企业档案数字化建设路径探析

文/中国石油冀东油田公司 杨海玲

档案数据是企业最核心最有价值的资源，对企业经营决策、信息查询与服务、提升核心竞争力有着重要的作用。企业面对“互联网+”与大数据时代，纸质档案的传统服务模式显然已经难以满足自身发展的需求。因此，档案工作面临着诸多挑战。在挑战面前，企业必须摆脱低效的、传统的管理模式，树立绿色发展的理念，坚持可持续发展的档案观，主动创新，积极探索企业档案数字化建设路径，真正实现现代化。

一、夯实档案数字化建设基础

数字信息资源在传播与利用上有着传统载体不可比拟的优势。变“变动提供”为“主动挖掘”是开展数字档案资源建设的关键，只有打破时空限制，才能真正提高数字档案资源利用效率。企业也可以将“馆藏档案数字化”工作与增量档案电子化工作同步推进，以实现数字档案资源建设的高效率。

（一）确定数字档案资源采集范围。建成优质的馆藏数字资源库需要从源头上明确档案数字化的范围。现今常用的采集范围包括本馆传统馆藏档案、各立档单位档案、具有档案性质的行业、专题信息资源库、互联网上具有档案价值的信息。企业可以根据所属各归档单位的基本职能、主要业务流程和历年归档情况，以及大事记、各项工作计划与工作实际情况，确定增量数字档案资源采集范围。

（二）实施档案增量电子化。数字化档案资源是数字档案馆建设的核心。如果没有数字档案资源，再好的档案管理系统也是“无源之水，无本之木”。随着科技发展和办公自动化的日益普及，绝大多数档案形成单位的文件都有电子文件，新形成的档案都有电子档案。因此，多数新增档案已经是数字档案，实施档案增量电子化势在必行。随着档案制度的日益完善，电子文件管理的标准、规范日渐完备，企业数字档案资源建设的首要任务是依据相关标准把新形成的电子文件及时归档保存，从源头抓起。一是避免新形成的电子文件散失无存；二是避免新增档案再次数字化，杜绝馆藏传统载体档案数字化工作的永无止境以及造成人、财、物的重复浪费。因此，在企业数字化建设伊始，需要将服务器和管理软件的更换迭代造成的传输与转换格式不匹配等影响因素考虑进去，特别是将档案编码和档案归类方面有较为规范的体系作为设计支撑，减少因为硬件设备的差异化带来的繁琐，打破信息传递和转换的壁垒，企业在推广应用档案管理系统之初，应设定各类别档案既定归档流程，电子文件审核标准与要点，从系统源头保证电子文件的全面收集，实现档案增量电子化，为建设数字档案室提供实时的数字档案信息资源。

（三）推进馆藏档案数字化。馆藏档案数字化，是指对传统纸质档案通过扫描、数码相机或录入等手段转换为计算机可以识别和处理的数字化信息，存储在计算机存储设备里。随着移动互联网的广泛应用，档案数字化加工业务应运而生。根据档案工作的实际情况，有条件的企业可以采取数字化业务外包方式。这种方式能节省自身的管理精力，也有利于提升档案数字化建设的质量和效果。企业档案部门可以尝试在馆藏档案数字化各环节中运用PDCA循环管理理念，将其置于档案数字化质量管理体系中，促进档案数字化工作的科学化与规范化，全面提升档案数字化工作的质量。

二、优化档案数字化建设的策略

（一）建立数字档案资源建设统一标准体系。资源建设从数字档案资源的收集开始，经过存储、管理、利用，全程使用统一的管理标准与体系，以便更好地实现档案资源系统化管理。数据库建设要从长远考虑，具备标准性和规范性、综合性与平台性、可行性与安全性、先进性与开放性、实用性与经济性、可扩展性与灵活性、易维护性与易操作性等特点。

（二）培养数字化档案管理人才。“互联网+”时代，档案工作者的知识结构、信息素养要同步提高。因此，企业要高度重视档案培训工作，注重档案业务基础知识、多媒体知识、网络信息技术能力以及档案责任意识的培养，打造一支高素质的数字化档案管理队伍，为档案信息化建设、数字档案馆建设以及互联网新思维的有效落实提供人才保障。企业可以考虑将信息与档案部门合并，实现信息与档案的融合发展，通过扁平化的组织体系，减少管理层级与归档环节，缩短档案资料上交时间，提升档案管理效率，或调动企业档案人员积极参与当下急需攻关的档案课题研究，提升档案人员的科研攻关创新能力，切实提高员工为企业档案工作高质量发展贡献力量的本领，或考虑与高校合作，培养专业的档案数字化管理人员。

（三）规范数字化档案管理制度。开展档案数字化工作，包括实时归档、技术鉴定、存储管理、载体转换、权限控制、数据迁移、实时发布等大量新型业务内容均需档案管理和电子文件管理标准体系的支撑。我国先后出台了《电子文件管理系统通用功能要求（GB/T 29194-2012）》《电子文件管理系统建设指南（GB/T 31914-2015）》《信息与文献（GB/T 34840-2017）》等电子文件与档案管理系统标准，这为制定企业级的数字化档案管理制度提供了依据。企业结合未来档案发展模式与自身档案管理特点，应制定出具有高度融合性和包容性的数字化标准体系，这种标准规程既能涵盖当前的档案，又具有可变更性，保证数字化档案管理高速有效，实现良性可持续性发展。

三、提升档案数字化服务能力

（一）依托数字化档案系统提升档案服务能力。首先，选用稳定性、开放性的应用软件，以用户中心为原则，在企业范围内实现数字化档案信息的开放利用。其次，档案部门为档案利用创造便利条件，降低利用门槛，简化利用手续，利用现代化技术手段，不断创新服务方式，主动开展档案利用活动，营造良好的档案利用氛围。再次，根据第一手跟踪掌握的档案利用效果反馈信息分析档案信息资源需求特点，明确档案利用工作重点，借助档案云服务平台创新服务模式，努力拓宽利用档案网站与移动终端开展档案服务的渠道，积极探索助力数字经济和企业创新的档案信息服务，提升档案利用实效，提高档案服务能力。

（二）应用条形码技术提升档案管理效率。条形码技术最早出现在20世纪40年代，但得到实际应用和发展是在70年代左右。条码是由一组规则排列的条、空及其对应字符组成的标记，用以表示一定的信息，具有可靠准确、数据输入速度快、经济便捷、灵活实用、易于制作等特点。与条形码相比，二维条形码具有存储容量大、抗损毁能力强、空间利用率高、耐用持久且可引入加密措施等优点。在档案资料封面粘贴二维码，通过扫描条码，可直接获取档案的相关信息。此外，应用二维码技术可优化档案查借阅工作流程、库房清点与档案统计，工作效率可得到极大提升，条形码技术的应用可以改变传统管理方式下高劳动强度、低效率、高误差率的工作状况，有效解决档案数量增加导致的漏登、错登、错位、甚至丢失的管理问题，是提高现代化与科学化管理水平的有效途径之一。

（三）强化档案科技支撑，提高档案信息化水平。国家档案局局长陆国强指出：“档案科技与信息化是推动档案事业转型发展的重要驱动力，要充分发挥科技创新在档案事业发展中的支撑作用，加快实现以档案信息化为核心的档案管理现代化。”企业结合自身档案工作实际情况，根据档案发展趋势，组织内部档案科研人员确定如电子档案单套制、档案数字化建设实际效果的评价标准等课题进行攻关，为档案数字化成果的有效利用提供科技支撑，发挥数字经济价值，提高档案信息化水平。

（四）完善软硬件，提高档案现代化水平。使用安全可控的软件和硬件、存储备份设备、安全设备、应用软件和系统软件。库房按照国家建设标准配备烟雾传感器、视频监控系统、门禁系统以及红外线监控系统、除湿与加湿一体机、中央空调等消防、安防、温湿度控制以及智能密集架等设备设施，机房依据相关标准规范建设，确保供电、消防、安防、监控等设施设备完善，以规范配置信息化基础设施为保障，采取专业技术团队负责设备运行与维护模式，加强档案安全保密体系建设，为档案物理寿命的延长与档案的保存质量提供物质保障，安全高效运行档案系统数据库，实现网络环境下档案的实体与信息安全。

四、结语

智能化是依托数字化和网络化，更充分地、智慧地利用计算机技术的必然结果。企业结合档案管理的发展趋势，要积极变革思想理念、业务模式与管理方式，在法规遵从、资产化、标准化、组织记忆、知识管理、集成管理、风险管理以及云计算和大数据等方面加强档案管理，实现档案行业真正的转型，发挥数字化档案价值，创造档案工作的新局面，全面助力企业高质量发展。