企业科技档案的管理与利用探析

张莹

摘 要：科技档案在企业科研攻关、生产运营、日常管理中都发挥着不可替代的作用，既是企业科技创新的重要参考资料，也是企业竞争力的体现，其管理与利用是一项专业性、综合性较强的知识信息服务。当前，企业科技档案管理与利用还存在一些问题，应采取加强档案信息资源集成等措施加以解决。

关键词：科技档案;企业;管理;利用

企业科技档案是企业在科学技术研究、产品生产、基础设施建设、设备引进和使用等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录[1 ]。当前，随着国际竞争的日益激烈，科技创新能力已成为企业发展所必备的要素，在此背景下科技档案的多元价值更加凸显。作为企业重要的信息资源，科技档案具有管理、经济等多重效益，其管理与利用的高水平发展对确保企业健康、可持续发展具有重要意义，对服务经济社会发展有重要作用。

1 企业科技档案管理与利用的必要性

1.1 企业科技创新的需要

企业在市场竞争中须不断提升自身的创新能力和技术水平，为此应加大对科技、技术、知识等信息的获取和利用。多数企业已认识到科技档案的多元价值，立足资源优势和经验，探索技术升级与更新的新方式方法，但鲜有企业真正发挥科技档案的价值。从企业长远发展角度看，科技档案的收集、整理与价值挖掘应由外部来源模式转为知识自己模式。从效益角度来说，对科技档案的管理与利用能够以较小的成本获取较大的回报：能够进一步明确企业科技发展方向和战略，利用成功的技术和经验，避免走弯路，能缩减科技创新及技术进步成本，提高企业利润。

1.2 企业提升竞争力的需要

企业为提升竞争力，实现快速发展，需要大力发展科技创新。科技创新是一项专业性和综合性很强的工作，不仅要在管理、资金上有大量投入，还应有序发展配套技术，对学科的交叉情况和文献、科研数据等科技档案的需求巨大，科技档案管理与利用水平也在一定程度上影响企业竞争力。科技档案作为一种宝贵的信息资源，对企业经营决策、生产工艺改进、技术创新及设备改造都发挥重要的支撑作用，其丰富程度、管理与利用水平也从侧面体现了企业实力。对其高效的利用能让企业及时把握市场动态和竞争对手的技术动向，预先制定生产和经营计划，在市场中赢得先机。企业文化已逐渐成为企业竞争的重要内容，科技档案凝结了企业的所有科技资源，体现深厚的文化底蕴，有助于企业文化建设。

1.3 满足科技档案利用需求的需要

高度的网络化和知识经济的兴起，让人们获取文献资料和档案的手段更多。过去，科技档案资源较为稀缺，市场化程度低，企业仅能通过固定渠道获得相关服务。而如今，企业可以搜索引擎、网页、网站、数字文献信息系统等轻松获取大量信息[2 ]。信息技术在日常生活中的普及也改变了企业的信息获取习惯，科技档案需求也从粗放式的整合资源趋向细分的个性化资源。挖掘有价值的科技档案信息成为企业档案机构的重要任务。应变革企业科技档案管理与利用的途径、内容和方式，更好地服务于企业科技创新和发展总目标，满足不同服务客体的个性化需求。

2 当前企业科技档案管理与利用存在的主要问题

2.1 资源整合力度不足

企业科技档案管理的经济效益倾向较为突出，在管理与利用上重视不够，在科技檔案的收集和整合上多面向成果性收集，对科技项目相关的过程性文件资料收集不足，成果文件、总结性文件较多，而图纸、数据和原始记录等信息的收集整合不多。科技档案资源收集渠道及范围较为狭窄，多为内部的科技和管理资料，没有充分依托互联扩大档案采集范围，这也导致科研档案缺乏时效性，种类较少。科技档案资源建设深度不足，大部分企业在科技档案资源整合上仍采用简单的收集与分类，对于资源组织、专题数据库涉足较少。

2.2 缺乏对科技档案价值的深度挖掘

科技档案管理与利用的目的就是最大限度地发挥其价值，满足企业科技活动特别是技术攻关工作的需求。这要求企业不仅能够通过集成式的平台提供科技档案服务，也要实现对科技档案价值的深度挖掘。一定时期以来，企业对科技档案多采用粗放式的管理模式，忽视了对其价值的深度挖掘。虽然信息化建设带来的资源数字化和传输网络化，在一定程度上丰富了科技档案的利用形式，但与当前市场经济条件下企业的多元发展和档案利用需求还存在一定距离。

2.3 利用形式单一

当前，企业针对科技档案管理与利用的开发还较少，多数仍停留在简单的科技档案信息查询和传输上，对其个性化、模块化、专题化的服务探索与应用还较少，利用形式单一。其原因，一是用户需求调研不足。很多企业在粗放式的资源整合上有丰富经验，但在个性化的资源推送和专题科研档案建设上经验不足，自上而下的服务模式也在一定程度上与实际需求脱节。二是由于专题化和个性化的服务需要消耗较多资金，其管理和经济上的效益无法在短期内显现，阻碍了科技档案价值的深度挖掘。

3 解决企业科技档案管理与利用存在问题的对策分析

3.1 加强企业科技档案信息资源集成

3.1.1 强化企业有关科技信息的收集与归档。搭建好科技档案信息数字化资源库，将企业各个研发、生产、管理和经营环节的数据进行集中收集、管理与开发，形成丰富的信息资源库。对过去存在的纸质档案进行价值鉴定，有选择地进行数字化开发，主要选择标准为内容、增值意义、技术含量等。同时，进一步丰富科技档案收集与归档载体。一方面对系统内生成的科技档案进行标准化和规范化整理;另一方面加强传统纸质科技档案数字化，打破档案服务的时空界限。

3.1.2 加强对网络资源的采集。注重收集行业动态、科技活动相关信息，包括政策、新闻、图片和部分影像资料。应制定较为严格的采集范围和标准，防止冗余数据过多。采集网络资源时，应注意将信息的来源、背景、版本、元数据等作为信息文件的一部分一起采集，保证信息的真实准确完整性[3 ]。

3.1.3 构建专题数据库。依托第三方外包公司，从科技咨询公司购买相关数据库，作为本企业科技资源库的补充。该方式消耗资金较大，适合实力较为雄厚企业。资金不足的应对科技档案需求进一步细分，收集细分领域的科技信息，如细分领域的专题数据库等。

3.2 提升企业科技档案的加工整理水平

3.2.1 建立基于科技档案的管理系统，提高科技档案的整理能力。已建立完善OA系统的大型企业，可在原有管理信息系统的基础上增加科技档案管理模块，在各个环节进行功能和数据埋点的嵌入，同时定期对管理系统进行功能部署和更新，逐步补充科技档案管理相关功能及工具。未建立OA系統的企业，应基于科技档案管理与利用开发全新系统，重点在于加强对数据的挖掘、分析，还有对知识的分类和集成管理。

3.2.2 优化科技档案组织机构与管理流程。构建领导负总责、分管领导具体负责、服务部门组织协调、其他部门协同配合的科技档案管理格局。设立专职档案人员并在各职能部门设立兼职档案人员，形成覆盖企业的科技档案管理组织体系，提升档案管理人员的业务能力和综合素质。对科技档案进行“三纳入”“四同步”管理，通过跟踪项目的全部过程，把项目从立项到验收过程所形成的档案资料收集齐全、整理规范。

3.2.3 深化对科技档案的价值挖掘。重点加强对隐性知识的挖掘，如在企业管理、科研和生产过程中产生的原始数据。具体可根据档案的归类、内容、主题或时间等要素信息，建立不同专题数据合集。还可应用现代化的数据挖掘技术进行分析，形成专题资料。企业还应加强内部协调，开展联合科技档案编研，促进科技档案价值的挖掘。

3.3 创新科技档案服务形式

3.3.1 开展科技档案用户自助服务。依托科技档案数字资源库和管理信息平台，向用户提供基础性档案服务，包括文献的查阅、检索及科技档案相关图文、数据的展示。其重点在于资源内容的丰富度及场景的自由，企业应注重搭建多个服务渠道，包括PC、移动和线下终端，尽可能覆盖24小时。

3.3.2 开展科技档案专题服务。推动科技档案服务的精准升级，围绕部门及员工工作的具体项目和课题，有针对性地整合资源与服务，在技术攻关、生产销售、基建项目中建立联系，根据部门职责的不同，一方面提供完善的科技档案资源，另一方面提供交流服务，提高技术开发效率，让科技档案融入企业科技管理的全过程。如在基建项目中，相似工程的图纸可以套用，既能缩短设计周期，又能为企业节省大量人力财力，创造良好经济效益。

3.3.3 开展科技档案个性化服务。重点对各个层面的用户需求进行收集与分析。一方面由企业相关管理人员在用户层面建立科研专题档案服务，重点在于资源与服务模块的整合。另一方面，员工能根据自己的科研需求自主组合资源，如论文、科技报告等。

参考文献：

[1]刘喆.论企业科技档案的管理与利用实践[J].矿业工程，2018，16（01）：68—69.

[2]陈永新.论新形势下企业科技档案的规范化管理与利用[J].合肥学院学报（社科），2008（02）：125—127.

[3]张海韵.基于知识管理的企业科技档案信息资源开发利用研究[D].广西民族大学，2015.

（作者单位：浙江省舟山市自来水有限公司）