党政机关公文须强化规范意识

■蔡振康

（作者为江苏省干部教育培训《党政机关公文写作处理》名课名师）

公文拟制是公文处理工作中的重要内容，包括公文起草、审核、签发等，代表着各级党政机关的工作作风和文风，应在严格规范其格式及标注上把好关口。

党政机关公文以白纸黑字的“红头文件”形式出现，应当依据中共中央办公厅、国务院办公厅2012 年4 月16 日印发、2012 年7 月1 日施行的《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）规范拟制。公文拟制是公文处理工作中的重要内容，包括公文的起草、审核、签发等。本文围绕公文规范拟制中的规范格式及其标注的问题谈几点初浅认识。

规范发文机关标志编排

《条例》明确，发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。”现实中，这些规范精神没有得到全面、完整、准确落实。表现之一：标志编排拥挤，影响美观。有的发文机关标志在一行编排字体小、字间距拥挤；有的临时性机构发文机关标志分上下两行编排，仍显字体小、字间距拥挤。究其原因，主要是没有合理使用规范化简称所致。如“××市新型冠状病毒肺炎疫情防控工作领导小组医疗救治组文件”，如使用规范化简称、删去“文件”二字、变换字号、“医疗救治小组”通过发文字号体现等，就可在一行中比较美观地编排；又如“中共××省人力资源和社会保障厅党组”，因使用了规范化简称且没有出现“文件”二字，在一行中编排就显得美观大方。表现之二：联合行文标志不按规范标准编排。《条例》《格式》明确，“联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称”“如需同时标注联署发文机关名称，一般将主办机关名称排列在前”“公文首页必须显示正文”。这些既是公文拟制的规范也是格式标注的标准，需要融会贯通地理解、把握和应用。曾有一份51 个部门、机构、单位的联合行文，因标志行间距和字体过小且拥挤在公文首页不规范编排，致使无法正常辨认而成为“网红”；曾有不“单独用主办机关名称”作公文标志，不仅首页未能显示正文，还将发文机关标志延续到第二页标注，而成为“网红”；有的联合行文主办机关名称不在前列编排，给相关各方和人民群众咨询、释疑和检索该文带来不便而备受质疑。表现之三：同一发文机关标志不统一。主要表现在发文机关标志使用字数多少、字体大小、印刷色度深浅等不一致。如：有的标志中有“文件”二字，有的则没有；有的标志使用小标宋体字，有的则没有；有的标志颜色为红色，有的红色偏淡、近乎淡黄。地方党政机关及其部门、机构、单位的发文机关标志，应当按照《格式》要求使用小标宋体字，特别是同一机关或同一部门、机构、单位的发文标志，应以醒目、美观、庄重为原则，由办公厅（室）统一标准制作，不得由其他内设机构各行其是。

规范“公文首页版式”“信函格式首页版式”使用

《条例》明确，“部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文”。《格式》明确，“信函格式发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称”“联合行文时，使用主办机关标志”。现实中，“公文首页版式”不规范使用主要表现在一些部门、机构、单位，除办公厅（室）外的内设机构使用“公文首页版式”行文，如“××市××××××××局××××处文件”或“××市××××××××局××××处”等。“信函格式首页版式”不规范使用主要表现有四种：表现之一，发文机关标志不正确。主要是在发文机关标志中加“文件”二字；表现之二，双红线标注不正确。主要是将“发文机关标志下4mm 处印一条红色双线（上粗下细），”变成了一条红色单线，或变成了上细下粗的红色双线；“距下页边20mm 处印一条红色双线（上细下粗），”变成了一条红色单线，或变成了上粗下细的红色双线；表现之三，不按《格式》“信函格式首页版式”的“首页不显示页码”要求，在首页标注页码；表现之四，份号、密级和保密期限、紧急程度等标注位置不正确。这类格式要素应当在第一条红色双线下编排，而不是在第一条红色双线上出现。

“发文字号”组成及位置编排规范

《条例》明确，“发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号”。公文有上行文、平行文、下行文之分。《条例》明确，“上行文应当标注签发人姓名”。上行文与平行文和下行文的发文字号标注位置应有区别。《格式》明确，“上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行”。平行文、下行文的发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1 不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编排不规范现象严重，如：“〔2021〕10 号”，缺少发文机关代字；“×办发〔21〕10 号”，年份号标注不全；“×办发〔2021〕010 号”，发文顺序号编了虚位；“×办发〔2021〕第10 号”，发文顺序号加了“第”字；“×办发（2021）第10 号”，年份没有用六角号“〔〕”括入。

规范正文要素标注位置

《条例》明确，“公文的主体，用来表达公文的内容”。《格式》明确，“公文首页必须显示正文”“当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决”。公文首页和印章所在页，应当有一行以上正文。现实中，或是公文首页不显示正文，或是印章所在页没有正文的现象并不少。《格式》明确，“文中结构层次序数依次可以用‘一、’‘（一）’‘1.’‘（1）’；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用宋体字标注。”现实中，这一规范遵循不到位，甚至一些规范性文件的标注也不规范。

公文并不博大精深，但绝非雕虫小技。行错一文，用错一句、一词、一字，有可能造成不可估量的损失和产生意想不到的负面影响。各级党政机关及其部门、机构、单位的负责人，一定要履职尽责，在公文拟制中严格按《条例》和《格式》精神，规范充当公文文稿的起草者、审核者、签发者角色。