浅谈疾控机构新冠肺炎疫情防控档案的收集与整理

文/台州市疾病预防控制中心 张华红

2020年伊始，突如其来的新冠肺炎疫情给人们的生产和生活带来前所未有的影响，各级疾控机构充分发挥参谋员、侦察员、技术员、研究员、宣传员的“五员”作用，冲锋在抗击疫情的第一线，默默地为人民群众筑起了“第一道健康防线”。同时，在抗击疫情的过程中，也产生了大量具有重要价值的档案，如何规范留存这些档案资料，对于以后的疫情防控工作将起到非常大的借鉴和指导作用。根据《浙江省档案局关于做好全省新冠肺炎疫情防控档案收集和移交接收工作的指导意见》有关精神，作为疫情防控档案主要成员单位，台州市疾控中心在疫情平稳期间开展防疫档案的收集和整理。档案工作以围绕新冠肺炎疫情的独特性、防控疫情传播蔓延、服务社会的需求等为着力点，履行好档案管理的职责和使命，确保档案资料及时规范移交。

一、新冠肺炎疫情防控档案收集的重要意义

（一）疫情防控档案是见证党和政府领导人民抗击疫情的真实写照。面对突如其来的严重疫情，党中央统揽全局、果断决策，第一时间实施集中统一领导，以非常之举应对非常之事。各级党委、政府坚持把人民生命安全和身体健康放在第一位，领导组织党政军民学，同舟共济、科学防治、精准施策，因时因势制定重大战略策略。台州市委、市政府也相继成立了应对疫情工作领导小组，建立联防联控机制，按照早发现、早报告、早隔离、早治疗的防控要求，实事求是、公开透明发布疫情信息，全力以赴救治患者，不遗漏一个感染者，不放弃每一位病患者，最大程度提高了治愈率、降低了病亡率。及时将总体防控策略调整为“外防输入、内防反弹”，推动防控工作由应急性超常规防控向常态化防控转变。各单位、各部门、各方面闻令而动，迅速形成统一指挥、全面部署、立体防控的战略布局，有效遏制了疫情大面积蔓延，最大限度保护了全市人民生命安全和身体健康。这其中疫情防控档案工作发挥了积极的作用，图文并茂的照片、画册、视频等档案记录了市委、市政府领导亲临一线指挥、科学防控及关心关爱医务工作者的情景，极大地增强了全体疾病预防控制者战胜疫情的自信，激发了疾控人不畏艰难、无私奉献的工作热情。

（二）疫情防控档案是新冠肺炎发生、发展和有效遏制的重要记录。疾控档案工作是疾病预防控制体系的重要组成部分，疾控档案中记录大量的文书档案，是疾控事业发展的脉络，是全体疾控工作者的足迹，也指示着疾控中心今后的工作方向，促进了疾控事业健康可持续发展。疾病预防控制工作需要不断学习新的知识，也需要多种经验交流，温故而知新。疾病预防控制工作者，在借阅利用档案的过程中，互相借鉴寻找出疾病预防控制的方法和手段，并运用集体的智慧明晰疾病防控方向，有效提升了工作效率及疾控工作的质量和水平。同样，此次抗击新冠肺炎疫情档案的收集内容既有反映各地区、各部门、各单位贯彻上级党委和政府的决策部署、具体措施、工作预案、疫情报告等文件资料，又有疫情病案、防治方法、诊断标准、科技攻关、环境卫生、流行病学调查等医疗专门材料；既有记录社会团体捐赠财物以及分配使用情况的图表资料，又有记录战斗在抗击一线医护人员的声像、照片资料；既有特殊载体文件及相关实物，又有反映英雄模范人物有价值的个人手稿、论文、证书等。形成材料的分散性、复杂性给收集整理带来巨大难度。这些在处置突发公共卫生事件中直接形成的、具有保存价值的各种载体档案,反映了在这一场“没有硝烟”的战斗中疫情发生、发展的过程及有效防控、遏制的真实历史记录。

（三）疫情防控档案是助力疾控工作者开展新发传染病等研究的有力工具。疫情防控档案准确记载了传染病发生的时间、地点，以及传染病患者的年龄、性别、职业等情况，是研究防控新发传染病发生的第一手资料，是卫生行业专家更全面准确地分析传染病的规律和特点、更有效地做好传染病等预防工作的参考，也为政府制定相关卫生政策提供规律性、科学性的依据。实际工作中，相关业务部门利用疫情防控档案进行分析总结，果断采取相应措施开展疫情的防控工作，有效提高疫情防控的应急反应能力。特别是中心综合档案室归档的抗击“非典”时留下的各种载体档案，各类防控预案、各种防控措施、各类人员分布特点等，为新冠肺炎疫情的防控提供了参考。

（四）疫情防控档案是提高公众对公共卫生安全的科学防范意识的载体。疾控档案把有关疾病的发生、传播、控制过程及生命健康保护案例记录保存下来，既有群体的也有个案的，对疫情防控档案应收尽收，并通过多种档案编研方式，深挖档案资源，汇编成册、编写防疫史志，形成一个个疫情流行趋势、疾病控制专题等。这些资料通过疫情专报、健康公告、健康宣教、专题展览等各种形式发布，向上上报市卫健委、市政府，向下推向基层、推向大众。它是健康指南，能够指导群众正确认识传染疾病，珍爱生命、关注健康，提高自我的保健意识，并采取科学的防控措施；它是安全警示，能切实增加全民公共卫生安全意识，积极投身党委、政府主导的各项疫情防控措施中去。

二、新冠肺炎疫情防控档案的特性

（一）时间急、要求高，档案及时转交是一项重要的政治任务。类似于“非典”的猝不及防，新冠肺炎疫情是在人们毫无思想准备的情况下发生的。此时，包括档案工作在内的各项应急处置都面临时间仓促、头绪繁多等问题，档案的形成、收集等具体工作易出现顾此失彼、忙中出乱的被动局面，几个环节的疏忽或延误，对于档案来说都很可能造成无法弥补、难以估量的后果。同时，新冠肺炎疫情防控档案收集整理有明确的时间节点和规范移送要求，时间非常急、要求很高，省、市档案局部门及市卫健委都有明确的工作质量控制要求。为此，为保证档案的及时转交，须切实提高思想认识，以落实政治责任的要求，强化政治自觉和责任担当，以“为党管档、为国守史、为民服务”的高度负责态度和历史使命担当，立足单位工作实际，层层落实新冠肺炎疫情防控档案的建档、归档责任。

（二）新病种、新考验，档案归属突发公共卫生事件收集范畴。2005年5月7日，国务院颁布的《突发公共卫生事件应急条例》明确指出，突发公共卫生事件主要是指突然发生、造成或者可能造成社会公众健康严重损害的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件。新冠肺炎疫情属新的传染病种，且事发突然、涉及面广、不确定性强等，符合突发公共卫生事件特点。疫情防控档案管理也应按突发公共卫生事件的要求进行收集和整理。突发公共卫生事件应急工作是一项系统工程，档案形成的渠道多、涉及面广、门类繁杂。档案分类是多角度、多层次的分类，分类方法比较复杂。可以根据档案形成者、档案内容性质、档案载体形式、档案记录信息形式、档案记录信息时间以及档案所有权形式等进行分类。分类方法在档案管理、提供利用方面都有特殊性。新冠肺炎疫情档案涉及行政、业务、科研、财会、设备等多种门类，在档案分类时要求不影响其系统性，否则将会对查考利用带来不便。同时，2021年1月1日起正式修订实施的《中华人民共和国档案法》也明确要求加强对突发公共卫生事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为应对突发事件提供文献参考和决策支持，为新冠肺炎疫情防控档案收集、整理、保护、利用等工作机制构建了法律支持和保障。

（三）涉面广、内容杂，做好档案收集整理是一项系统的工程。在处置新冠疫情时，全体疾控工作者，处于高度忙碌和紧张状态，把重点放在组织与协调各方力量落实防控措施上，形成的各种载体的档案信息比较分散，内容多、范围广，且具有碎片化的特点。疾控机构疫情防控档案的收集来自党政办、传染病防制科、健教科、检验科等各个科室和部门，收集链条长、档案特点不一。为此，必须将此作为单位的一项系统工程来抓，作全面动员，增强全员的档案意识，做好各部门、各环节的协调配合，以确保档案工作的顺利推进。

三、新冠肺炎疫情防控档案收集整理的措施

（一）对标，明确档案的收集范围与标准。根据《浙江省档案局关于做好全省新冠肺炎疫情防控档案收集和移交接收工作的指导意见》文件精神及台州市档案局、台州市卫健委的统一要求及《新冠肺炎疫情防控工作文件材料归档范围》《新冠肺炎疫情防控档案数字复制件移交接收业务规范》等，结合本单位突发公共卫生事件档案归档实际，初步明确了本单位档案的收集范围与标准，确定在这次疫情防控工作中直接形成的有保存和参考利用价值的各类载体的记录（包括纸质材料、图片、声像、电子文件和实物等），均应纳入收集归档范围。同时，针对疫情防控材料涉及门类广、来源复杂、载体繁多，归档范围无法一次性界定等实际情况，实施收集范围及标准的动态调整，确保疫情防控工作推进到哪里，档案工作就跟进到哪里。

（二）对表，坚持原则切实做到应归尽归。首先，坚持系统性的原则。对新冠疫情防控资料进行了系统的分类，明确了责任科室。如办公室主要负责疫情防控工作的文件、通知、批示、公告、通知、通报、讲话材料、领导机构及疫情处置工作的各类重要会议通知、议程、决议、纪要、音视频和图片等资料；传染病防制科主要负责防控工作过程中生成的各种工作方案、预案、疫情分析报告、疫情统计报表、疫情通报材料、各类疫情简报、大事记、工作总结、汇报材料、宣传表彰材料等材料；党办负责各科室疫情防控志愿者组织及活动，防疫人员援鄂及各种先进事迹宣传的材料，党支部、各级党员干部发挥先进模范作用的档案；后勤保障科负责疫情防控工作相关物资保障、生产和生活保障等后勤保障工作形成的文件材料；检验科主要负责核酸检测、实验室质量控制等资料；其他各科室也收集与整理与疫情防控工作有关的具有保存价值的资料的收集与整理。系统分类的整理确保了后期查找资料时能够有规律可循和查询利用。其次，坚持真实性的原则。真实性是档案价值的保证。新冠疫情防控要求高，产生的信息量大，档案纷繁复杂。如果不能保证信息收录的真实性，将会给后期档案管理带来非常大的麻烦。所以在档案归档之前，对于各类消息要进行一定的筛选，对有些信息量小且没有利用价值的信息进行鉴定，把握好质量和数量的关系，以免造成不必要的浪费。同时，针对突发公共卫生事件档案有相当一部分涉及国家秘密和患者个人隐私，为此，在档案整理过程中强调切实注意安全保密。再次，坚持及时性的原则。由于新冠肺炎的突然性，每一阶段的疫情防控措施有不同的特点，如果不能及时地进行信息收录，那么以后再收集信息的难度就加大了，而且真实性的鉴定也会出现一系列的问题。所以要求各档案收集部门及人员主动出击，不但注重档案收集的覆盖面，做到“应收尽收”，更要重视归档材料的价值性，做到真实、及时，“应归尽归”。

（三）对接，认真做好档案收集整理指导。中心办公室及综合档案室充分发挥综合协调作用。对外，由于在疾控机构，专业的档案管理人员十分缺乏，且工作人员大多是卫生专业出身，对档案整理、收集工作的标准、格式等掌握不全，使收集整理本单位的疫情防控档案显得捉襟见肘，各科室因本职工作繁忙，会出现人手不足或调动频繁的局面。为此，我们积极派遣专业档案人员参加上级部门的培训，邀请市档案局、市卫健委档案业务骨干来中心指导疫情防控档案收集的标准、规范、要求等工作。并将在档案收集过程中产生的问题和疑问等向专业人士请教，促进疫情防控档案收集和利用的顺利推进。对内，牵头成立了新冠疫情档案工作临时协调组织，多次召开职能科室档案工作协调会，要求各科室科主任过问、把关，及时充实、加强兼职档案员力量，确保档案收集工作按期推进、如期完成。同时，对兼职档案人员进行全面宣传贯彻及业务培训，在全中心开展了广泛征集新冠肺炎疫情防控工作相关的档案资料活动，发动全体干部职工树立档案意识，在确保安全的前提下及时留存疫情防控相关资料等，取得了较好的效果，为全面完成档案工作打下坚实的基础。

四、新冠肺炎疫情防控档案收集整理的体会

（一）领导重视、全员参与是前提。中心把疫情防控作为最重要的政治任务来抓，并把疫情防控档案工作纳入疫情防控的主要内容，主要领导多次多场合强调疫情档案收集整理的重要性，要求工作留迹、留痕，为以后更有效地开展疫情防控工作打下基础。分管领导过问、协调，要求收集管理抓细抓实。全员干部职工全面发动，积极参与培训及实际收集整理工作，确保中心在疫情防控和复工复产过程中形成的各类档案得到及时有效收集和安全保管，并向市档案馆如期移交。

（二）责任担当、规范整理是关键。在疫情防控中，全体疾控人员奋斗在抗击疫情的第一线，面对繁重的工作任务和压力，几乎每一位疾控人都展示了无惧、无畏的责任担当，正因为有这样的责任担当和战胜疫情的信心，使得疫情防控档案工作与疫情防控工作同步开展，防疫档案收集工作不因为抗疫任务繁重而中断，档案工作按照“谁生成、谁归档”的责任要求有序推进。同时，临时协调小组按疫情发展的程度和档案上报节点的要求，定期开展档案自查、互查、交流、指导、监督，充分发挥档案团队力量。形成上下积极配合、协作联动、高效履职的良好工作氛围，推动疫情防控档案的规范实施。

（三）边整边研、完善机制是保证。由于新冠肺炎的突发性、特殊性，给档案收集工作带来极大的挑战。在实际工作中，我们根据疫情的发生、发展，疫情响应级别及疫情防控方案的不断更新，切实做到边整边研，不断修正档案的收集更新方案，确保了档案收集的真实有效。同时，新冠疫情带给我们一个启示，就是要建立完善的突发事件档案收集管理应急机制。为此，我们对档案管理制度进行了全面梳理，进一步修订规范了突发公共卫生事件档案收集整理办法，清理废止了一些不适用的现行使用的规定，以使今后在面临各类突发事件的档案收集过程中心中有底，忙而不乱。同时，我们同步完善了新冠疫情档案的借阅利用规定，加快档案信息化建设步伐，积极构建档案信息化标准体系，确保档案信息能够得到全程管理，真正发挥档案开发利用的价值。