医院干部人事档案实现数字化的思考

文/江苏省人民医院 古淑婷

人事档案是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础。医院人事档案的保管对象主要由医务、行政、工人等人员构成，由于机构的特殊性，医务人员档案占主要部分，其档案反映了医务人员个人的全部履历信息，是医院选拔人才的重要依据。计算机网络技术的兴起带领各行各业走进了信息化时代，档案管理的信息化也在这样的背景下逐步推进。目前国内大型三甲医院的人事档案数字化实现率普遍较低，绝大部分医院开始意识到档案数字化的重要性，并开始有计划、有步骤地推进本单位的人事档案数字化进程。

一、医院人事档案管理的现状

（一）管理方法落后。医院人事档案主要记载着医院工作人员的履历、学历、工作经历、社会关系、业务能力、考察考核、职务晋升、工资工龄以及奖励处罚等多方面的原始记录，是个人自然情况的真实记录和反映。现在许多医院仍然沿用传统的档案管理方式进行管理，没有运用计算机软件等信息化的方法，技术手段较为落后，工作效率低下，容易带来许多问题，导致档案的机密性和专业性方面存在较多隐患。

（二）管理方式不当。很多医院由于资金或者技术方面的短缺，无法完全实现档案管理的数字化建设，导致在建立索引数据时，只能采用手工的方式对大量的纸质档案资料进行记录、建卡和查阅。同时，在档案出入库时也无法进行自动记录，也是依靠人工手段查找和分析，这种方式不仅增加了工作量，而且会降低数据的准确性，导致档案管理工作效率大大下降，不仅影响医院的人才管理和选拔，也严重影响了医院的进一步改革和发展。

（三）相关硬件设备落后。人事档案工作不受医院管理层重视，资金投入少，许多硬件设备是多年前购入，一直得不到更新换代，老化严重，严重影响工作效率，而且对档案管理方面的经费投入不足，造成档案信息化、数字化进展缓慢，相关硬件设备落后，存在许多隐患。

（四）管理人员的意识落后。目前，有相当比例的医院聘用的档案管理人员专业背景与医疗卫生相关，并非档案专业出身，由于医疗机构的特殊性，虽然这些非档案专业的人员在医务人员档案材料收集、鉴别和归档等方面有一定程度的帮助，但是毕竟没有受过专业培训，档案管理意识和保密意识有时较为淡薄，还有部分档案管理人员仍然固守传统的管理经验和模式，对医院人事档案管理工作缺乏创新性的思考。

二、医院人事档案数字化的意义

（一）有利于提高本单位的人事档案信息化、数字化水平，提升工作效率。通过推动医院人事档案数字化建设，帮助档案工作人员摆脱以往低效率的手工工作方式，提升工作效率，更好地为识别和选拔医院临床人才服务，同时也能帮助领导者全面了解和把握医院人员构成情况，在干部提拔等人事调动环节可以快速筛选出符合条件的人选，从而能够建立一支符合本单位实际情况的人才库，对于加强医院人才队伍建设具有重大意义。

（二）有利于扩大存储空间，提高干部人事档案利用价值。在数字化管理的模式下，可以在物理上大大扩展档案的存储空间。同时，利用先进的信息技术增强档案的安全性和保密性。工作人员可以通过网络对档案信息进行查阅，从而减少纸质档案翻阅次数，延长档案寿命，有利于提高医院干部人事档案的利用率，对于加强人事档案保护和开发利用具有十分重要的作用。

（三）有利于降低干部人事档案的管理成本，促进本单位档案信息化水平的提高。对于大型三甲医院来说，干部队伍庞大，干部人事档案管理工作非常繁重，档案管理人员短缺，积极开展干部人事档案数字化工作，借助于计算机信息技术，可以对大批量的人事档案信息进行高效、快速、准确的分类提取和加工处理，并通过网络进行快速传递、存储，一系列的信息化流程在很大程度上降低了人事档案的管理成本。

三、医院人事档案数字化实现策略

（一）理论层面。1.因地制宜，建立并完善符合本单位实际情况的人事档案数字化制度。第一，要根据国家相关法律、地方法规，并结合医院自身实际情况，建立一套科学、合理、明确、可行的标准规范，使医院人事档案数字化有规可循、有法可依；第二，要配备一批既熟悉信息化、计算机网络知识，又懂得档案管理知识、具有档案管理经验的专业化的管理人员，明确相关责任和职能；第三，制度的建立要与实践密切结合，避免流于形式，通过举办宣讲会、定期课程培训、内容考核等形式，组织相关管理人员对人事档案数字化建设规范进行学习，使数字化制度的内容和流程深入人心，为医院人事档案数字化建设建立坚实的制度基础。2.管理入手，提高本单位档案管理人员对干部人事档案数字化的认识。首先，从医院领导者层面来说，如果平时忽视人事档案工作，但是在需要提拔干部时却要求人事档案部门高效、准确、迅速地提供人才信息，这就与人事管理理念背道而驰，人事档案工作离不开管理者的重视、鼓励和投入，人事档案工作的水平与医院的可持续发展息息相关。其次，无论医院人事档案部门聘用何种专业背景的档案工作者，都要使其充分认识到干部人事档案的特殊性、政治性和保密性，了解人事档案数字化的优势和未来发展趋势，去除思维模式中陈旧的管理理念，广泛涉猎档案数字化的相关知识，重新树立现代化的管理意识，建立与信息化时代接轨的管理理念，为本单位人事档案数字化的开展做好理念转变和知识储备。

（二）实践层面。1.加强人事档案管理人员的业务技能培训。档案管理人员的职业素养和数字化技能水平直接关系到人事档案数字化系统的工作效率，因此，有必要提升档案管理人员的专业素质。第一，对于未来新进的人员，医院应当提高人事档案管理人员的报考门槛，对报考者的学历、专业、工作经验等方面进行严格把关，筛选出一批综合素质高、业务能力强，有利于人事档案数字化建设工作的高素质人才；第二，对于现有的档案管理人员，一方面是鼓励他们主动学习档案和信息化相关知识，如今互联网技术发达，各省、市的档案局（馆）都有自己的官方网站，其中绝大部分的档案局（馆）在官网上设有继续教育栏目，通过视频、课件讲解等方式为各行各业的档案从业人员提供免费的专业知识培训，内容非常丰富；另一方面，医院可以和高校、上级档案管理部门、数字化专业公司合作，邀请档案行业的专家、教授、档案数字化的精英人才等，以档案管理沙龙、座谈会或研讨会等形式，向本院的档案管理人员介绍行业先进的技术、管理理念和工作经验，切实提升本单位的数字化工作意识和工作能力。2.寻找专业的第三方公司完成人事档案数字化的初始化进程。医院大多对临床业绩指标较为重视，对人事档案管理方面则重视不够，导致医院在人事档案管理方面的人力、物力等投入非常少，各方面资源短缺，因此，严重影响了人事档案数字化建设的开展。基于此类现实情况，医院可以积极寻求与外部专业的第三方公司合作，购买数字化服务，借助其先进的技术、设备以及人才等优势完成人事档案数字化的初始化进程。首先，要认真梳理招投标条件，医院应该从企业性质、企业规模、注册资金、人员构成、安全保密、过往业绩等方面入手，按照国家、地方法规以及行业标准等相关规章制度严格审查数字化服务企业的相关资质，筛选出符合条件的数字化加工公司。其次，医院人事档案部门应当成立由组织人事处主要领导或分管领导参加的档案数字化外包工作组，制定符合本单位实际的人事档案数字化总体规划和工作细则，并明确相关人员和职责分工。再次，数字化建设是一项计划性、技术性、保密性非常严格的工作，不是一蹴而就的，需要建立档案数字化外包保密制度以及监管机制，与数字化服务机构签订保密协议，对数字化服务机构保密安全措施的落实情况进行常态化的监督、检查，在数字化的每一个阶段及时做好总结、复盘，主动发现问题、解决问题，从而杜绝损害、复制、违规使用档案信息等行为发生。

四、结语

在当前信息化浪潮的背景下，实现医院人事档案管理数字化有利于提高人事档案的利用效率和利用价值，提升本单位人事档案管理水平；有利于扩大档案存储空间，提高干部人事档案利用价值；有利于降低干部人事档案的管理成本，促进本单位档案信息化水平的提高。因此我们应当积极树立人事档案信息化管理意识，在管理理念上不断去陈革新，努力做好档案管理人员的培训工作，积极寻找专业的数字化服务机构，借助先进的技术、设备和人员优势，实现医院人事档案数字化的良好开端。只有这样，才能真正实现医院人事档案管理数字化和信息化，提高医院人事档案管理的质量，促进医院的健康可持续发展。