试析风电企业“三会”档案管理

杨素珍

摘 要：本文旨在找到一种文件形成者、利用者和管理者都同意和满意的方法来管理“三会”档案。提出在档案信息管理系统中增设三会档案类型，按照案卷级方式管理“三会”档案。

关键词：三会档案;案卷级

1 “三会”文件的形成

1.1“三会”文件的范围及形成

“三会”文件是指公司董事、监事、股东在履行企业管理过程中形成的文件材料。通常以董事会、监事会、股东会的会议材料方式出现。这些内容都属于“三会”会议的内容范畴，体现出“三会”文件对于企业历史的重要性，反映出一个企业的命脉。

随着企业依法治理，公司的规范化运作，企业的“三会”文件越来越多，成为企业档案管理中不可忽视的重要文件之一。政府的行政管理按地理区域划分，企业为适应政府的管理模式，不断发展壮大的过程中，会增设多个法人公司来适应政府管理和自身发展的需要。公司数量不断增加，公司的设立、解散，股东、董事会、监事会、资本变动，董事变更，经营范围变更，融资上市，投资、资产处置等各种工商变更登记事项不断增多，企业的“三会”文件也随之越来越多。

1.2 有关“三会”文件的管理法规

2012年12月17日，国家档案局发布第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》首次将有关“三会”内容的文件排在首位。其主要内容包括：本企业设立、变更、解散过程文件材料;本企业董事会、监事会、股东会构成及变更等方面的文件材料;本企业资产登记、资本变动、融资文件材料;本企业资产管理文件材料。同时，增加这类文件的表述，说明其文件的数量和重要性已经不能被档案专业所忽视。企业“三会”文件的管理是档案管理人员不得不面对的新问题。

2 电力生产企业“三会”文件管理现状

电力生产企业采用的档案管理方法往往由1992年能源部发布的《电力工业企业档案分类规则》中的分类方法演化而来。当时的企业还未发生股份制改制，没有公司的概念，没有股东、董事会、监事会，没有工商变更，没有涉及资本、股权的问题。企业里没有董事会、监事会、股东会内容的文件形成，档案分类里也不会有此种内容的文件出现。

2.1“三会”文件管理的主要问题

现今，电力生产企业都是公司化治理结构。形成的三会文件运用的是手工管理档案时期总结的经验，简单地将其作为文书档案（管理类档案）中的一份文件来对待，这样的管理方法有如下两个不足。

2.1.1 不同年度产生的“三会”文件不能建立有机联系。按照档案管理过去的经验和惯例，“三会”文件仍然沿用公文文件的管理方法，与其他文书档案混排在一起。按年度、机构（或问题）、保管期限、件号排列管理。不同年度形成的文件分别放置于不同的卷盒中，每份“三会”文件之间不能建立有机联系，这势必将具有历史连续性的“三会”文件打乱。

2.1.2 同一公司产生的“三会”文件不能建立有机联系。风电企业，大多属于一个公司拥有多个公司名称，即一套班子，几块牌子的组织架构。这种管理方法会将不同公司名下的三会文件混排在一起，同一个公司名下的“三会”文件反倒分散放置，无法建立每一个公司的历史联系。

一事一件，按件管理，各个公司的历史在档案管理中被人为割裂，给企业档案管理人员和利用者造成了很大的困扰和不便。这种管理方法既不符合文件来源原则，也不符合利用需求，背离了档案管理的目的是为了便于利用这一根本原则。

如按文书档案的方式来整理“三会”文件，为了便于利用，只能进行档案编研，深度开发。重新汇编文件，将每个公司的“三会”文件按照时间顺序进行编排，梳理出每個公司“三会”的历史记录，以提供企业的随时查询需求。

2.2 解决“三会”文件管理问题方法的讨论

档案管理应该随着社会和科技的发展而变化，要与时俱进，不断地与时代同步，不应因循守旧，故步自封，与实际脱节。

2.2.1 “三会”文件具有独立性、成套性、逻辑性和连续性，与一事一件的公文有很大不同。这种状况在风电企业中尤其显著。风电企业的生产特点是跨区域、分散性生产，公司管理模式大多采用一套班子，几块牌子的管理模式。所以档案管理只能采用一个全宗的管理模式，即在一个全宗下统一管理所有不同公司的档案。在一个全宗模式下，多个公司以一个主体来运营的企业，如何管理三会文件，这是一个企业档案管理人员不得不面对和需要解决的问题。由于计算机技术的进步，各行各业的生产方式发生了巨大改变。档案管理也由手工管理转变为计算机管理。计算机检索效率更高、更精准，是现今实现“全、准、快、便、省”检索效率最好的技术手段。

2.2.2 合理运用“件”“卷”整理方法。公文文件基于一事一办的事件性质，此事和彼事之间没有太多联系，如果人为地按卷的方式重新做排列组合，不仅费时费力，而且劳动效率低下。依靠计算机检索可以高效地解决原来手工管理档案想要实现的功能。所以文书档案（现在称管理类档案）的管理方法，在2000年，由按“卷”整理改为按“件”整理。

但是，有很多事务，历时较长，有前因后果和各种经办过程，只能由许多单份文件通过排列组合，方能了解其全貌。不同时期产生的不同文件之间的关联关系，只能由经办人人为建立。这种内容的文件还需要按“卷”的方法来整理，按时间先后、事情的发展过程或者文件的重要程度排序，将有关联关系的散文件组合成一卷，通过该案卷方能展现事务的全貌，这样才能方便利用。

按“件”整理和按“卷”整理这两种档案整理方法各有不同的适用情况。什么类型的文件适宜用什么方法整理，不必拘泥于过去的历史经验，应以是否能体现事件全过程为依据。也不必拘泥于是文书档案还是科技档案等档案类型来做区分，而是应以文件反映的内容适宜何种整理方法为依据。从而实现档案整理的目的是便于利用。同时整理过程尽可能简单易行，劳动量小、时间花费少，而不是因循守旧，为整理档案而整理档案。

3 创新三会档案管理方法

3.1 分类方法

通过不断思考，在与“三会”文件形成者反复沟通，在实践中不断的改进下，笔者找到一种令文件形成者、利用者和管理者都同意和满意的方法来管理“三会”档案。

在计算机管理方式下，虽然都是管理类文件，根据文件的具体内容，是可以有不同的档案管理方法的。譬如一个全宗下具有多个公司名头的会计档案，可以用案卷级方式管理，按照《会计档案管理办法》（中华人名共和国财政部 国家档案局令第79号）中的分类方法，分为财务会计报告、会计账簿、会计凭证、其他会计资料四类。不同公司组成不同案卷，各公司在同一分类内容下是平行关系。会计档案的分类方法为：在相同年度下，先分内容，再分公司。

基于管理会计档案的启发，“三会”档案亦然。多公司以一个主体运营的企业，在计算机管理档案的条件下，档案信息管理系统中增设“三会”档案类型，下设节点，名称为各公司。按案卷级方式管理，不同公司为平行关系，一个公司下的档案組卷方法，可以按“三会”的不同届次来组合。分类方法为：先分公司，再分届次，然后按时间排序。

3.2 档号设计

“三会”档案的管理示例如下，下面的档号设计是在不考虑载体特征，不区分纸质文件、电子文件的条件下设计出来的，未加入文件的特征信息和档案类型信息。档号以“卷”为单位进行标识，档号编制规则为：档号=公司代号-分类号（一级类目号+二级类目号+三级类目号）-案卷号，各号段之间以“-”分隔。

通常风电企业是将所有的文件根据内容按照问题分类，三会文件在整体企业文件分类表中归于1大类行政管理类。为精准定位该文件内容，用三级类目标识其分类号，区别于文书档案分类号用1级类目标识，具体三会文件处于二级、三级类目的什么位置，以本单位分类表中的规定来确定。

案卷的档号具体标注样式如下：

XX-XXX-XXX

第一段为公司代号，使用两位大写英文字母标识。

第二段为档案分类号，用一级类目+二级类目+三级类目代码标识，类目号之间不加符号。

第三段为案卷号，按届次组卷，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

案卷号生成规则：按公司、届次，案卷号从001开始生成。

案卷内文件的档号具体标注样式如下：

XX-XXX-XXX-XXX

第一段为公司代号，使用两位大写英文字母标识。

第二段为档案分类号，用一级类目+二级类目+三级类目代码标识，类目号之间不加符号。

第三段为案卷号，按届次组卷，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

第四段为件号，采用3位流水顺序号标识，不满三位前面补零。

案卷内件号排序规则：按成文日期先后排序。

结语

通过对业内同行的调查，笔者不满意原有的管理三会档案的方法，在本公司实践了上述管理方法后，认为这种管理三会档案的方法是切实可行的。三会档案单独拿出来，作为一个独立的档案类型，是可行的，也是必然的。是符合时代特征和人类社会历史发展进程的，更是能满足企业未来需要的一种创新管理方法。

“三会”文件具有独立性、成套性、逻辑性和历史延续性的特点，如何能够管理好这种类型的档案，需要档案管理人员深思。将其置于一事一件的文书档案，或者将其划分到科技档案等传统档案类型都有不妥之处，它是一种专门档案，虽然文件的数量并不算多，但其内容、作用和文件形成方式的独特性和其他类型的文件截然不同，建立一个新的档案类型是解决这个问题的最好办法。

参考文献：

[1]中华人名共和国财政部 国家档案局令 第79号《会计档案管理办法》.

[2]国家档案局令 第10号《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》.

[3]《电力工业企业档案分类规则》1992年能源部.

（作者单位：辽宁龙源新能源发展有限公司）