及时完整性，系统而准确无误地记录、存档，避免遗漏档案的内容。

4.应用管理（Application management）：有效进行人事档案管理，结合不同时期医院人才建设的需求，充分挖掘医务人员人事档案中的各项信息资源，并通过详尽的数据统计与分析功能，进行有效开发与利用，在人事任免、职称晋升、工资调整等方面为医院党委决策提供准确的历史数据、科学的判断依据。不断改进提高人力资源开发与管理水平，使之更好地为临床、教学、科研、管理等服务。

三、初步成效

“书同文，车同轨”，在现代医疗体制改革的大背景下，公立医院现代化管理体制逐渐建立，档案管理规范化、科学化、信息化已经成为医院档案管理的发展趋势。从档案信息化发展来看，数字化只是第一步，数据化是真正的目标和方向，不仅仅通过扫描成文字，归档成电子档案，更重要的在于处理与分析其中的内容，运用人工智能技术和大数据技术，建立人事资源管理的信息库，为医院的人才配置提供参考和依据。我院从2018年起，启动全院性干部人事档案专项审核工作，并以此项工作的推进为抓手，开始试行“PIPA”工作法，并取得初步成效。

（一）档案管理规范化有所提升。1.抽调1名业务能力强、工作扎实、责任心强的党员干部专门从事干部人事档案专项审核工作，同时通过第三方用工的方式聘用2名工作人员进行辅助性配合，形成逐步规范的档案管理团队。2.根据《干部人事档案工作条例》以及省委组织部、省卫健委档案管理相关制度要求，制定了《福建省妇幼保健院干部人事档案管理工作制度》（包含收集与归档制度、整理与装订制度、转递与接收制度、保管与保护制度、查阅与借阅制度、工作人员守则等各项工作制度办法），保证此项工作有章可循。3.完成了全院1220卷档案的零散材料补充收集、归档、分类、梳理，确保干部档案达到 “分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”。

（二）档案管理信息化有所推进。中组部先后发布《关于印发<2016-2020年全国组织系统信息化工作规范>的通知》《关于贯彻实施<干部人事档案数字化技术规范>的通知》系列文件，为加快推进干部人事档案数字化建设，与有相关资历资质的软件公司洽谈合作，开发建立干部档案管理信息系统，提出档案数字化全流程制作管理方案，该方案涵盖干部人事档案管理规范及标准建设、硬件网络设备建设、干部人事档案数字信息资源库建设、干部人事档案信息管理平台建设、干部人事档案智能库房建设和其他业务网系统的无缝集成。力争打造涵盖干部进入、管理、退出的全生命周期的信息化平台。

四、反馈、推陈与建言机制

根据“一动力三循环”的反馈建言模式，将发现的问题进行分级管理。对存在的问题，反馈给“动力源”立即整改。比如员工对档案管理不了解，重视不够， “动力源”团队可以通过召开大会的形式使医院各层面工作人员提高对人事档案的重视度，对人事档案管理工作充分了解，并主动支持，再进一步从“创新环”流程管理上改善并制定归档管理工作制度，定期查缺补漏，形成规范机制，加以固定。

五、结语