模式改革在档案管理中的合理应用

文/杨凌职业技术学院 金文静

档案以实质载体的形式记录和永久保存信息资源，档案不仅可以成为我们日常工作中需要的凭证和依据，从某种意义上来说，也能造福我们的子孙后代，若干年后，可以成为他们学习历史的重要保障。目前我国档案管理工作并没有紧跟社会发展的脚步，无论是从机制、政策还是设备方面，其结果都导致社会对档案工作的需求与实际档案工作能力相悖。针对目前我国的社会发展和新的市场经济的形势下所产生的与档案管理工作相矛盾的地方，我们需要具体问题具体分析。简言之就是，就目前不断增加和形成的档案而言，我们需要加强收集力度，提高档案收集管理工作的效率。而对于正在损毁的档案资源，我们则需要加大保护力度。

档案的增加或减少并不是目前档案管理工作存在的唯一问题，从整体上来说，档案工作面临挑战。因此，致力于解决目前档案管理工作所面临的问题，不仅需要档案管理工作者增强工作意识，提高专业技能，更需要我们所有人对档案工作的支持，例如及时提供如实的档案资源。尽管档案管理工作在新的市场经济和开放式的管理形势下正面临着巨大的挑战，但是档案管理工作仍旧是我们无论在何种情况下都不应该落下的重要工作，所以我们必须致力于解决问题。档案管理必然存在且对社会有着极其重要的作用，对其改革的探讨对于我们每个人而言，都是不可推卸且任重而道远的工作。

一、档案管理工作的内容以及特点

档案管理工作所具备的四个特点如下：专业性、服务性、及时性、保密性。

（一）档案管理必须是专业的。档案工作人员必须严格按照国家相关规定对档案进行合法合规的收集和整理。档案工作人员不仅要对档案信息进行管理，还需要考虑到后期单位对档案的查阅作用。作为一名档案管理工作人员，不仅要拥有牢固的档案管理的理论知识，更需要一直以专业的心态认真仔细地对档案进行妥善收集和保管工作。

（二）服务性也是档案管理工作的特点。由于档案收集范围十分广泛，档案收集不仅仅是收集人员的基本信息，还要包括人员的主要工作经历、政治面貌等等，这为工作人员以后无论是对职业的需求还是生活的需要，都会起到重要的凭证作用。

（三）档案管理工作的及时与否跟档案管理工作的效率紧密相关。档案管理工作者所收集的资料属于原始资料，在鉴别、整理、归档后，由于每个人的工作经历和个人信息等都会有所变动，所以对于档案工作者而言，及时更新档案信息，做好新旧档案的交替，防止档案信息的陈旧和遗漏是非常重要的，必须保证档案信息和个人现实状态是一致的。

二、档案管理工作改革所面临的挑战和问题

档案管理工作改革过程中会遇到很多挑战和问题，下面具体以社区和高校的改革工作为例，详细分析档案管理模式改革在档案管理中遇到的问题和挑战。

（一）社区人事档案管理工作所面临的挑战。社区档案管理存在以下几个问题：1.管理方式滞后。社会大众对社区要求越来越高，但是有关社区的档案管理却没有跟上发展的步伐。许多社区档案管理仍然是以纸质文件存档为主，对所需档案进行检索和查阅的时候，耗费的人力、物力较多，并且效率不高。再者，由于纸质档案资料经过多次查找翻阅之后会出现损坏，不利于长久保存，管理方式的滞后是档案管理工作停滞不前的重要因素。2.人们对档案管理工作的认识较为浅显，重视力度不足。由于档案工作相对于其他一线工作而言属于幕后工作，由于不能带来明显的经济效益，所以在日常生活中并不为人们熟知，很少有人知道档案管理工作的重要性和艰难性。3.如果在档案管理过程中，出现软件或者硬件方面的缺失，也会对档案管理工作的顺利开展产生影响。在管理档案的工作过程中，管理档案的系统迟迟不到位。

（二）高校人事档案管理工作所面临的挑战。对于高校来说，档案是真实全面反映教职工教学水平和发展潜力的基础资料，这是高校高层检验教职工工作能力的重要渠道，高校的档案是准确如实记录学校教职工在学校的工作表现、科研成果以及社会实践情况，如实反映教职工的教学水平、专业技能、思想认识等等方面。目前高校的档案管理机制有以下几个问题：1.缺乏上层领导的重视，出现支持不到位的现象。首先，我们必须意识到领导是否支持、重视学校的档案管理工作是档案管理工作顺利开展的重要条件，在档案管理的过程中，学校的领导层忽视了档案管理的重要性，那么处于档案管理工作岗位的工作人员会出现工作散漫，没有目的的状态，因此会导致档案管理工作处于不知道该往哪个方向进行的状态，这将会给学校的档案管理工作带来十分恶劣的影响。当各行各业竞争日益激烈的时候，领导层应该重视档案管理工作，合理发挥档案的人才储备作用，一定要稳住学校在市场竞争中的地位，说白了，就是保证学校在教育界的地位；2.档案管理工作人员的档案管理能力是决定档案工作是否有质量的直接因素，档案工作看似一成不变有点枯燥，但是实际操作中需要非常牢固的理论基础知识和丰富的实践经验。

三、改革档案管理模式的基本策略

（一）改革社区档案管理模式的基本策略。1.加强上层领导对档案管理工作的支持。档案管理工作首先是要得到社区领导的重视，认真把档案管理工作作为日常工作中的重中之重来做，提倡工作人员学习《档案法》的工作内容。倡导大家对档案进行学习和宣传，加大社会大众对档案的了解程度，让社区员工明白档案的重要性，同时增强档案意识，形成人人忠实档案、支持档案并自觉地配合档案管理的局面。2.在倡导全民树立档案意识的前提下，要全面改革档案管理方式，促进档案管理系统的信息化进展。利用计算机技术进行档案管理，可以进一步简化档案管理工作，避免出现纸质档案的损毁丢失状况。在需要查阅借鉴档案信息资源的时候，可以通过计算机检索，方便快捷地查询所需要的资料。这就对档案工作人员能否熟练使用计算机和互联网技术提出了要求，档案工作人员必须掌握计算机技术，利用档案的信息化管理提高工作效率，促进社区的全面发展，包括市场竞争力。

（二）改革高校档案管理模式的基本策略。1.我们不得不承认科学性的管理远比古老的人工管理更加精密和便捷，所以在高校档案管理过程中，我们要改变传统的纸质档案和手动记录档案，转化为利用计算机和互联网信息系统来记录档案信息资源，采用纸质档案与电子档案的结合，促进高校档案管理工作的全面性和有效性。2.硬件设施，例如空调、除湿器、防火系统等的完善，可以降低我们档案管理工作的风险性，是对我们档案管理工作的尊重与负责。学校领导加强对档案工作的支持，不仅会促进档案管理工作顺利开展，还会从侧面提高档案管理工作人员的积极性，形成良性健康循环。

四、结论

经过不断实地调查和查阅资料，将整合的信息资源进行整理分析，我们可以看出，目前我国的档案管理工作存在的问题包括：1.领导的重视程度不够；2.没有建立完善的档案管理机制；3.缺乏有经验有意识的档案管理团队；4.档案管理缺乏一定的科学原则；5.档案管理硬件设备不完善。

档案管理工作是经济建设和社会发展的重要组成部分，更是我国人才流动的重要依托。为了提高档案管理工作对社会发展的促进作用，各级领导应该提高对档案工作的大力支持和重视，档案工作人员需要在巩固专业知识的同时，树立良好的职业道德操守和档案服务意识，做到人服务于档案、档案服务于人的良好“合作”关系，提高档案资源利用率，加快档案资源利用信息化进程。最重要的是，我们人人都必须做到心中有档案，积极配合档案管理工作，在提交档案时要抱有如实及时的态度。希望所有人将档案视为我们工作生活中的一部分，为了促进档案管理事业的发展而共同努力，促进档案信息资源发挥应有的作用，这对社会发展和人才管理具有极其重要的作用。