办公室精细化管理中工作效率的提升途径

文/河北省眼科医院 马子飞

办公室作为单位重要的服务枢纽部门，其直接为领导服务，同时又针对内在和外在的关系进行有效协调，对于方针政策进行决策辅助，所涉及的各项工作十分繁杂，工作任务繁多，而且很多是比较紧要的任务，同时在新时代背景下又体现出综合程度更深，要求更高等特点。针对这样的情况，需要着重做好办公室的精细化、规范化、科学化管理工作，这样才能更有效履行自身的职能，体现出自身的价值和效用，为促进单位的可持续发展提供必要保障。

一、办公室精细化管理的概念

通常我们所称的办公室精细化管理主要指的是以行政管理系统为基础，结合相关单位的实际情况而提出的相对来讲更科学合理、更注重细节完善的管理手段。在具体的操作过程中，主要是把科学管理作为基础，进一步确保各类行政管理工作更加精细化、高效化，从根本上有效降低行政管理成本，对管理途径进行不断优化和改进，进而提升整体管理质量和效率。在办公室精细化管理工作中要把科学、效率、效果、效益作为基本的立足点，同时不断适应时代发展趋势，有效进行改革创新，体现出细节的完善和实效性的取得。该管理模式涉及不同层面，包括众多因素和相关内容，因此在当前我国办公室工作改革进程中，引起人们更多的关注，这对于相关单位的可持续发展和社会经济的良性运行有着十分重要的作用。

二、当前办公室管理过程中存在的主要问题

（一）没有精准明确的管理目标。当前，从整体情况来看，很多企事业单位的办公室行政管理工作中，因为涉及众多方面和各类环节，很多工作往往难以通过量化指标来进行明确，因此，相关部门往往没有确立系统完善的管理目标，相关目标缺乏精准性和可执行性，在这样的情况下，导致各项管理工作难以取得十分理想的成效，往往只是进行主观的参考。同时，对于员工缺乏量化指标要求和考核标准，对于各项管理工作缺乏明确性的规范，并没有构建更为系统完善的管理制度，权责往往不够统一，在行政管理工作中，很多管理目标往往与实际的职位要求不够符合，并且没有相对应的奖惩机制，由此导致企事业单位往往在办公室管理环节存在很多漏洞，这对于企事业单位的总体发展会造成很大的限制，使其影响力和竞争力受到很大影响。

（二）缺乏科学的量化手段。因为各个企事业单位的办公室管理工作比较庞杂，涉及很多琐碎的细节等等，因此针对各项工作往往缺乏系统完善的量化手段，而这样的情况也导致办公室管理工作质量和效率比较低下。首先，在日常工作过程中，往往不能具体地量化和细化“品德、能力、绩效”等相关方面的内容，对于具体因素很难进行相对应的区分，同时在实际的管理过程中，往往存在着“重绩效，轻品德”等相关方面的问题，由此使管理失衡，量化手段得不到充分体现。其次，岗位考核过程中相关的考核指标和员工的具体工作实际往往存在脱节的情况，或者针对不同岗位而应用统一的考核标准，由此对员工工作目标造成很大误导。第三，在针对相关量化指标进行设计的过程中，并没有充分考虑到可执行性和时效性，由此导致某些部门往往敷衍了事，只是搞形式主义进行每月的考核，而这样的情况对于实际的考核质量和管理效果会造成很大影响。

（三）办公室管理人员缺乏应有的管理意识。在当前的办公室管理工作中日益广泛地推行精细化管理模式，但是从具体情况来看，某些办公室管理人员往往不具备高度的精细化管理意识，对于精细化管理的内涵、实践策略以及创新措施等等往往缺乏深入的认知，由此导致相关精细化管理工作不能在实践的过程中切实落实。除此之外，因为管理人员缺乏精细化意识，由此导致各项细节工作不能得到切实落实并不断完善，往往使得各项管理工作存在很多漏洞，管理质量和效率都无法显著提升。

三、办公室精细化管理的相关思路

（一）有针对性地细化各项管理内容。在很多企事业单位的办公室管理工作中，办公室往往只是负责行政事务、后勤事务等等，通常会把很多事物放到一起进行管理，但是相关管理内容因为性质的不同而缺少衔接性管理，比较分散，管理状态比较模糊，由此导致办公室日常管理工作无序，不够规范。因此针对这样的情况要想实现精细化管理，就要针对各项管理内容进行细化和明确划分，确保各项工作更有条理性，充分实现主次分明，以此为决策层更好地决策提供相对应的参考。除此之外，要进一步细化管理的内容，减少流水账的形式，针对各类各项工作和资源进行科学合理的分配，确立相对应的量化指标，落实岗位责任制，着重做好人员的分工，这样才能使精细化管理效率得到显著提升。

（二）进一步引用标准化、流程化的管理理念。针对企事业单位的经营发展工作而言，注重做好标准化、流程化管理，引入规范化的现代管理理念，这样才能确保各项工作有条不紊地进行，取得理想的精细化管理效益。因此要充分引入和有效创新标准化、流程化的管理理念，对于各类工作进行有效分解和明确，体现出标准化的管理效益，同时把规范和标准要求充分融合，以此为精细化管理工作的有序推进，提供必要的保障。

（三）从根本上提升全员协同意识。针对办公室行政管理工作而言，要想实现精细化管理，并非依靠一个部门或者一个人的力量就可以实现，它是一个多部门协同作业、密切配合的结果，因此要从根本上提升各个部门的全员协同意识，每一个步骤和流程都需要相关部门进行有效配合，协调一致，具备协同化效果，这样才能用最少的工作成本获得最大的管理效益，以此使企事业单位的整体经营管理效率得到显著提升。

四、办公室精细化管理中工作效率提升途径

（一）增强责任意识与精品意识。在办公室管理工作中，涉及多种繁重任务或者工作内容，需要对内交往和对外服务，对于企业领导和基层起到协调和沟通的作用和效能，因此办公室管理人员要充分认识到自身的工作职责和任务要求，在实践的工作中要具备应有的责任感和使命感，具备敏锐的洞察力，以此确保自身的工作能够取得更加良好的效果。同时要严格贯彻落实单位的各项规章制度和细则，在做好本职工作的同时，要确立精品意识，着重做好精细化的管理，在细节之处体现出自身的工作品质。同时要不断创新和完善，把创新意识和精品意识融入自身的工作中，进一步对自身提高标准和要求，从而在精益求精的工作过程中，确保办公室管理的自我价值和效能得到进一步的提升。

（二）切实有效地落实制度化的管理模式。在办公室的精细化管理过程中，以相应的制度为准绳进行高质量的管理，这样才能确保各项工作有章可循，有据可依，从而促进行政管理流程更加顺畅，有相对应的奖惩机制作为保障，在最大程度上激发管理人员的积极性和主动性。在实际的管理过程中落实制度化的管理模式，这样能够进一步提升精细化管理的工作成效，使各项工作更加规范，为企事业单位的有序发展做出极大贡献。

（三）进一步有效构建精细化的企业文化。相关企业要想实现精细化管理，提升管理效率，就需要打造出精细化的企业文化，营造更加良好的精细化管理氛围。在管理的过程中，通过标准化的内容和量化的手段，体现出实际的管理效果。建设精细化企业文化，要充分满足“制度化、流程化、规范化”的要求，提升精细化管理的品质和效能，在“公文处理、会务、接待、值班”等一系列相关方面都有相对应的流程和标准，体现出办公室管理工作的精品意识和质量意识，使员工树立精细化管理思想和理念，以此确保办公室管理工作从制度化约束向着文化约束进行转变，以此促进精细化管理水平得到质的提升。

（四）培养办公室管理人员的精细化管理习惯。要想使办公室精细化管理工作取得更大的成效，提升工作效率，就需要相关管理人员具备精细化管理习惯，在精细化管理环境中有效开展管理工作，在各个细节方面进行有效加强，并形成一种共识和实践行为，在潜移默化之中内化成自身的素养和工作模式，这样能够在根本上提升管理人员的工作效率，以良好的精细化管理习惯为着手点，促进管理效率的提升。

（五）进一步完善量化考核评估机制。在精细化管理工作中，要注重管理效果的反馈和评估工作，结合具体情况进行不断改进和完善，所以要确立更为系统完善的量化考核评估机制，确保精细化管理的各项内容能够纳入这样的机制之中，坚持周期考核，并配备相对应的奖惩手段和措施等，以此确保精细化管理工作评估和考核常抓不懈，进一步落实各项管理内容。考核评估机制可以有效融合培训和考核机制等等，以调动员工的积极性、主动性为基本原则，制定出相对应的执行策略，着重关注考核结果的应用，以考促管，进而提升整体管理效率。

五、结语

总之，通过上面的分析，我们能够充分看出，在企事业单位的经营发展过程中，办公室精细化管理工作有着至关重要的作用。同时要充分认识到当前管理工作中存在的问题或者不足，然后进一步落实相应的管理思路和管理对策，在制度机制、人员培训等相关方面着重加强，形成良好的精细化管理文化和管理习惯，降低经营成本，以此提升精细化管理效率。