档案数字化与档案信息资源社会共享关系初探

文/福建省国土资源档案馆 林月娥

档案是国家的重要信息资源，在推进社会信息化和服务各项事业发展中有着不可替代的作用。各级档案部门认真贯彻落实中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，在工作部署方面高度重视，统筹安排人力、财力、物力，有效推进档案数字化工作。笔者在福建省档案馆从事数字化工作多年，下面结合福建省的有关工作部署和本人工作实践，谈谈档案数字化与档案信息资源社会共享之间的关系问题。

一、馆藏档案数字化及社会共享的目标任务

新时代档案工作的主要矛盾是社会公众对档案信息需求的不断增长与馆藏资源不够丰富、服务手段不够创新、信息共享不够充分之间的矛盾，这反映出社会公众对数字档案共享利用存在着迫切的需求。档案数字化是数字档案信息共享的基础。为此，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化”的发展要求。福建省高度重视档案数字化工作，出台了《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，明确提出了全省馆藏档案数字化的总体规划和目标任务：争取到2020年，建立全省性、分布式、规范化、可共享的档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库。《福建省数字档案共享管理办法》（以下简称《管理办法》）提出“建立本省统一的数字档案共享体系的目标”，并遵循“统筹规划、规范有序、便民快捷、保障安全”和“分级分类、依法共享、创新应用、精细服务”的原则，实现数字档案共享和共享服务。《管理办法》的颁布施行，顺应了档案部门服务社会的需要和广大群众利用档案信息资源的迫切要求，是深入推进数字档案资源建设与服务方式创新、破解馆藏资源不够丰富与信息资源共享不够充分这一矛盾的重要举措，引领全省档案信息化建设、数字档案服务与共享进入新的发展阶段，对于实现馆藏档案数字化及社会共享的目标任务具有重要作用。

二、馆藏档案数字化是实现资源共享的前提

档案数字化是新技术条件下档案管理和利用的新模式，数字档案共享是国家“大数据战略”建设发展的目标之一。因此，只有推进馆藏存量档案数字化和增量电子文件、电子数据的收集归档（即“存量数字化、增量电子化”），才能为实现档案信息资源社会共享提供前提条件和重要基础。

近年来，各级档案部门、机关和企事业单位积极响应国家档案局的部署要求，立足于党委政府、社会公众更加畅通便捷地获取和利用数字档案的要求，努力开展传统载体档案数字化工作，充分应用最新的信息技术手段和各类基础网络资源，构建面向社会、互联互通的档案信息服务通道，建立服务高效、标准统一、开放共享的数字档案服务机制，最大限度实现数字档案信息资源的社会共享目标，取得了一定成效。

然而，当前各地档案信息化工作开展状况仍不理想。由于受各种因素影响，各地“存量档案数字化”工作进展比较缓慢，在共享环境下的数字档案资源建设显得“捉襟见肘”。共享是目标，数据是关键，因此，全力推进档案数字化工作，夯实数字档案共享基础，已经成为当前各级档案管理部门的共识，也成为贯彻落实《福建省数字档案共享管理办法》的紧要任务。

数字档案与传统的纸质档案不同，它具有文件数量大、文件格式复杂多样、管理技术含量高以及更新更快等特点，其中最显著的特点是通过网络流动改变档案的利用方式，方便更多的人查阅利用档案，并且可以有效保护档案原件以及促进档案管理职能转变、提高档案管理水平和信息服务效益。可以说，档案数字化从根本上改变了档案的提供利用方式，简化了档案利用程序，同时在提供利用中不再受“孤本”的限制，使档案信息通过网络进行异地传输、实现“跨馆”查询，扩大了档案利用空间，让社会公众能够更好地了解档案、利用档案，对于实现档案信息资源的社会共享具有重要的意义。

数字档案共享是一项系统工程，包含了硬件、软件、网络环境建设和馆藏档案数字化等多方面工作，其中馆藏档案数字化建设是核心基础工作。只有将档案馆现有档案实体通过扫描、翻拍、“数转模”等技术手段，使之转换成为数字信息，实现存量档案数字化，建立起档案原文数据库，才能为数字档案共享提供基础条件。而要确保馆藏档案数字化工作质量，使数字档案达到共享的目标，必须做到以下三个坚持：

（一）坚持以“利用优先”为导向。要做好充分调研准备，厘清存在的实际问题，根据数字化资金使用、档案的珍贵程度、开放利用率等具体情况，制定合理的工作方案，科学安排档案数字化进度。要以需求为导向，以共享利用为目标，选取最通用的数据格式和适当的技术参数，便于档案信息的加工、转换和传播，将“价值高、可公开、易检索”的馆藏档案优先进行数字化，使可以开放的档案信息资源准确、高效、快捷地提供社会利用。边建边用，让数字档案发挥最大社会效益，使数字档案共享成为可能。

（二）坚持以“保证质量”为重心。档案数字化成果要成为合格的数字档案共享资源，标准化是最根本的要求。必须把质量要求落实到数字化各个工作环节，避免脱离规范化、标准化管理轨道。要坚持做好档案数字化规范标准工作，按照统一的标准，采用共同的规范，包括数字化管理规范、数字化操作规范、数据加工标准和成果验收标准等各项规范标准，在确保质量的前提下，不断加快纸质档案资源向网络信息资源转化。

（三）坚持以“社会效益最大化”为目标。要以现有馆藏档案为基础，建立丰富的网络信息库，加强档案信息的编研和开发，使能公开上网的档案信息“依照社会性、可用性、价值量和效益性原则”，尽可能多上网，并加快网上信息的存储、更新步伐，不断丰富每个馆站点信息，增强信息的可读性、特色性，提高站点和网络的“访问率”，从而保持档案信息网的生命力。还要着力提高数字档案的网上提供利用率，尽快把已经数字化的档案进行解密划控，以便能够上网共享。

三、数字档案的安全管理是实现资源共享的保障

随着大数据时代的到来，加强数字档案的安全管理是实现数字档案共享的保障。档案信息安全是底线，包括数字档案数据的安全、管理系统及其网络平台的安全在内，丝毫不能放松。

（一）确保数字档案数据的安全。在档案数字化过程中,要采取一系列的措施来保障数字档案数据的安全。首先，档案部门应针对档案数字化工作中的安全问题，从项目的可行性方案的设计、项目管理、技术规范、加工设备安全、流程管理、信息存储等方面进行全面分析，研究形成一套严格的管理制度体系，并设计相应的技术措施，制定数字化工作的操作指南及管理办法，明确数字化管理部门应把握的各方面要求。一是提升安全责任意识，加强安全培训教育，时时敲响安全警钟，让数字化各部门和人员始终把安全摆在首位，牢牢扎根在脑中，并转化为日常管理的自觉行动。二是完善安全管理制度。在档案数字化工作开展前，应制定各项安全管理办法，从加工现场、档案实体、数据信息、人员设备等方面提出严格的管理要求；数字化项目具体实施单位要制定并执行工作人员岗位责任制，健全完善工作场所管理、档案实体交接、数字化过程管理、数字化成果验收与交接、存储介质管理、数字化档案信息安全保密等制度规范，认真执行好各项安全管理制度，采取科学有效的安全措施和技术手段，对数字化全过程进行严格监督和管理，做到各项制度落实到位。三是在技术层面上应采用最新的安全技术措施，如信息加密技术、多层结构关卡设置、防火墙重复设置、身份认证技术、设置权限技术、入侵检测技术、数据备份技术、虚拟专用网技术等，这样才不会导致数字化数据丢失、被修改破坏和非法访问，确保数字档案的安全。

（二）确保管理系统及其网络平台的安全。目前，档案管理系统采用浏览器（B/S）和基于客户服务器（C/S）的两种模式，均可以实现对网络档案信息的传递、转化、存储、访问。为确保管理系统及其网络平台运行安全，要建立健全人员岗位责任制、系统运行安全管理和网络安全管理制度等，还要有的放矢地实施一系列有效举措。比如：进行数据备份。对计算机系统中的数据，定期进行备份；对比较大的数据库（通常有几万条记录）采用双机备份，多介质多份备份；重要的备份都要有备忘记录。又如：制作只读光盘；进行数据加密；对机密性的、不开放的档案加强安全存放，另放在涉密服务器上；建立网络系统防火墙，预防病毒，防止网络系统遭受侵害。再如：访问控制（即对查阅档案信息的权限应作合理的控制），保证计算机网络系统运行安全。

《福建省数字档案共享管理办法》的颁布施行，对如何安全有效管理海量的数字档案并发挥其重要作用，提供了“样本”方案。《管理办法》较好地回答和解决了“数字化档案的安全管理与档案信息共享的关系”这个问题。《管理办法》规定，数字档案共享施行分类管理，根据不同情况，分为无条件共享、有条件共享和暂不共享三类；数字档案共享的模式，分为数据查询、直接交换、定制处理三种。共享的分类管理和共享的模式是有机统一的，从不同的层面为数字化档案的共享利用提供安全保障。根据《管理办法》，公民使用身份证等合法有效证件在数字档案查询平台，可远程查询利用包括本人婚姻登记、学历、职称、奖惩、房地产所有权等相关的证明性数字档案。