基于风险管理理论视角的高校二级学院办公室工作创新研究

高芳菲

（厦门医学院，福建 厦门361023）

二级学院办公室的工作内容具有复杂性、综合性等特点，它是高校内重要的行政单位、科研单位以及教学单位，在高校的运作中承担着上传下达、协调发展的作用，能够协调高校与学生团体、教师团体、行政管理人员的关系，开展综合管理和综合服务［1］。风险管理理论在企业治理中运用广泛，并且已经形成了较为成熟的运用策略，可以将其运用到二级学院办公室中，以创新工作模式，提高服务水平。

一、二级学院办公室的职能分析

伴随着我国高等教育体制改革的不断推进，高校管理从以往的直接管理转变为宏观管理，形成校、院二级管理模式。高校将行政权力下放到各个二级学院，使学院有了更多管理权利和办学权利，管理重心发生改变，但是学院办公室也面临着更复杂的工作环境和工作内容，需要提高风险管理意识。

（一）管理职能

二级学院办公室承担着重要事务管理的职能，它是一个综合性部门，是二级学院各项工作的核心枢纽，一方面承担着学院内部的重要事务，另一方面还要处理和解决学校下达的各项任务。在实际的工作过程中，办公室主要承担程序化的工作内容，需做好学院教学、科研、学生管理服务等工作，促进学校办学目标的达成，另外还需要处理一些随机性的工作，比如突发事件、学生事故、活动事故等，这些内容随机性较强，处理难度较大［2］。

（二）参与决策职能

二级学院办公室承担着参与决策的职能，对学院的各项规章制度、学生工作等都具有较强的决策权和管理权。随着权力的下放，高校会根据社会环境、发展状态、机遇挑战、资源配置情况等制定自身的发展策略，为高校各项工作制定决策和制度，二级学院需要在高校决策的基础上，制定适合学院发展的相关制度。办公室是二级学院工作的核心，需要连接学生和院领导，需立足学生基础和二级学院的发展要求，进行民主调查，科学制定学院的发展规划。

（三）服务协调职能

二级学院办公室承担着服务协调职能，办公室的行政工作人员，需要对学院内的全体教师、学生、学院领导开展服务，做好党政工作、科研支持工作、学生管理工作等。办公室要对二级学院的其他部门开展协调工作，促进各个部门之间的沟通协作，处理好各个专业、学科之间的关系，帮助各个专业协调发展，减少学科间的不良冲突，维护学院内各个组织的正常运行，为学院发展扫清障碍。

二、高校二级学院办公室的工作现状

（一）缺乏现代化的管理制度

当前高校二级学院办公室在日常工作中缺乏科学、现代化的管理制度，对传统事务的处理占据绝大部分，归纳总结不够明确，没有科学管理理论的支撑，对管理制度的践行情况不够彻底。绝大多数二级学院的办公室都没有引进科学的竞争机制，没有制定合理的工作考核制度，导致办公室的行政工作人员缺乏工作热情和积极性，满足于传统程序化任务的完成，缺乏创新意识和创新策略。在实际工作中，办公室行政人员局限于传统事务的处理，无法发挥主体性，导致办公室工作长期得不到发展，工作人员也很难获得成长［3］。

（二）工作人员缺乏岗位认知

工作人员是办公室发展的基础要素，所有的办公室工作都需要依靠工作人员来完成。当前部分办公室工作人员缺乏岗位认知，对自身的职责、任务等不明确，不能将办公室工作当成一个发展性事业，自身工作素质有待提高。目前很多二级学院的办公室工作人员都是在校教师兼任，还有一些岗位是教师家属，人才质量不高，工作缺乏对口性。在培训方面，办公室工作人员缺乏系统的工作培训，这进一步加重了办公室工作的问题，工作人员学习积极性较差，难以认清学校发展的新形势和社会需求，其在工作中缺乏创新的手段和方法，信息化程度不高，工作效率较低。

（三）风险意识薄弱

高校二级学院办公室承担着上传下达、协调服务的功能，在资料管理、学生管理、教学实践管理、科研等方面应该提高重视力度，增强风险意识。如在突发事件方面，近些年高校出现了不少人身伤害、意外事故、公共卫生等事件，严重危及了学生的生命财产安全，不利于高校的长远发展［4］。二级学院办公室在协调学生活动、开展学生服务时，应该加强常规活动风险管理，重视综合性防范，提高风险意识。

三、风险管理理论应用于二级学院办公室的策略

（一）创新预警机制，增强风险意识

办公室是二级学院各项工作的核心，应该创新预警机制，加强风险监控、风险预报、风险控制，及时收集风险信息，加快信息传递和处理。二级学院办公室要及时发现可能存在的风险，时刻掌握风险变化，对风险的类型、风险可能造成的后果进行监控。当前互联网高度发展，学生接收到的文化信息呈现多元化发展的态势，同时吸收世界各个国家的思想文化，大学生容易受到不良思想的影响，从而在价值观念、生活方式上体现出来，会对大学生思想造成严重的侵蚀，不利于和谐校园的构建，也不利于学生的个人发展。在此种情况下，办公室工作人员要及时了解学生动向，通过微博、微信、QQ等平台，收集学生信息，凸显出高校精神文化的价值观念，弘扬主流文化，使学生树立科学的人生观、世界观、价值观，加强学术规范，提高自身精神信念。

（二）强化风险管理，促进创新发展

二级学院的办公室要以学院发展为根本目标，以院领导、校领导为主导，促进和谐校园的构建，时刻关注日常工作事项中的风险，加强风险管理，制定风险预案，最大限度地降低学院和学校的损失，避免风险的扩大和升级，采用恢复补偿等措施，稳定高校日常的运营秩序。在高校的发展进程中，高等教育逐渐呈现出大众化、国际化和社会化的发展态势，学生的管理和服务工作、科研工作、教学工作等，面临着越来越复杂的风险，办公室应该采用动态、系统、综合性的风险管理方法，科学分析新形势下校园面临的风险。在风险管理中，办公室要以学校广大师生的根本利益为出发点和落脚点，将以人为本作为风险管理的宗旨，降低学校损失。在办公室制度设置方面，需要建立公平公正的调节机制，维护科研管理、后勤保障、矛盾协调处理等工作的正常开展，对风险进行科学评估，加强预防和处理［5］。

（三）提高信息化水平，发挥科技优势

作为高校二级学院的办公室部门，应该不断提高信息化水平，实现信息化管理，发挥科学技术在办公室工作方面的重要作用，提高工作效率。信息化管理是现代化管理的重要标志，办公室可以建设网上管理监督平台，更方便、快捷地服务教师和学生，还可以通过多样化的互联网平台，了解社会的发展动向，宣传正确的价值观念，引领学生思想。办公室承担着上传下达和协调服务的功能，一方面要把学院领导的决策下达给教师、学生，另一方面还要协调学院的各个部门，保持信息畅通，加强部门之间的合作，实现多向沟通。当前办公室工作越发复杂，工作内容繁杂多样，具有综合性、突发性、广泛性的特点，在此基础上，办公室可以充分发挥信息管理平台的优势，加强对日常工作的监督、总结和归纳，了解学院内师生的动态，保证信息的正确性、及时性和有效性。信息化管理不但可以实现无纸化办公，还能加强监督力度，从而进一步强化风险的预测和管理功能，及时掌握风险动态。

（四）加强竞争考核，提升人员素质

在风险管理理论下，二级学院办公室需要建立科学的管理制度，运用现代化的管理方法，不断创新管理方式，提高管理水平。规范化的制度能够确保办公室管理工作行之有效，提高工作人员素质，加强工作人员的专业化程度。制定管理制度时，需要充分结合二级学院的发展状况，体现出办公室管理工作的特殊性，明确各个岗位的权利、责任以及义务，树立创新发展观念，对工作人员实行系统化培训，不断提高其工作主动性和创造性。在办公室工作竞争与考核方面，需要制定相应的管理机制，引入优秀人才，增强相关工作人员对办公室工作的理解，提高工作人员对自身岗位的认同感，意识到办公室工作的重要性，从个人事业发展、学院发展的角度，不断发现学院工作的问题，寻求创新的解决方法。

四、结语

在当前高校教育的发展过程中，推动办公室管理工作的创新，增强风险管理意识和能力，有利于办公室中心枢纽工作的凸显，能够更好地发挥其学生服务、综合协调等功能，加强各部门的沟通。目前高校二级学院办公室还面临着复杂的内外风险，需要结合风险管理理论，采用创新型的工作方法，树立先进的工作理念，加强工作人员对自身岗位的认知程度，提高工作人员的职业素养和专业技能，建立科学化的工作制度。