规范审计档案提升工作效率的措施

文/山西省忻州市五寨县审计局 郎俊马

审计档案与其他门类档案有所不同，如果能够对审计档案成果进行有效运用，那么势必会对审计工作起到推进性作用。具体来说其作用可从以下几个方面分析：第一，对制定审计方案更加有利；第二，可以帮助审计工作找到捷径的“突破口”；第三，可以帮助提升工作效率；第四，在审计工作中，可以做好数据备查的准备；第五，可以为审计人员提供学习的范本。当认识到审计档案工作如此重要之后，在实际工作中就必须严格管理、严格要求，做好审计档案工作，更好地为审计事业服务。然而，当前审计档案工作中，由于受到诸多因素影响，审计档案价值的发挥受到了一定影响。为此相关人员有必要找到审计档案工作中存在的主要问题，并探索解决路径与方法，以更好地规范审计档案，促进其工作效率提升。

一、审计档案的基本特点

（一）程序性。审计工作包含的内容非常丰富，如确定对象、成立小组、制定方案等一系列审计程序，在各审计环节之中，不管哪个环节出现问题，都会造成审计结果、报告数据不准确，对后续工作的开展造成不良影响。所以，审计人员在开展审计工作时，应该以固有审计工作程序为依据开展，不断加强审计工作的程序性。

（二）专业性。审计档案管理是一项比较特殊的职能管理活动，其成果必须真实准确地记录整个审计监督的过程，这样才能体现出审计工作的专业化、职能化。审计人员应该在审计工作之中贯穿、落实这一专业性，同时强调审计档案具有的主体地位。

（三）法规性。审计档案管理应该以国家有关法律法规为依据，严格遵照相关审计财政制度进行。这里值得关注的一点是，审计工作给出的报告、结论都是具有法律效力的，同时在审计过程中伴随的一系列图表、音像、文字等材料都是具有法律法规的效力。

（四）公正性。审计工作的作用在于监督与审查，因此审计工作必须具有公正性与客观性特征，在审核、检查、评价等工作中应该坚持实事求是的原则，在以事实为依据的前提下减少其他因素对审计工作客观性与公正性的影响，这样审计报告和材料才能从最大程度上反映出审计单位的实际财务情况。

（五）连贯性。审计人员在审计项目中进行连贯的审查与核实，才能通过审计报告真实反映出被审计单位的实际财务情况。从确定审计对象到复审活动，再到完成审计报告，这一过程之中每个环节都是相互支撑的统一整体，如果其中一个环节出现了隔断，那么整个报告都会出现偏差。实际审计工作中存在需要跨年度进行的审计活动，还有很多项目有着不同年度的分类，这样就提升了审计工作的难度，审计人员应该在所有审计活动都完成之后立卷归档，以确保审计活动的连贯性。

二、审计档案工作中存在的主要问题

（一）难以保障审计质量，影响档案有效管理。在档案管理工作中，档案资料审计是其中的重要环节之一，如果这方面工作出现问题，那么整个档案管理环节都会受到影响，其中包括审计资料不合理、资料汇总与归纳不完整出现缺失信息问题、缺少制度进行科学有效的审计等等，上述问题的发生都会使档案管理工作效率打折扣，同时还容易出现档案价值降低等问题。

（二）审计操作与审计档案规范存在差异性、延后性。审计的工作过程比较复杂，充满着不确定性，审计工作的影响因素非常多，因此审计工作之中的任何一个环节出现问题，都会造成审计操作与档案规范出现差异性、延后性，且这种延后性与差异性是不可协调的。审计部门在审计项目中需对项目涉及到的任何一方、单位负责，比方说要为涉及到的单位发送审计相关通知，还要通过一些规章、规定审计核实这些单位，以取得档案信息，通过档案汇总对其进行整理。如此一来，具体操作过程中就会出现一些问题，需要档案管理人员针对这些档案信息做大量工作，不仅增加了人员的负担，同时也加大了工作成本。

（三）从业人员未经培训以及缺乏硬件设施。在目前的档案管理工作之中，由于单位不重视档案部门，导致其整体业务水平高低不一、参差不齐，很多人员都没有经过系统性、专业性的管理培训，根本不重视档案管理工作，缺少相关知识，认识不到档案管理工作的重要性和价值，认为档案管理的主要工作就是看管档案。当然，也有少部分人员是经过专业性培训的，他们可以按照相关工作标准进行档案管理，工作能力是值得肯定的。另外，相关单位不仅对人员培训不重视，同时对硬件设施、物质资料也不够重视，因此目前所使用的设施都比较落后，对档案管理工作的顺利开展造成了不利影响，根本不能与现代化档案管理工作要求相适应，不利于审计档案的管理和保管。

（四）审计信息化建设发展对传统审计档案提出挑战。随着信息技术的快速发展，办公自动化已经初步形成，“金审”工程建设步伐亦明显加快，目前审计机关行政公文的草拟、编排审计计划、审计业务文书拟稿、拟定审计方案以及收发文件等内容都可运用OA处理。同时，审计档案资料存储的介质亦出现了明显改变，阅档方式也随之出现了变化，这些都对审计档案工作效率提出了更高、更严格的要求。

（五）审计档案管理工作规范度急需加强。由于当前人们对审计档案工作认识不强，一些审计单位之中依然存在着一人身兼多职的情况，加上近年来审计人员变动、流转的幅度比较大，很多单位审计档案管理人员经验不足，上述不利因素的存在使得审计档案管理人员在工作中投入的精力不足，工作状态亦呈现出不良的发展趋势，同时相关人员缺乏对档案管理程序、环节的了解，在实际操作过程中表现出不专业、随意性特征，这为审计档案工作造成了很大困难。

三、规范审计档案提升工作效率的措施

（一）审计人员需加强对档案管理的认识。要想达到改进和完善工作的目的，就必须确保相关人员在意识上是重视的，这样才能快速有效地解决问题。首先，应该明确档案规范整齐、名目清晰，这样可为审计工作提供最为有效的数据资料；其次，这些材料亦可为考核评定提供证据和资料证明；再次，这些审计档案非常珍贵，可为审计人员之后的专业发展、技能提升提供参考素材，审计人员必须认识到档案管理工作的重要性，才能在工作中将审计档案管理工作落实好。

（二）加强审计档案管理，强化有关措施。为了将档案管理工作做好，各单位应该将着眼点放在加强管理上，充分运用现有档案资料，并将其作用发挥出来。首先，在归档制度指导下，各单位的证书、音像及文件等资料要及时搜集归档，根据国家标准进行统一的管理；其次，严格进行库房管理，并进行定期检查，以确保档案安全；第三，定期统计档案情况，并及时将各类档案报表填好。同时，还要按照有关规定保存和销毁档案，将有关档案、现行文件等资料移交给档案馆；按照规定编织出案卷目录，运用文号索引、归档文件目录等检索工具，以方便使用人员的查找。另外，根据单位大事记编制档案文件专题汇编。

（三）加强事中控制与管理，提升审计档案管理水平。随着一定时期审计方式、审计内容的改变，审计档案管理水平亦逐步完善与提高，为了更好地与审计工作发展要求相适应，审计档案工作的重心也应该发生改变，从事后控制与管理逐步转变为事中控制与管理，在现场审计时审计人员要及时发现档案质量问题并加以解决，每个审计人员从下达审计项目之日开始，就要建立起相应的档案意识，只有从事前加强对审计档案质量的控制与管理，提升现场审计水平，积极研究和解决涌现的新问题，这样才能与当前审计工作的发展需求相适应。

（四）提升审计档案人员的政治与业务素质。首先，要加大对审计人员的培训力度，按照工作实际采用“请进来、走出去”结合的方式实施培训工作，通过培训更新审计人员的知识系统，达到开阔视野的目的，同时掌握当前新的档案技术；其次，经常组织相关人员开展审计档案管理的相关经验交流学习，并邀请有关专家给予其业务上的指导，在档案理论研讨会上利用先进管理经验推进现有档案工作；第三，进一步加强对审计档案规范化的检查，建立并完善质量责任追究制。要积极开展审计档案质量检查工作，通过定期或不定期的检查去发现、纠正和解决问题，从而不断提高审计档案质量；第四，加强现代化档案管理的力度，从软件、硬件上提升档案管理水平，这样才能更好地适应档案工作的需求。

（五）关注实际效果，为审计事业发展服务。审计档案是审计成果的重要体现，为今后各项工作的开展提供了重要依据，为此相关人员应该充分重视对审计档案的利用。一方面，要将其参考作用发挥出来，积极借鉴相关经验指导审计业务工作，为审计科研等工作提供素材；另一方面，应将审计档案的服务作用发挥出来，用审计档案为审计监督服务，为经济发展大局服务。审计档案最终体现了审计工作的质量，做好这部分工作与审计事业的发展大局直接相关，所以，相关人员应该正视当前工作中存在的不足，正视与同类型单位工作上的差距，努力开拓创新，提升现代化与信息化水平，更好地为审计事业服务。

四、结语

总而言之，档案管理是各单位开展工作的重要保障，在以后的工作中，相关人员应该充分重视档案管理工作，力争做到强化制度落实，真正常抓不懈，以确保审计档案管理获得成效。