新时代国有企业办公室管理质量的提升策略

马丽

华电福新广州能源有限公司 办公室（法律事务部） 广东广州 511340

任何国有企业的可持续发展，都离不开与之相关的行政工作，也就是说，保证管理工作的效率和质量，是国有企业实现可持续发展的前提基础。而办公室作为综合、全面的办事部门，在国有企业的正常运转中发挥着不可替代的中枢作用。但由于管理工作内容多，不仅涉及国有企业内部的各个部门，还涉及文秘、档案、值班、督察以及信息等其他工作内容，从而导致处理起来较为复杂。因此，结合实际工作，切实提高国有企业办公室管理工作的效率和质量，是目前迫切需要解决的问题。

1 当前国有企业办公室工作主要特征概述

从国有企业办公室职能定位来看，其长期发展中主要具备的特征是政策性、综合性、服务性以及被动性。政策：办公室属于行政职能部门，主要是有效协同配合国有企业阶层管理活动，有效统筹国有企业长期以及短期发展计划、发展目标，有效掌握政府部门拟定的各项政策以及法规，能为国有企业长远发展提供明确的发展方向；综合性：由于当前我国各个地区国有企业发展规模在逐步扩大，国有企业发展中内部科室数量逐步增多，国有企业各个科室在沟通中涉及工作的内容以及范围相对广泛，所以目前国有企业办公室在沟通阶段要注重分析不同科室职能定位、重难点问题、服务范围等，突出办公室多项职能；服务性：国有企业办公室职能定位相对较多，如对不同指令与计划上传下达，实现公文稳定流转、信息公开。另外，要注重实现国有企业不同科室之间协调交流，保障国有企业管理层多项决策能有效落实。之后要及时对国有企业管理人员各项意见与发展需求集中收集，便于向上级管理部门集中反馈；被动性：国有企业办公室在日常事务处理中，会依照管理层各项发展决策、管理指令开展多项活动，起到上传下达的桥梁作用，所以办公室在工作开展中存有较大的被动性[1]。

2 国有企业办公室管理存在的问题

2.1 员工综合素质水平有待提高

国有企业办公室管理部门职工综合素质水平的高低，将直接影响国有企业办公室管理工作能否有序、高效的开展，两者之间存在必然的联系。但就目前我国国有企业办公室管理工作开展现状来讲，缺乏较高综合素质水平的专业管理人员，其整体素质较差。由于管理执行人员的能力水平有限，导致无法有效保证管理工作协调和执行的质量。除此之外，因为办公室工作的特殊性和复杂性，无论是执行、监督或者是服务哪项工作的开展，都需要逐层进行传递，在这个过程中就极易出现浪费现象，从而严重影响工作的效率，导致其工作效率低下。

2.2 尚未实现“融入中心、服务大局”

国有企业办公室管理工作开展中，受员工服务意识影响，导致缺乏与生产经营部门协调联动，如相关工作人员未能主动深入企业一线为项目部员工解决问题。甚至部分人员在开展工作中，长期处于相对封闭状况，缺乏对公司动态、业务信息和现存问题认知与了解，难以为各个部门解决问题提供有效帮助。

2.3 管理制度有待完善

通常情况下，在国有企业办公室管理工作开展中，需要完善工作制度，为管理工作开展提供有效引导，促使管理人员能够正确认识自身管理工作，能够在自身工作中发挥专业能力与素质。但工作开展中不难看出，国有企业办公室管理制度并不完善，导致管理工作经常会出现混乱，同时工作人员对于办公室管理工作，以及自身工作重要性没有正确认识。管理效率低下，任何事情，都无法在第一时间给出相应解决措施，导致问题影响范围的逐渐增大，制约国有企业的更好发展。

3 新时代国有企业办公室管理质量的提升策略

3.1 牢固树立正确的工作理念并不断提升

办公室工作的主动性和积极性国有企业办公室工作人员要牢固树立正确的工作理念，要更新自己的工作观念，以与时俱进的工作方法来破除以往低效化的工作模式，要充分认识到办公室工作在管理方面的重要价值。国有企业办公室管理始终是和国家的发展相一致的，这就需要国有企业办公室工作人员不断提升自己工作的主动性和积极性。第一，国有企业办公室人员要注重强化学习，对于先进的管理方式和理念要加大学习力度，运用与国有企业新时期发展相适应的管理工作模式；第二，在国有企业办公室工作中要增强主动意识和进取意识，在办公室服务工作中要做到热情周到；第三，要提升自身的服务意识和服务能力。国有企业办公室服务的主体需要国有企业办公室管理人员及时了解有关工作信息，参与到管理工作中去，协助领导做好工作方案的制定，及时掌握国有企业办公室管理动态，以此来推动工作效率的提升[2]。

3.2 提升管理人员素养

管理人员在国有企业办公室管理中，发挥着不可替代的作用，因此，要在最大程度上保证管理人员能够掌握更多管理技巧，具备较强管理能力，从而不断提升管理水平。在提升管理人员的素养过程中，可以从以下几点展开：①国有企业可以适当为管理队伍注入新鲜血液，结合管理岗位实际情况，引进更多管理人才。在人才招聘中，要根据实际情况，对招聘时间、招聘岗位、岗位工作内容以及薪资待遇等作出明确规定。这样才能确保招聘到的人才，符合国有企业岗位工作，在进入国有企业后，可以在最短时间内适应岗位工作，不需要国有企业方面花费更多时间与精力对其进行培养。②定期做好管理人员教育培训工作，在实际教育培训期间，要将工作重点放在管理能力的培养与提升上。确保管理人员在教育培训过程中，掌握更多管理技巧与管理知识，对于自身管理工作能够有全面认识与了解，意识到该项工作重要性，这样才能在未来工作开展中，发挥自身专业能力。对于教育培训的内容，要进行及时考核，通过考核可以掌握管理人员学习情况以及学习态度，并将考核纳入日常考核当中，与薪资挂钩，确保管理人员能够重视教育培训工作。③为确保管理人员能够始终保持饱满的工作热情，对在办公室管理工作中表现较好的工作人员，国有企业方面可以适当给予其奖励。奖励可以采用不同方式，比如，物质或者提供升职机会等，将管理人员工作积极性调动起来，使得提升办公室管理水平。创建高素质管理队伍，为国有企业办公室管理工作开展打下良好基础[3]。

3.3 加强对信息技术的应用

在信息化快速发展背景下，信息技术不断深入国有企业办公室管理中，提升了管理工作效率、管理水平，极大程度上降低了工作强度，减少了工作失误。因此，为降低繁琐复杂工作对工作效率影响，应重视对现代化先进信息技术利用。首先，应建立信息化行政事务管理系统，结合国有企业办公室实际情况，适当加大信息化改革和资金投入力度，利用计算机设备和网络信息系统，最大程度上发挥自动化和智能化管理系统作用。其次，适当强化对信息技术应用力度，利用信息技术获取更加有价值的信息，为领导进行决策提供更多信息支持。最后，重视对创新型信息技术利用，如推动国有企业办公室管理中对钉钉等办公软件应用，并加强对国有企业信息软件维护和运用，整合现有的资源，如建立数字档案，从多个角度进行管理，如实物类、声像类等，满足人们的实际需求。最后，根据实际需求，调整部门设置和人员关系，并做好国有企业邮箱变更以及维护等工作，快速有效解决员工账号申请、实际使用中等问题。

3.4 加强行政管理模式的创新

国有企业要先改善办公室管理工作的现状，首先就要根据国有企业办公室管理的实际情况，找出其中所存在的不足，从而将其结合起来有针对性地对其进行改革，实施相应的改革管理办法。国有企业办公室管理属于幕后工作，因此要甘于做幕后的英雄，为单位的发展贡献自己的力量，提供更好的服务。还要不断加强其廉政建设，因为办公室人员经常出现在领导旁边，办公室的精神风貌能够直接影响到领导的形象，因此办公室人员要做到洁身自好、一身正气、忠于职守、勇于创新，做到勤政、廉政。通过不断对国有企业办公室管理模式进行优化和创新，以此实现国有企业办公室管理的规范化、科学化，优化国有企业对外形象，做好国有企业内部服务工作，提高管理工作的效率和质量[4]。

3.5 注重细化岗位职责

对于国有企业办公室管理工作的精细化来讲，需要国有企业在日常工作当中注重建立健全相应的考核标准，利用考核制度以及奖惩制度来对相关工作人员的思想以及行为作出有效约束，并且利用考核制度当中的考核内容以及考核目标来细化办公室人员的具体工作职责。对此，国有企业应该结合办公室工作的具体内容、任务以及目标等方面来制定一个较为明确详细的员工职责说明书，促使相关办公室人员能够在开展相关工作以及执行相关任务的时候可以充分意识到自身的职责以及权限，进而更为规范化以及精细化地做好相应的工作以及任务。除此之外，国有企业还应该注重做好办公室当中各个岗位的调研以及分析工作，以此来不断完善各个员工的岗位职能，从而实现办公室员工岗位职责的精细化管理，这对于提升国有企业办公室管理的精细化程度有着良好的促进作用，同时相关管理人员还应结合企业自身实际发展情况，分阶段分层次地对相关工作人员进行整合，从而实现岗位方面的精细化调整。

3.6 加强职员思想作风建设

国有企业办公室这种中枢机构拥有一定的综合管理职能，因此要求办公室职员要具备全面、充足的专业知识，同时还要兼备办公系统自动化技术以及公共关系处理技巧，更要具备过硬的工作作风以及先进的思想意识。由此可见，加强办公室职员的思想作风是多么的重要。首先，要加强办公室职员的政策理论水准，包括对上级进行报告，对下级的行文以及日常事务的处理，都需要职员拥有较强的政策性。需要工作职员在工作中要严格遵守国有企业的规章制度、认真学习党的理论要求和上级文件所传达的精神，从而保证在国有企业办公室管理工作中能够充分体现单位的核心思想内容，紧靠党的方针路线。其次，国有企业办公室管理工作不能只在办公室内进行，要下基层走出办公室，走进其他部门内，切实了解和掌握其他一线部门的实际情况，了解其发展动向和需求，并将其所掌握的资料整理后如实汇报给领导，严格按照规章制度进行管理工作。

4 结语

综上所述，国有企业办公室管理人员，应进一步提升对本职工作内容的认知度，深刻明确其对企业健康运转的重要性，经常性地对自身工作进行反思，明确出现问题原因，并通过问题分析，采用相应优化措施进行解决，在原有工作开展基础上，不断提升国有企业办公室管理服务水平，为国有企业稳定发展和有序运转提供助力和支持。