落实为民服务举措强化公安档案信息化管理

文/南京市公安局办公室档案科

信息化技术将档案管理工作带入新的发展阶段，尤其是对于公安部门一类的档案资料众多的单位，档案管理信息化是单位改革的大势所趋。许多地区的公安部门和基层机构已经认识到公安档案信息化建设的重要性，但由于人员、制度、设备等方面的因素，档案管理的信息化建设并未取得预期效果，仍有许多可改进之处，值得研究与探讨。

一、公安档案信息化建设的必要性

（一）破解纸质存储弊端，保障信息存储的高密度。利用信息化技术开展档案管理工作，主要依托计算机将档案资料进行数字化处理，将档案中文字、图片、视音频以计算机能够识别的二进制方式进行存储。和传统的纸质化档案存储相比，节省了许多存储空间和纸质资源。由于是数字化管理方式，相关人员只需要在电脑中输入关键词，就能迅速调阅所需档案，缩短了查询时间，可以说信息化档案管理模式弥补了传统纸质化管理的弊端。

（二）改变传统档案查询，保障群众查询的便利性。公安档案管理工作一方面是便于内部办公的需求，另一方面也是为了保障公众的知情权，解决公众查阅档案资料的需求，因此公安机关的档案管理改革工作应落实“为民服务”的行政理念，将“方便群众”作为改革的核心目标。以户籍档案的管理为例，群众之前调阅自己的户籍档案需要到相应派出所开具相关证明，由负责办事的人员到档案室查找户籍资料，需要耗费许多时间。如今只需要通过公安内网就可以调取相应的户籍资料，直接从电脑中打印页面就可以向相对人提供，让群众从中得到便利。英国信息化管理在便民服务方面体现更为明显，英国警察局有专门的档案自助查询大厅，为公众提供网络、手机、纸和笔等工具，公众只需要有合法证明和手续就可以利用自助服务机查询到相应的信息，全程是免费的，真正将便民落到实处。

（三）合理利用信息优势，保障档案管理的高质量。档案管理不仅是档案存储，还有档案分析的过程。数字化的档案管理可以利用计算机技术对现有的档案数据进行加工分析，从分析结果中预测出事情发展走向，也可以随时为公安决策提供数据参考。因此充分利用信息化为档案管理带来的优势，对数据进行加工分析，有助于提高现代警务工作，从而服务群众的生活，保障社会治安的稳定有序。

二、公安档案信息化管理工作中存在的问题

（一）操作人员意识不足，信息化档案管理覆盖率低。目前，许多大城市档案管理信息化建设比较完善，有具体的档案管理部门和操作人员，但在一些县区或偏远的地级市，档案信息化管理的重要性显然未得到重视。在这些地区的公安机构中，档案管理通常由后勤人员兼职负责，这些人员由于未经过专业的档案知识和技术训练，认为档案管理工作改革只是将原本的纸质化材料扫描录入电子系统中，这种错误的认识会导致两个后果：一是电子档案覆盖面不全。纸质化档案涉及部门比较多，但并非所有档案都转化成了电子档案，许多重要档案并未实现信息化管理。二是对档案利用率不高。具体的操作人员将“录入”和“存储”作为档案管理的唯一要求，忽略了数据分析的重要性。实际上，许多兼职担任档案管理员的部门，操作人员对信息化系统使用方式一知半解，这是阻碍他们提升档案管理技能的一大要素。

（二）软件开发深度不足，信息化档案管理流于形式。档案信息化管理目标是为了给群众带来切实的便利，具体体现在缩短群众查询时间，减少群众跑腿次数，做到“让数据多跑腿，让群众少跑路”的目标。但实践中，由于软件开发力度不足，不同软件之间没有实现融合，由此给群众带来的便利举措比较少。以户籍档案管理为例，户籍档案是群众经常查询的档案资料，但由于一些部门户籍档案没有完全录入到系统，还有一些地方还没有实现同城数据共享，这些都造成群众可能要往返跑多次、跑多个部门才能查询到档案资料。因此尽快实现软件深度融合，部门之间数据共享，才是公安工作服务为民的前提。

（三）相关制度建设不全，信息化档案管理缺少环境。制度建设为档案管理工作提供了明确的方向，明确了各部门职责、分工以及相关的措施保障。例如人员职责分工不清，导致许多档案管理人员由其他部门人员兼职担任，工作起来缺乏专业性；对设施设备缺少相关要求，造成电子设备配备不到位、保存环境过于潮湿等造成了档案丢失；对部门分工不清，造成多部门之间相互推诿，档案管理工作迟迟无法推进。以上这些其实都是单位内部没有细化管理制度，针对档案管理工作没有明确具体的工作要求，最后造成这项工作质量无法提升。

三、改进公安档案信息化管理的途径分析

（一）加强思想培训，全面梳理可供信息化管理的档案。提高工作人员对档案管理工作的思想认识是改革档案管理模式的重要前提，对人员的思想认识培训需紧密结合档案管理工作的实际需求。具体来说，做好人员的思想培训主要关注以下几个方面：一是明确档案管理向信息化方向改革是大势所趋，是公安执法模式创新的重要组成。上到本级公安机构的领导，下到档案管理的具体工作人员，都应意识到信息化建设是档案管理的一场革命，档案管理必然要向信息化方向转变；二是电子档案并不完全取代纸质档案，而是实现两者的双轨制发展。重要的档案资料既需要纸质化档案，也需要电子档案，纸质档案作为信息的原始凭证更有证明力，因此具体工作中应给予两者同等的认知；三是档案管理并不只是存储数据，更重要的是开发利用数据。档案管理工作者需要挖掘数据档案中有价值的部分，善于对数据资料进行分析，更好地发挥出档案的重要价值，杜绝之前“重管轻用”的思想，最大程度地开发利用档案，为部门决策、案件研判提供有力的支撑。

（二）完善平台开发，打通不同平台之间信息互通共享。系统平台是信息化建设的重要保障，不同系统平台之间存在障碍将影响信息数据的传输，也会影响档案管理工作的效率。从目前的信息化建设来看，各单位都建立了不同的平台管理系统，但这些平台之间的数据传输通道并未打通。基于以上现状，首要是解决不同平台之间的数据传输问题：一是从国家层面或是省级层面研发综合性的管理平台，各单位通过对本单位的系统优化升级，使其能介入到国家或省级管理平台中，实现数据共享；二是单位内部应使用同一的管理平台，选择单位目前综合性最强的平台，以此为基础不断拓展功能以满足不同部门办公的需求；三是延伸平台的功能。目前的档案管理平台基本上实现了数据资料存储、检索、查询功能，技术人员可以进一步挖掘对公安工作更为有效的功能，例如数据监测功能。当关键数据出现异常变化时能自动报警，或是通过对不同时段档案资料数据分析而预测某些领域的风险，为行政工作提供指引，以此来减轻公安人员的执法压力。

（三）做好顶层设计，分步推进档案管理信息化的完善。任何事物的推进都需要顶层设计，我国的公安档案管理工作也需要相应的顶层设计。虽然从国家层面和省级层面已经有了相应的制度，但具体落实下来仍然会出现“空洞”的情况，因此还需要各单位结合实际细化每一步计划方案，明确各个环节的具体措施，推动档案信息化改革稳步进行。制度设计主要包括以下几个部分：一是强化队伍建设与管理。选拔的档案管理人员必须是兼具档案管理知识和信息化操作能力的专业人员，且该队伍应保持稳定；二是职能分工。档案管理部门是档案管理信息化工作的牵头部门，装备部门、后勤部门等是协同部门，各部门应明确分工，各司其职；三是基础设施配置，包括档案办公用房、阅览室、档案库房等，都应明确具体的建设标准；四是考核指标。将档案管理工作纳入年度工作考核内容中，明确考核的各项标准，为档案管理工作优化指明方向。

四、结语

综上所述，在信息化时代，公安的档案管理工作应与信息化建设结合，改变传统的纸质化档案管理模式，培养专业的档案管理人才，建立档案管理专业团队，将公安档案管理工作的功效发挥出来。